办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究
发布时间：2022-04-06
摘 要 办公自动化系统与档案管理系统整合是实现电子文件归档的重要方式，有利于推动文档一体化管理、丰富档案信息资源以及提升档案管理部门的工作职能。通过数据库对接、脱机归档、接口技术对接等整合方案的分析、研究与实施，深入探讨办公自动化系统与档案管理系统无缝对接的优化整合模式。
关键词 办公自动化系统 档案管理系统 电子文件归档 文档一体化
从现有的研究来看，关于 OA 系统与档案管理系统整合的研究重点主要体现在以下两方面：一是从宏观上分析电子公文的档案管理，提出文档一体化管理的重要性和必要性;二是通过具体工作实际，提出如何实现 OA 系统与档案管理系统的对接。对于电子文件归档的具体内容、文件类型、保存形式及相关标准有进一步探讨的必要性和可能性;与此同时，由于接口技术不尽一样，整合对接程序有一定局限性，未能提出通用性强的、规范性的系统对接方案。本文在电子文件归档相关规范的基础上，探索 OA 系统与档案管理系统优化整合方案，通过实施与实践结果分析方案的优缺点，形成通用性较强、具有指导性意义的方案。
1 相关概念
1.1 办公自动化系统与档案管理系统的关系
办公自动化系统[1-2]又简称为 OA(Office Au- tomation)系统，是基于工作流原理、采用计算机和网络信息技术搭建的办公信息系统平台。OA 系统改变过去低效的手工办公方式，实现公文运转的在线化、自动化、高效化和协同化。随着信息技术的快速发展，OA 系统出现了具备个性化设置、支持移动终端审批、系统平台化等新的技术特征。尤其是 OA 系统的平台化支持数据交换接口，为 OA 系统与档案管理系统的优化整合提供了可能性。
档案管理系统[3]是应用计算机和互联网技术，实现档案部门日常工作的信息管理系统，其功能包括档案的收集、整理、归档、存储、统计、利用、编研和发布等。
OA 系统主要实现文件的产生、运转及处理，档案管理系统是对文件处理完成后的结果记录与利用的综合服务，两者存在着密切的联系。目前，OA 系统与档案管理系统之间的关系主要存在以下两种形式：[4]一种是 OA 系统中具备档案管理功能，即是 OA 系统与档案管理系统在系统形式上为一体化，所有的档案全部保存在 OA 系统中，但由于档案管理与 OA 系统在管理重点、系统需求、业务范围和用户对象等方面具有明显差异，特别是 OA 系统直接产生的文书档案仅为档案管理的其中一部分，这种档案管理模式存在着较大的局限性;另一种是 OA 系统与档案管理系统相互独立，这是目前大部分单位采用的模式。以往两个系统各自为政，一般采用人工方式将电子文件从 OA 系统导出，通过数据加工、整理后导入档案管理系统，此方式工作量较大，同时存在效率低下、出错率较高的情况。在当前信息化技术的推动下，相互独立的两个系统通过数据接口或导入导出模式，实现数据对接通道，OA 系统与档案管理系统整合具有重要的意义和必要性。
1.2 电子文件归档的内涵
电子文件归档是 OA 系统与档案管理系统优化整合的核心内容。国家档案局第六号令《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定，电子公文实行双套制归档，[5] 要求纸质公文与其电子公文的存储载体一并归档，并使两者建立互联。《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)[6] 明确要求电子文件的归档步骤：第一步先采用逻辑归档的方式实现电子文件的实时归档;第二步采用物理归档的方式，定期将电子文件拷贝至耐久性好的载体上移交到档案部门。概括来说，电子文件归档务必是纸质文件与电子文件共存，实行双套归档。电子文件除了进行逻辑意义上的归档，还应实现物理归档。
逻辑归档[7]是在计算机环境下，在不改变电子文件存储格式及位置的前提下，档案管理部门通过获得电子文件的管理权限，访问电子文件形成的业务系统，实现对电子文档的存取、查阅、利用等管理功能。目前主流的 OA 系统均包含文档管理模块，逻辑归档的实现方式通过权限设置方式赋予档案管理人员具有访问电子文件的权利，能满足文档查阅、利用等基本功能。然而，逻辑归档对电子文件实体的控制是缺失的，业务系统的归档功能也不能完全符合档案管理组卷、立卷、分类等专业要求。
物理归档[8]是在计算机环境下，电子文件通过各种途径传输到可保存电子文件数据的载体上，并向档案管理部门移交的过程，实现电子文件管理权限及文件实体数据的转移。在近期的研究中，[9]根据归档途径与存储方式的差异，物理归档细分为离线归档与在线归档。离线归档是将电子文件导出到光盘、移动硬盘等可移动存储设备后，再移交给档案管理部门;在线归档则是将待归档的电子文件通过计算机网络直接传输至档案管理部门，特别在当前 OA 系统与档案管理系统发展成熟的条件下，为电子文件在线归档的实现与落地创造了有利条件。本文提出的 OA 系统与档案管理系统的优化整合模式也将围绕在线归档开展研究与探索。
1.3 办公自动化系统与档案管理系统的无缝对接
OA 系统与档案管理系统优化整合的重要方式是实现两者的无缝对接。“无缝对接”是信息化技术中的重要概念，[10]其含义是在充分了解信息系统之间的底层协议和接口标准的基础上，通过规范、专用的接口技术，开发系统之间的数据访问通道，此通道是一种逻辑意义上的虚拟数据通道，实现系统间彼此相互兼容。
OA 系统与档案管理系统的无缝对接是指 OA 系统中运转的电子文件按照档案管理的需求，通过接口程序将电子文件数据批量传输到档案管理系统中，实现两个系统之间的有效对接，其目标是实现文档一体化，最终达到电子文件归档在线化、批量化和实时化。
2 办公自动化系统与档案管理系统优化整合的意义
第一，有利于推动文档一体化管理。文档一体化管理[11-12]依托于文件生命周期理论，[13]结合前端控制理论[14]，实现从形成文件到整理为档案整个文件运动的全过程控制，实现文件和档案统筹规划、科学管理。
在互联网+、大数据等新兴信息技术全面发展阶段，对电子文件的归档提出了新的要求，也为文档一体化扫平了以往许多技术壁垒，使其理念逐步成为可行、必要的管理方式。特别是在办公自动化环境下，电子文件的形成、运转、处理实现了无纸化、网络化，文件办理完毕后可随即进入归档环节，通过信息技术搭建 OA 系统与档案管理系统的整合数据通道，确保了电子文件及元数据的真实性、一致性和完整性，实现文件运转全过程及转变为档案全流程的全面控制，为推动文档一体化管理提供有力的技术保障。
第二，有利于整合档案信息资源。档案信息资源整合[15]是对分散、独立的档案信息资源进行有机融合，并实现档案资源的有效共享与开发利用的过程，整合方式[16]主要包括档案目录数据库建设和档案全文数据库建设。
目前，档案信息资源已基本实现目录级数据库建设，部分单位也逐步开始建设全文数据库，通过人工上传的方式将电子文件正文、附件等逐个上传至档案管理系统，该过程耗费的时间和精力较多，存在重复性大、易出错等问题。
实现 OA 系统与档案管理系统优化整合后，提升了组卷编目的质量：电子文档管理由案卷级提升为文件级;扩展了档案管理内容：档案管理系统的内容由档案外部特征(目录信息)[17]扩展到内、外部特征(目录和电子文件)两者兼具合;更重要的是，大幅度缩短了整理周期：电子文件目录及全文数据由原来半手工、半自动化升级为全自动化，有利于加快档案全文数据库的建设，丰富档案信息资源内容。同时，得益于计算机信息技术和计算机存储载体形式的发展，除了电子文件目录及文件实体以外，电子文件在 OA 系统运转过程中形成的电子文单、带有修改痕迹的签发电子文稿、关联文件信息、电子文件运转流程图等具有永久保存价值的电子文件数据也能保存为通用的电子文件格式，有效确保了当前无纸化办公单轨制文件运转模式下双套制归档材料的完整性，切实保留了文件之间直接的完整、清晰的相互关系，极大丰富了档案信息资源数据库，是实现档案信息资源整合的重要方式。[18]
第三，有利于提升档案管理部门的工作职能。目前，档案管理部门与公文管理部门在工作与管理上是相对独立的，公文管理部门仅负责公文处理的事务性工作, 档案管理部门负责公文运转完成后的接收、保管与利用，难以在公文起始阶段介入档案业务相关的工作。OA 系统与档案管理系统的优化整合后，公文管理与档案管理很多相关的工作实现打通，档案部门的管理由原来的接收、保管提升为对电子公文的“前端控制”，如在电子公文登记阶段增加档案著录所需要的字段，有效确保了档案著录工作的完整性。其次，切实提升档案管理部门的服务质量，有效提高档案利用的时效性，电子文件登记后经过整理、排序和分类后，即可快速进入归档环节，经过加工后的电子文档能为利用者提供各种信息数据库服务。
3 办公自动化系统与档案管理系统优化整合方案
3.1 整合目标
OA 系统与档案管理系统优化整合的关键是实现电子公文在线归档，目标是确保电子文件数据的完整性、一致性和安全性，归档过程的自动化、批处理化和规范化，最终实现两者的“无缝对接”。
电子文件完整性，是指 OA 系统中的电子文件数据包括目录、正文、附件、阅处单、运转流程图、留痕签发稿等数据能完整地传输到档案管理系统中。一致性，是确保电子文件与档案数据处理的一致性，做好电子文件的“前端控制”，实施连续的全过程的监控管理。安全性，是确保电子文件数据通过网络传输时，必须配置防火墙、杀毒软件等信息安全方案，数据必须通过加密算法加密后传输，确保数据传输安全。
归档过程的自动化，是指整合过程不需要手工操作或干预，实现电子文件数据传输的自动化。批处理[19]是对某对象进行批量化处理的计算机程序设计思维，归档过程的批处理化，旨在实现电子文件及元数据的格式批量转化、数据批量传输及目录批量著录。规范化是归档过程的重点，是将 OA 系统中各种类别的电子公文进行分门别类，导入至档案管理系统对应的档案门类中。
3.2 整合标准
在开展 OA 系统和与档案管理系统整合中，必须遵循《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与管理规范》的规范，并确定整合标准。
(1)明确目录信息。
《电子文件归档与管理规范》中规定，每份电子文件必须在《电子文件登记表》(即电子文件目录)中进行登记，并同时保存。电子文件目录是形成档案著录目录的基础，应至少包括文件标题、文号、附件名、文件时间、发文单位等。而电子公文主要分为收文、发文两个文种，应梳理清晰不同文种与档案管理系统著录目录中相关目录字段的对应关系(如表 1 所示)。在确保内容一致的前提下，同时确保字段数据类型、长度的一致性和匹配度。
(2)明确归档内容。
电子文件实体是电子文件归档的核心内容。一份归档的电子文件至少应包含正文、附件、公文单、运转中产生的附属文件以及在 OA 系统运转的流程图。得益于信息技术的发展，电子公文中发文的签发稿也能得以保存，此电子文稿可通过常用办公软件打开后显示文件从产生到签发过程中形成的修改痕迹，有效确保电子文件归档的完整性。此外，OA 系统中电子文件之间是存在一定相互关系的，如部分发文是上级来文收文处理后起草的，此收文是发文的依据和基础，让后续利用者了解文件的来龙去脉。这种关联性保留了电子文件之间的相互关系，具有重要的保存价值。
(3)规范电子文件格式。
根据《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/ T47-2009)，[20] 在选用电子文件归档格式时应考虑几点要求：一是开放性，有公开发表的相应标准和技术规范，无专利和许可的限制;二是跨平台性，不受软硬件限制，能支持多操作系统和硬件平台;三是自包含性，文件的文字、数据等信息内容可完全自包含，不依赖于外部对象;四是一致性，文件呈现效果不因软硬件平台、软件差异而有所变化;五是稳健性，文件格式稳定，支持版本升级的前后兼容;六是易用性，文件支持格式转换，利于存储与利用。
在确保归档电子文件内容齐全、完整的基础上，归档文件必须使用标准、通用格式，以确保文件的完整性、可读性、易用性和安全性。正文、附件等需 要 展 示 文 本 原 貌 的 电 子 文 件 ， 宜 采 用 PDF (Portable Document Format) 或 Microsoft Office Word 文件格式。PDF 具有较强的兼容性、通用性和固化性，是目前电子文件正文与附件常用的保存格式。但是，PDF 对于文稿修改留痕的功能尚未完善，宜采用 MicrosoftOfficeWord 文件格式，此文件格式兼具较强的兼容性和通用性，也具有一定的固化性，通过文档加密保护后，脱离 OA 系统环境或文件签发后将不可编辑。电子文件目录数据要求保存每份电子文件的基本信息及相关的元数据，可采用 EML (Extensible Markup Language) 或 Microsoft Office Excel 文件格式。EML 可用于标记电子文件使其具有结构性的标记语言，[21]适合电子文件元数据的描述和保存。Excel 是常用的表格文件，[22]能更为直观地展示电子文件目录信息及相关元数据。电子公文单、公文流程图宜采用不可编辑的图片格式 (如 JPEG、BMP 格式)，有效固化电子文件的审核批示和运转过程。
3.3 整合方案
(1)数据库对接方式。
数据库对接方式可实现在线归档，主要分为两种形式：一种是由档案管理系统提供数据字典并开放数据库;另一种是 OA 系统提供数据字典并开放数据库。
档案管理系统提供数据字典，档案服务器需要开放数据库，开放电子文件的存取方式(共享文件方式或 FTP 方式)，OA 系统通过“写入数据”的方式完成归档操作。OA 系统提供数据字典，OA 服务器需要开放数据库并开放提取电子文件的办法，通过对接程序直接读取到档案管理系统中。
(2)脱机归档方式。
脱机归档是对 OA 系统中每份电子文件运转的正文、附件、留痕签发稿、处理文单等从 OA 系统上打包下载到特定存储介质中(如光盘、硬盘等)，实现电子文件归档批量化、自动化。
目前电子文件物理归档中的离线归档方式，一般通过脱机归档方式将电子文件存储在光盘上，并移交档案管理部门。
后期的相关研究将脱机归档进行改进，[23]将电子文件数据暂存在中间服务器中。其运转原理是： OA 系统同步需要归档的数据到档案数据集成平台的中间服务器中;档案数据集成平台定期从中间服务器将经过筛选后的档案数据按特定的规则插入档案系统数据库中(数据包括数据基本信息，存档文件 FTP 存放路径);档案管理系统从指定 FTP 服务器提取需要归档的电子文件，文件按照具体规定和要求确定。此方式采用中间服务器的过渡方式建成档案数据集成平台，虽然电子文件数据暂存在中间服务器的硬盘中，但完全不需要人工干预，对于 OA 系统使用者和档案管理人员来说是透明的，能有效确保 OA 系统和档案管理系统各自数据的独立性、安全性和保密性。可以认为改进的脱机归档属于在线归档方式。
在具体实施中，为区分电子文件的类型，实行统一命名规则，如下表所示，正文编为 01，附件编为 02(附加流水号识别多份附件)，公文单编为 03，附属文件编为 04(附加流水号识别多份文件)，发文的留痕签发稿也并入附属文件中。
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脱机归档方式将电子文件暂存在中间服务器中，通过提取电子文件的文件时间来确定归档年度，并放置到对应的文件夹中。电子文件标题中如果出现特殊字符将不能被中间服务器操作系统的文件管理所识别，导致此份电子文件归档中断，目前排查出的特殊字符主要有“/、、<、>”等，还有不可见的回车键。解决方式为在归档程序中增加以上特殊字符的判断，避免了部分文件归档的问题。但是，由于特殊字符范围太广不能穷举，给归档人员及程序开发人员带来很多工作量。避免此类问题必须从源头抓起，即在电子文件在 OA 系统运转开始时就避免特殊字符的输入。
(3)接口技术对接方式。
利用数据接口技术, 在 OA 系统与档案管理系统之间建立统一兼容的数据接口, 实现两个系统数据的互联互通，无缝对接。根据目前常用的接口技术，采用 Web Services 接口方式建成档案数据集成平台。Web Services 是基于网络的、分布式的、遵守具体技术规范的组件，这些规范让 Web Services 能与 OA 系统、档案管理系统兼容的组件进行互操作。
运转原理如图 2 所示。调用 OA 系统相关的 Web Services 接口读取公文的 ID(公文在 OA 系统中唯一编号)，并根据公文 ID 获取归档电子文件的数据信息(包括正文、表单、附件、附属文件等);档案 Web Services 接口按事先设定的规则将获得的数据(数据包括数据基本信息、归档文件的二进制流)输送到档案管理系统。
通过接口方式搭建数据通道，OA 系统和档案管理系统相互独立，相互之间只通过数据接口方式访问数据，无直接操作，安全性较高，而且由于数据接口方式具有跨平台优势，二次开发的成本较低，是实现 OA 系统与档案管理系统无缝对接的重要方式。
在获取、推送数据的机制上，完全是可以实现实时机制(即实时归档)，而考虑到实时归档将会影响 OA 系统在办公高峰期的运行效率，在具体实施时，设定获取、推送数据的机制为 1 次/天，执行时间为非上班期。
3.4 方案评估
方案一通过两个系统的数据库的二次开发实现整合，实现方式较为直接。但是，由于整合程序直接读取数据库，将影响两个系统的安全性;需要 OA 系统与档案管理系统开发人员的高度配合，开发成本较高;再者，如果任何一方升级了系统或数据库字段发生变化，都可能导致归档程序的失效。
方案二弥补了方案一的不足，通过中间服务器(一般采用 FTP 文件服务器)存储电子文件数据，有效确保两个系统数据的独立性、安全性。不足之处在于需要额外搭建一台中间服务器，而且在电子文件数据存入中间服务器本地存储器时，会受到操作系统文件系统的各种限制。
方案三采用通用数据接口方式，减少方案二临时存储的中间环节，避免临时存储一系列的问题，而且数据接口具备跨平台性，除了二次开发成本较低以外，接口程序还具有“一次开发，多次复用”的优势。
4 结语
本文所在单位对方案二、三开展实施工作，最终选择方案三作为落地方案，认为通过接口方式实现档案管理系统与 OA 系统优化整合具有一定的通用性，真正实现两者的无缝对接，达到以下目标：(1)实现归档通用性。统一的数据接口程序可实现 OA 系统所有电子公文类别归档的自动化、批处理化和规范化。(2)实现电子公文全生命周期内容的归档。能将电子公文运转的公文表单、运转流程、正文、附件文件、签发留痕稿、运转过程中附加的相关文件等进行全归档，确保电子公文的真实性、完整性和一致性。(3)实现留痕签发稿的归档。电子文件中发文的正式印发件(已清除修改痕迹)和签发留痕稿能同时归档，实现一份文件多版本归档。
本文系 2015 年广东省档案局档案科技项目 “协同办公系统与档案管理系统优化整合通用模式研究”(YDK- 122- 2015)成果之一。——论文作者：苏冠贤
参 考 文 献
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