办公自动化环境下医院档案管理探讨
发布时间：2022-04-09
摘要 目的 探讨办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性。方法 分析医院档案管理工作在公自动化环境下的特点和存在的问题，提出解决问题的方法。结果 办公自动化系统的使用改变了文档储存的方式、工作流程等多方面;档案管理自动化进程加速，信息在一定范围内共享，提高了工作时效;但医院档案管理还面临专业人员、专业技术及标准化管理等多方面的问题。结论 医院应该加强网络安全、培养档案管理专业人才、制定新的档案管理标准、构建档案管理子系统、深入开发利用档案，提高医院档案管理水平，挖掘档案信息，以满足医院各方面的需求，更好地为医院发展服务。
关键词 办公自动化;医院档案;管理
医院档案管理记录的内容对医院基础设施正常运转、医院的科学研究、医疗技术的进步都有重要的参考价值，在一定程度上能推动医疗事业的发展，是医院管理工作的重要组成部分。在现今的信息化时代，档案管理工作也呈现出自动化、现代化，档案工作的新理念、新思想也随之产生，准确的办公自动化代替了繁琐的人工操作[ 1 ]。办公自动化是高科技产物，是复杂的系统工程，是以计算机和网络为基础的先进科学技术，由办公业务与办公人员构成的人机信息系统[ 2 ]。办公自动化环境下医院档案管理需要先进的计算机技术、网络安全、规章制度、标准化归档方案、人员培训等多方面的协调合作。因此档案管理部门应以办公自动化为基础，采取科学的档案管理办法，提高医院档案管理水平，挖掘档案信息，以满足医院各方面的需求，更好地为医院发展服务。
1 办公自动化环境下医院档案管理的特点
1.1 工作时效提高 根据其功能与作用，医院档案可分为科研、人事、病历、设备、会计、声像、基建、文书、专题和实物等[3]，涉及到了医疗、教学、财务、基础设施等影响医院运行和发展的多个方面。办公自动化系统的应用对医院各部门之间的职能、人员、业务流程等产生了较大的影响，传统的人工操作的限制被突破，使档案管理工作程序更合理、科学，检索利用也更加方便、快捷。
1.2 对档案管理人员的挑战 办公自动化条件下的档案管理是以计算机和网络为基础的，现代化的办公设备和多样化的档案储存格式，对工作人员的业务、技术以及操作技能等知识提出了新的要求。新的工作需要的是新的技术，传统的工作经验已不能满足。因此，掌握新技术成为档案专业人才工作的目标和关键。
1.3 档案管理应建立标准 自动化是以标准化为基础的，因此档案管理工作的标准化是自动化的关键。办公自动化是一项庞大的系统信息工程，必需有统一的科学依据，统一的档案工作业务标准，以适应办公自动化的需求。
1.4 医院档案存储方式的多样化 办公自动化环境下档案的存储方式从单一的纸质，发展到文本、图像、声音或影像等多种实物载体，不仅减少了存储档案的空间，扩大了档案存储的范围和内容，还能保持档案完整性，延长档案寿命。同时，这些载体存储、读取方便快捷，易于传递，不易损坏，稳定性强。
1.5 实现一定范围内信息共享 多部门管理档案、档案分散在各个科室是医院综合档案室的传统，档案的完整和利用不容易实现。计算机技术在办公自动化环境下发挥作用，档案的标准化、规范化、科学化管理得以实现，极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调阅的档案信息，能保证很高的查找率，脱离了空间的限制;其他部门的工作动态和档案管理信息动态可以通过网络得以实现。办公自动化系统同时也规范了文件归档、利用流程及审批权限，确保了信息的保密性。
2 办公自动化后医院档案管理存在的问题
2.1 存储文件的保密性存在隐患 随着网络的普及和盗密技术的发展，存储文件的保密性成为关键。电子文件没有固定的形式，也不再具有特定的字迹、签名等特殊标记，易于修改，保密性弱，修改的可能性比纸质文件要大。医院的电子病历是能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录,包含文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息。电子病历的安全涉及到医院的医疗安全和患者的隐私，安全性、保密性尤为重要[ 4 ]。
2.2 档案管理人员综合能力不强 多种存储形式的文件归档及档案管理，与纸质档案管理的方法、原则、技术不同。传统的档案管理人员知识面窄、学历偏低，缺乏系统的档案知识培训，管理水平和技术进步跟不上形势的发展，现代化的档案设备，不能充分发挥作用。仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员，缺少了档案管理的理论和原则也是不能胜任的。所以既懂得现代档案管理知识又熟悉计算机及网络技术的复合型发展是当今档案管理人员的新课题。
2.3 档案管理缺乏标准 办公自动化使用的先进设备方便、快捷，但给档案存档带来了很多问题。办公自动化后，一般只有正式文件存档，无原始底稿存档现象。打印机的打印材料、传真机接收的文件、复印件作底稿归档的现象也普遍存在。档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后[5]。办公自动化势必要把库存档案数字化以便为办公提供更方便快捷的检索利用，这就要求对已归档的档案和现行文件提出一个统一的现实可行的标准。
2.4 办公自动化系统 办公自动化系统目前存在水平低、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等特点，严重影响了系统整体水平的提高。系统开发商水平参差不齐，开发队伍组队模式不合理、缺乏开发经验等，使部分软件产品质量不高，系统与其他系统集成度差，为用户考虑的实际功能较少。系统中将电子公文运转与电子档案管理的工作贯通在一起的档案管理子系统更是缺乏。例如医院公文管理的 OA 系统与档案管理软件之间、库与库之间的关联、对接就存在着对文件流程不能全程监控、管理的弊端。
3 办公自动化后医院档案管理的对策
3.1 加强网络安全和医院档案管理信息化建设 网络系统是由硬件、软件、基础设施及其存储的数据材料组成的计算机系统，具有完整、可靠、经济、安全、高效的特点。网络安全就是要保护网络系统中的各个组成部分不受到破坏、更改和泄露，保证系统正常运行，提供连续的网络服务。网络安全可以通过防火墙、数据加密、攻击检测和数据恢复技术等技术得以实现。医院病案信息关系到患者诊疗、康复是否顺畅、安全，也关系到医患双方合法利益是否受到保护。医院的办公自动化要求对医院内部网络、工作平台要采取上述有效措施以确保数据的安全。
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3.2 建立培养档案管理人才机制 随着医疗卫生事业的不断发展，新的领域和内容不断涌现，医院档案数量增多，信息不断丰富，形式变化多样，管理方法复杂化、科学化，都对档案工作人员的素质提出了新要求。因此，高素质档案专业人才的培养成为必要。首先，应加强档案法规、档案管理、信息管理等专业知识的技能培训，开展医院档案科学研究和管理经验交流等。人才培养计划和晋升机会都是提高医院档案管理人员素质的方法。其次，专业的理论知识、计算机技术和信息知识的学习，也实现档案的信息化管理的关键。再次，制定配套的考核制度。医院档案管理是一项系统工程，建立相应的考核制度，将档案管理工作与科室考核奖惩挂钩，激发工作人员的档案意识，推动医院档案管理工作的全面落实。
3.3 科学地制定档案管理标准 收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索与提供利用等是医院档案管理的主要业务流程和工作内容。制定各项档案标准必须确保其科学性，应确保其符合国家、档案部门颁布的各类标准、规定。开展标准化管理应结合医院档案的特点和实际，对归档材料的手续、表述、观点等各方面必须严格把关，认真鉴别、科学归档，确保档案信息资源的价值。医院档案管理制度需要定期修改和完善，档案工作人员的职责范围和岗位责任制必须明确，使档案实现规范化管理。
3.4 构建档案管理子系统 在办公自动化系统平台基础之上扩展构建档案管理子系统，将电子公文运转与电子档案管理的工作贯通在一起，为完整的公文生成、归档的机制提供了有效的技术保障。档案管理系统依托办公自动化系统提供的人员管理、权限管理、工作平台、智能表单等基础组件组成，并与办公自动化中的公文流转系统协同运行[ 6 ]。档案管理子系统的建成降低了档案管理系统的综合开发成本、提升了系统的适用性，能够有效的促进各类公文规范、科学、方便有效的归档，为文档一体化的深入建设提供基础。
3.5 深入开发利用医院档案 医院档案管理部门长期处于被动地位，应变被动为主动，开展档案信息服务，让档案信息资源在服务病患、提高医疗质量中发挥重要作用。首先，多方面利用档案资源，参与院庆、学术活动、义诊活动、突发性公共卫生活动等。其次，深入发掘档案信息资源，编写医疗信息分析、文件汇编、专题汇编等，从不同的角度对医院档案信息进行深入挖掘，为医院领导和工作人员从教学、科研、管理等各方面工作提供相关信息。再次，调整医院档案服务角度，可以从不同层面、不同角度、不同方向进行调研，了解各种档案信息需求，以一定的目的和方向为基准，使挖掘的信息具有一定的参考价值，以提供优质的服务。——论文作者：孙 涛 陈小琤
参考文献
[1] 王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报,2012,11(2):86-88.
[2] 白蕾.办公自动化条件下档案工作的特点[J].广播电视信息,2012,10: 52-55.
[3] 杨巧，张晋川，周丽.浅谈医院档案的历史发展及构成特点[J].中国管理信息化，2013,16(13):75-77.
[4] 胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案,2013,13 (3):43-44.
[5] 刘英霞,贾丽娜.探讨医院档案信息化的管理[J].中国病案, 2012,13 (2):68-69.
[6] 李正，陈秀杰，吴伟民,等.办公自动化系统中档案管理子系统设计[J].国土资源信息化,2012,3:64-68.
