事业单位档案管理的电子化与现代化探讨

发布时间：2020-12-14

　　摘要：事业单位只有不断优化档案管理方式，推动档案管理的电子化和现代化，才能够保证档案管理工作的有序开展，并为提升事业单位其他工作的高效实施提供有效保证。文章对事业单位档案管理的电子化与现代化予以深入探讨和分析，以为相关人员提供参考性建议。

　　关键词：事业单位;档案管理;电子化;现代化

　　引言

　　在网络信息时代的大环境下，事业单位的档案管理成效得到了显著的优化和提升，但是基于传统档案管理模式的根深蒂固，使得事业单位档案管理工作依然存在很大问题，需要制定针对性的优化措施来予以解决。优化档案管理成效是时下事业单位重点面对的课题，要想紧随当下社会发展趋势，务必要加强事业单位档案管理的现代化和电子化力度，以推动社会的快速发展和进步。文章首先对事业单位档案管理现代化和电子化的优势和特点予以分析，然后探讨事业单位档案管理存在的不足，最后给出相应的优化改进措施，意在提升事业单位档案管理的有效性。

　　1事业单位档案管理现代化和电子化的特点及优点

　　档案详细地记录着事业单位的日常工作，而档案管理对于提升事业单位工作成效、完善事业单位的职能、规划事业单位的职责和任务等等都发挥着重要的作用，由此可见，档案管理是事业单位的重要工作，提升档案管理质量是事业单位重要的课题。其中，加快事业档案现代化和电子化的建设进程，标志着档案管理质量会得到显著提升。

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　　开展现代化档案管理，能够有效地掘弃传统单存地纸质档案管理手段，并且能够实现对多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化能够推动档案管理模式的进一步优化，同时对于提升档案管理的综合成效具有提出的意义。

　　档案管理的电子化，主要是指运用计算机及多媒体等电子信息技术手段来开展档案管理。随着社会的高速发展，各种产业结构和资源运作模式也发生了翻天覆地的变化，档案管理方式也在这大环境下做到推陈出新，在此背景下，传统的档案管理方式已难以满足社会发展的需求。因为纸质档案极易磨损，而且携带也较为不便，这使得其应用作业难以得到有效发挥。而用电子档案代替传统的纸质档案，不仅仅更易收集、储存电子信息，而且电子档案也不受时间和空间的限制，便于档案工作人员实时开展档案管理工作，有利于提升档案管理的时效性。此外，相较于传统档案处理而，电子化档案更具加具有方便性和快捷性。电子化档案能够能够借助于多媒体来实现对大量数据的集中、准确处理，这些优势都是传统档案无法比拟的。

　　2事业单位档案管理存在的不足

　　2.1事业档案管理的人员参差不齐

　　目前，我国事业档案管理人员综合能力较为薄弱，这也是阻碍事业单位发展的关键因素。有相当一步事业档案管理人员没有系统性的学习档案管理知识，滥竽充数的占大部分，更有甚者，一些办公人员在单位出现懒工、怠工等情况，这也极大程度上限制了事业档案管理的发展。

　　2.2事业档案的管理设备落后

　　随着当下事业单位档案管理工作的快速发展，传统的事业档案管理设备也难以适应当前发展的需要，因此，配置现代化设备也成为了事业单档案管理工作亟待解决的问题。目前来看，现代事业档案的管理设备过于落后，有的事业档案单位只有简陋的办公室，几本杂志，还有几个办公桌椅，基本的现代化配置没有得到有效补充，部门事业单位连办公用具都是办公人员私人携带的，软、硬件设备也无法满足现代档案管理的需求，这也难以保证事业单位档案管理的效率。

　　2.3制度缺乏完善

　　现阶段，大多数事业单位的档案管理制度还不够完善，这也难以为档案管理工作人员的日常工作提供有效依据，受此影响下，事业单位常常会出现档案内容不完善、常常出现档案损坏和流失等问题。与此同时，不完善的制度致使档案管理工作流于形式，从单位领导至工作人员都没有真正意识到档案管理工作的重要性，导致档案管理工作难以规范、有序开展，这也极大程度上抑制了档案管理工作的有效性。

　　3实现单位档案管理工作的现代化和电子化的途径

　　首先，事业单位务必要明确档案管理人员是现代化和电子化档案管理方法的实施者，档案管理人员的综合能力直接决定着档案管理工作能否高效开展，因此，事业单位务必要将提升档案管理人员的综合能力放在档案管理工作的首要任务。现代社会处于各种资源优化重组、社会结构不断改变的时代，若档案管理人员的管理理念不能够与时俱进，则难以满足现代化档案管理要求的。基于此，事业单位要积极强化档案管理人员的培训，不断优化他们的档案管理成效，同时还需要积极优化和改进他们的档案管理思路，让他们能够积极地运用现代电子设备来开展档案管理工作，不断档案管理人员的综合素质，提升他们对信息的敏感度，以提升事业单位档案管理效率。

　　其次，为了提升当下档案管理成效，需要对电子档案信息的安全性予以保证。相较于传统的纸质档案而言，电子设备更具有方便性和快捷性，一旦电子设备出现故障，则会给电子档案信息的安全性和真实性带来极为不利的影响。因此，提升档案信息的安全性是档案管理工作亟待解决的事情。第一，事业单位要不断强化档案管理人员的安全意识，强化档案管理人员的信息技术培训，让他们能够运用综合手段来处理档案信息。第二，提升电子档案存储设备的时效性。事业单位要及时更换老化、磨损严重的电子存储设备，加强新型软件设施和硬件设施的运用，以保证电子设备能够高效运营。第三，事业单位要拓宽档案管理工作的资金引入渠道，不断强化工作管理意识，并对现存的档案存储环境予以优化改善，保证档案数据的应用及时和有效。

　　结束语

　　基于上文所述，事业单位实行电子化和现代化的档案管理工作，是保证事业单位能够安全、有序运行的有效途径，也是强化事业单位社会效益、推动事业单位稳定长远发展的关键措施。故此，事业单位需要不断提升档案管理人员的综合能力，加大电子存储设备的维护力度，使得事业单位的档案管理的工作能够满足现代化和电子化的要求，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。——论文作者：庞世生