基于信息化为导向的医院科研档案管理思考

发布时间：2021-06-05

　　摘　要：医院科研档案作为医院科学研究重要成果，直接展示医院科研水平，其对医院科研工作科学性、实用性具有重要价值。本文阐述医院科研档案收集范围及特点，分析档案信息化管理必要性，提出以信息化为导向医院科研档案管理与开发策略。

　　关键词：信息化;医院;科研档案;管理策略

　　医院科研档案主要指医院科研人员进行科研实际过程中，所形成一系列具有保存价值的图文、数据以及视频等原始材料，全面反映科研过程实施。医学科研档案作为科技知识核心载体之一，是医院档案管理核心内容，涵盖大量研究成果，促进科研工作先进性、科学性。新时期背景下，医疗机构专业水平不断提升，为给予人们提供更优质的服务，以及突破医学界瓶颈，医院科研项目逐渐增多，档案保存成果数量日渐增加，加剧档案管理难度。因此，为有效实现科研档案管理，需积极探索新的管理方式，以信息化为导向，实现医院科研信息数字化、网络化管理。

　　一、医院科研档案收集范围及特点

　　(一)医院科研档案收集范围

　　其一，研究准备。该阶段核心任务是确定研究课题，并做好相关准备工作。其中涉及数据资料包含课题报告、任务书、协议书等。其二，实验阶段。该时期作为科研项目核心部分，进行实验及分析工作，涵盖数据信息资料较多，且形式更具多元化，不仅包含实验报告、计算分析数据，而且涉及实验样品、录像等资料信息。其三，总结鉴定验收。该阶段主要对科研成果进行评价及总结，相关档案资料包含课题成果验收、专家评审意见等。其四，成果奖励申报。该阶段主要是科研成果奖励申报材料，如报告、奖励申报及审批、专利申请等。其五，成果推广。该阶段主要是科研成果实际应用，具体实施成效分析、宣传资料等。

　　(二)医院科研档案特点

　　首先，长周期性。医学科研项目从课题研究至成果推广，中间历经环节较多，耗损时间较长，所以科研项目档案管理为长周期性项目，其中涵盖有价值资料较多，范围较为广泛。其次，专业性较强。医学科研课题主要根据内部专业学科确定，各专业形成资料成果尽不相同，如内、外、妇等学科，档案分类管理较为凸显。第三，学科综合性较强。医学科研项目既有一定专业学科划分，又具有一定的共通性，学科交叉性较强，多学科联合攻关不断呈现，科研项目呈现交叉综合性不断凸显。最后，载体更具多元化。医学研究复杂性，记录实验结果形式多样化，如标本、玻璃载片、化验单等材料。

　　三、医院科研档案信息管理现状

　　一是医院科研管理规范性不足。科研部门作为医疗技术创新核心主体，档案信息管理模式下，档案管理规范性十分重要，可减少其他部门借阅形成不必要丢失、损坏等。现阶段，医院科研档案管理资料，仅止步于项目合同、任务书等，实验数据全面性、参考文献来源等有所忽视，加剧人员实际操作过程中不良行为，出现数据资料规范性缺乏等，影响科研档案完整性及标准性。二是科研档案管理信息数字化建设不足。目前，我国多数医疗机构均实施数字化管理，为内部信息共享提供助力，然而部分基层医院数字化建设力度不足，信息技术、管理理念滞后，阻碍医疗科研档案信息化发展步伐。三是科研档案信息共享利用不足。医学科研中涉及药物研制、器械改进等，为临床教学、科研决策具有重要价值。然而，部分医院科研档案信息管理建设力度不足，难以发挥其真实价值，信息缺乏共享，理念认识不足、资金投入缺位等，均不同程度影响档案管理效果。

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　　四、信息化为导向医院科研档案管理与开发策略

　　(一)夯实数据建设基础

　　1.传统档案信息资料变更数字化档案。需积极构建规范化档案数据库，进一步实现医院科学档案资料趋于数字化。针对现有科研档案资料，通过扫描等方式录入，将其变更为数字化存储形式，并创设多元化搜索方式，如关键词、责任人以及题名等，积累现有资源，分层次、有计划实施医疗科研档案资料，落实数字化档案管理。应从硬软件两方面加强建设，硬件需配备容量较大、性能优良的计算机、扫描刻录仪、光盘刻录系统。

　　2.整合横向科研信息。基于医院科学档案资料数字化同时，横向整合科研工作管理信息系统，建立完善的文件电子归档系统，实现电子档案接收、应用，将新形成的档案及数据信息，做好整合、存储工作，确保医学科研档案接收、归档实现规范化，完成档案信息数据库和目录中心建设。

　　3.完善数据库内容。为给予广大医疗专业人员提供全面、最新的科研成果，科研成果档案管理基础上，加强完善数据库资料。其主要包含三大模块，即电子档案数据库、数据库管理软件以及管理人员，电子档案数据库主要指，将相关科研档案资料转化为计算机识别方式，放置于计算内部，实现信息数据共享配置;数据库管理软件，操作系统控制下，将电子数据库进行收集、分类整理、保存及利用等;数据库管理人员，主要承担对数据库进行管控，确保其使用及运行处于合理范围内，对数据库进行优化创新，为需求者提供全面、准确数据资料。科研管理人员将电子档案导入数据库同时，启动数据库管理软件，将相关信息同步导入。

　　(二)强化信息技术创新

　　首先，采集技术。若想高质量实现医院科研档案信息化管理，需加强信息采集技术创新，确保高质量、高效率完成信息收集。根据科研档案不同，采集技术主要包含两大类，即非结构化、数字化。非结构化主要指以文件资料方式存在采集技术，此种方式利用需通过网络爬虫等，不仅可完成图片、网页采集，而且将其转化为电子文件，一同放置于系统中。实物档案数字化技术主要指，依托于扫描、视频等技术，将海量结构化数据进行处理，最终存储于相关数据库中。其次，存储技术。伴随医院科研信息化档案管理建设不断深入，电子数据资料信息量增大，传统本地文件存储难以满足现阶段要求，应引入新的存储技术。最后，展示技术。采集完成后数据，需借助相关技术及平台展示，最终推送至需求者应用平台。

　　1.基于多部门监管机制实现规范化档案管理。首先，积极创新医院科研档案管理理念，提升信息资源共享意识。明确档案促进医疗技术发展，优化医学科研活动，加强医院提升服务水平，建立完善统一档案管理规范，加强科研人员、档案管理监管。其次，将科研档案信息实现透明化，加强信息共享平台建设力度，鼓励内部部门发现以及修正错误信息，或档案管理资料不全。最后，明确档案管理部门合作关联，并确定各部门权责，科研部门应自行确保科研资料全面性及准确性，加强其档案关联效率及规范性。

　　2.推动智能档案服务。第一，根据医院科研人员研究领域，构建针对性研究专题树，专题树结构设计上，需根据医院实际状况，设置具有特色化科研专题树。逐一为各专题树赋予名称，以及关键词逻辑关系表达式，实现数据信息分类、科研档案等。第二，智能搜索服务。采集医院科研数据信息之后，需积极利用关键词、主题词以及责任人查询方式，为需求者提供更便捷服务。充分利用云计算、大数据技术，加强数字化信息资源建设，提升档案共享率，并根据时期定期做好科研档案管理优化，完善其关键词、专题搜索，确保使用者搜索命中率及质量。

　　3.加强信息安全防护。医院科研档案数据实现数字化管理，为使用者提供便捷，实现信息共享同时，也存在部分风险，如网络安全性，计算机构成环节较多，加之信息技术多元化，为不良分子入侵网络提供助力，增加信息泄露风险，造成医院经济损失。因此，为进一步加强网络信息安全性，需构建相关的管理防护体系，与信息管理软件供应商做好衔接，引入专项防护系统，安装官方防护软件，避免病毒入侵，防止电脑黑客入侵，导致破坏档案数据库系统，定期进行病毒检测，确保提高计算机安全性和稳定性，为计算机管理活动提供安

　　4.狠抓人才队伍建设。积极招聘信息技术专业人才，组织信息化专业技术培训，邀请信息技术专家讲座等方式，加强档案管理人员综合素养，积极鼓励员工学习新技术、新理念，不断优化医院科研档案信息化管理，实现人员系统维护、数据集中化处理，使其更好满足科研档案信息化服务工作需要，为医院科研档案管理与开发提供人才提供队伍保障。

　　综上所述，医院科研档案信息化管理，是目前医院管理核心内容之一，不仅有效压缩资料数据存储时间，而且实现档案信息实时查询、调阅以及共享，充分体现医院科研成果价值，促进医院可持续发展。因此，为进一步加强医院科研档案信息化建设，需从多方面联合举措，实现档案管理网络化、数字化，为医疗机构健康发展奠定基础。——论文作者：范莲莹