OA 办公自动化系统在企业中的实际应用探讨

发布时间：2022-04-11

　　[摘 要]办公自动化系统是把现代办公和企业资讯网络融合的一种办公方法。采取授权方法分层次管控企业资讯，让资讯更安全，实现资讯的成功共享，最近几年随着办公自动化系统软件的普及，将其用在平常办公管理上的企业越来越多。文章在描述办公自动化(Office Automation，OA)体系的基础上详尽解析其在实际应用中发挥的效能和需要完善的地方，以期为企业资讯自动化管理提供理论依据。

　　[关键词]办公自动化;实际应用;管理应用

　　0 引 言

　　随着电子信息技术的飞速发展，如今，在生产生活的各个方面，各种各样的高新技术已经逐渐得到运用。在办公室工作中，常规的办公模式已经在信息技术的辅助下过渡到了自动化办公阶段。办公自动化(Office Automation，OA)系统可以把企业资讯网络和现代办公融合在一起，采取授权方法分层次管控企业资讯，让资讯成功共享且更具安全性，持续更新发展的办公自动化系统软件也给现代化企业提供了管理和办公的便利性，在企业中的应用越来越广泛。

　　1 OA 系统概述

　　1.1 概念及发展阶段

　　OA 系统主要是指当下各个行业广泛应用的办公自动软件。 OA 系统在我国主要分为 3 个发展阶段。一是政府的需求促使 OA 简单功能得以实现的阶段。政府的办公使用需求是中国 OA 系统的开发源头，对政府而言，在其办公过程中需要处理和管理大量档案及公文文件。对国企而言，在计划经济时代背景下，政府的办公形式与其在行政事务上的方式比较接近。此外，行政级别也与政府部门的官员和公司组织领导之间有着很大的关联，政府和企业之间的对应关系也十分明确，因此，国企的办公活动中同样需要处理数量非常多的档案和公文。在政府机构和国有企业的管理过程中，对于很多行政上的建议和指示，当时的国有企业做出决定时，需要向主管的政府部门汇报文件，如常常看到国企使用的红头文件。出于对大量文件处理的需求，开发 OA 系统势在必行，因此，流转公文和档案管理是原始 OA 系统的基本功能。在此阶段，一批老牌的 OA 厂商点击科技开始出现。二是企业的应用促使 OA 雏形得以形成的阶段。大约从 2002 年开始，OA 系统开始在全国范围内逐渐普及，原始 OA 系统框架下所展现出的基本功能，在其进入公司后逐渐显现出无法完全满足企业办公室工作需求的弊端，在这一情况下，企业的办公特性需求开始逐渐成为 OA 系统开发需具备的功能需求，以满足企业在收发文件和物流、人事以及车辆管理等方面的办公基础性需求，OA 系统也由此开始更加注重企业的管理功能。

　　对企业中存在的层次结构问题而言，尽管 OA 系统进行了有针对性的解决，但常规的办公流程(从起草文件、审查、签名、下发到归档和借用等)是一个复杂且耗时的过程，而且决策过程十分缓慢，办公效率也十分低下。所以，OA 系统软件取代了一些纸质文件，但是在 2000—2002 年，内网成为企业主要的办公环境，此时在公司办公流程中使用 OA 系统的比例小于 1/4，OA 系统没有得到广泛应用。虽然在这一阶段，现代 OA 系统的雏形基本形成，但在当时纸质办公比 OA 系统的办公应用更为广泛，因为当时的电脑普及程度和网络环境空间仍然不是十分理想。三是 OA 系统的价值在其普适性中得到释放的阶段。2005 年之后，随着互联网和电脑的普及，OA 协作办公的价值开始显现，OA 系统进入了一个快速普及的时期，公司真正的协作办公门户开始变为 OA 系统。在此期间，与外部门户相比，OA 系统开始充当一种访问企业的所有内部数据方式的入口。OA 系统可以与组织中的各种业务系统配合使用，如企业资源计划(Enterprise Resource Planning，ERP)、德国开发的企业管理系列软件(System Applications and Products，SAP)和财务软件等，数据也可以集中显示，且 OA 系统在神经系统中起着中枢性作用。2008 年，随着 3G 移动网络的发展以及智能手机的迅速普及，OA 办公系统的真实潜力得到充分的释放，物理环境不会对办公活动产生影响，可以不受时间地点的限制即时办公。为进行绩效管理，OA 系统是一个最有用的平台工具，其功能包括移动办公室使用的 GPS 考勤、现场数据收集等，OA 系统的潜力在 4G 的影响下得到进一步释放。有人认为，OA 系统的第四个阶段是移动办公阶段，但笔者以为，它仅体现了 OA 系统开始普适，即从电脑端到智能手机移动端的广泛普及，这用了五六年的时间得以实现，体现了办公设备的小型化。

　　1.2 应用效果

　　OA 办公自动系统的创建，可以让部门办公及业务体系的信息资源实现全面沟通分享，让业务单位之间、业务部门之间、工作人员之间更好地协同合作，提升企业平常办公的安全性和稳定性，让企业办公变得更有效率、规范并更具科学性。现在 OA 办公自动系统被企业当成连通企业管理过程的一种集合应用，针对不一样的应用对象，可发挥出不一样的效能。

　　2 企业对 OA 办公自动化系统的需求

　　随着信息科技水平的飞速提升，企业对讯息科技的需要也逐渐增加，企业日渐繁杂的日常工作也给行政办公方面提出了更多的需求，特别是在办公效率、品质等方面。如果办公效率非常低，就会给企业的日常运营活动带来较大影响，因此，对 OA 办公自动系统的需求空间是极大的，主要表现在 5 个方面：一是创设科学管理体系和推动办公自动化的需求;二是方便文件阅览和节省工作成本的需求;三是促进团队合作和提高工作效率的需求;四是提高行政管理水平和增强监控能力的需求;五是加强信息分享和方便检索查阅的需求。

　　3 办公自动化系统的应用

　　3.1 前期调研

　　需求的整理归纳属于前期调研的重要内容，主要由 3 部分组成：首先，明确人员列表及需要向系统中录入的组织结构，确定登录的初始密码;其次，从采油厂当前的管理规定出发，对不同业务审批的环节进行整理分析，了解技术可行性，并与开发商确认;最后，开展线下表单的收集，依据各个流程开展，若是各个环节中无线下表单，必须与对应部门确认后再设计电子表单。

　　3.2 制作实施

　　在制作实施过程中，主要从以下两方面着手。第一，建立人员账号及组织结构，依据调研过程中所收集的组织结构量表，在建立 OA 系统内组织结构时，必须确保各个部门均能够像 OA 系统录入，并且保障部门之间层级关系的合理性，进而为企业员工建立 OA 账号，保障其能够具有直属上级和对应部门，此外，不同部门均需要设置对应的责任人员。第二，搭建完整的流程，在此过程中，必须依据实际调研过程中所获取的需求制作表单，进行流程配置，基础配置内容包括数据格式、字段权限及显示情况等内容，不同表单必须建立不同的审批流程，其主要包括流转形式及节点设计等，对不同节点操作人员进行优化配置，并设置对应的审批条件及路径。填写并审批各个节点的配置情况，执行内容办理、审阅和印制等操作。依据业务需求，分析其是否会对其他流程产生影响。

　　3.3 测试上线

　　为降低上线风险发生率，对测试和正式服务器进行部署。在上线前，必须在测试服务器上进行测试应用，测试完成后将其向正式服务器复制。对流程测试完成以后，即可模拟真实场景。在移动及 PC 等终端进行处理测试流程的发起和处理，登录中需应用人员账号，以保障检验单数据合理，路径通畅，权限得当，若是流程为通过检验，可经后台重复进行流程调试，使其获得业务审批后上线。

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　　组织用户培训：测试完成后，开展组织用户培训工作，以幻灯片形式展示 OA 系统域名、账号登录、操作内容等，并现场演示流程流转过程。会议结束后，分发操作手册，传送幻灯片，以帮助用户深入了解 OA 系统。

　　上线试运行：待测试完成所有程序以后，将其向正式服务器中复制，上线后进行试运行，时间以 3 个月为宜，运行过程中必须记录和处理用户反馈，包括操作异常及缺陷等问题，对系统加以完善。

　　3.4 运维管理

　　上线运行并不表示流程制作完成，必须及时维护系统，在发生人员流动、组织结构变化、审批业务变化及系统升级时，必须有效进行系统运维，以保障系统运行的正常化。

　　4 OA 系统上线的优化设计

　　4.1 数据处理

　　只有规范地填写数据，才能保障查询的便捷性。在填写表单的过程中，由于缺少规范化的表单设计，经常会出现漏填及错填现象，字迹比较潦草，而 OA 系统中，电子表单可自动检索关键字，一旦信息填写失误或者不填，将向用户进行报错提示，减少失误情况。OA 系统表达及流程可永久性保存，可统计和查询表单字段，方便查询和存储表单，减轻工作人员负担。

　　4.2 降低成本

　　在上线运行系统以后，应用无纸化办公，可缩减办公成本。传统线下审批过程中，需要多次打印和发放审批表单及文件，而这一系可依靠电子化手段进行办公，可有效进行在线申请和审批，实现文档扫描并上传，进行系统的在线审阅和流转，应用简便，能够减少打印费用，降低工作人员压力。

　　4.3 提升效率

　　OA 系统流程审批方式简单，线上审批中，可在申请节点位置填写规范内容，减少咨询和查询流程，流程图查看按钮可在任意节点上显示，帮助工作人员详细观察审批路径。在 OA 系统上线之前，申请人必须以纸质表单进行院区的信息传递，耗时较大，审批受空间和时间限制较大，而在线审批形式，可在系统中进行审批，无须院区间的往返，操作简单便捷。办公人员仅仅需要依靠笔记本异地登录系统进行审批，若是应用不便，也可通过平板和手机等进行审批。

　　5 结 语

　　作为企业信息化管理的关键工具，OA 系统可以完善企业管理过程中的规划、项目、财务、员工考勤体系和供给链等综合管理体系，发挥提升管理效能和协作办公能力的作用。因此，企业应构建完善的 OA 系统，进而推动自身信息化建设，不断提高企业管理水平。——论文作者：董海琦

　　主要参考文献

　　[1]李 淑 戟 . 浅 析 基 于 OA 的 内 控 信 息 化[J]. 黑 龙 江 科 技 信 息 , 2014(20):173.

　　[2]何慧敏 . 浅谈 OA 系统的优缺点及改进建议[J]. 广东造船 ,2011 (6):78-80.