建立信息系统项目管理中的沟通机制探讨

发布时间：2020-12-02

　　摘要：随着时代的发展，我国的经济水平产生了巨大的革新。如果想要在信息系统项目管理中取得有效的进展，那么相关企业就必须全面提高对沟通制度的建设投入，以此来保证企业内部所执行的项目的整体信息具有充足的合理性、实效性，保证相关行为能够为企业带来良好的发展帮助。同时将各种信息有效组建起来，以此来为企业的后续发展提供源源不断的推进力，这是保证企业内部项目管理信息组织可以展开有效交流沟通的关键。然而就目前来看，我国诸多企业在信息系统项目管理中，交流沟通管理制度的建设尚不完善。因此相关部门应保证其充足合理并且完整，同时需要循序渐进，只有这样才能有效提高企业内部运作效率。下面，本文就企业应该如何创设信息系统项目管理中的沟通管理机制进行了简要探析。

　　关键词：信息系统；项目管理；沟通机制

　　时代的发展使得我国的经济水平产生了突飞猛进的发展，信息技术在此背景之下诞生而出。在其后续的发展过程中，渐渐被应用到了各大企业之中，信息系统项目管理是保障企业发展的重要项目内容，而沟通机制则是提高信息系统项目运作效率的重要保障。

　　一、信息系统项目管理中沟通机制的概述

　　企业内部所建立的沟通机制，需要与相对应的建设项目相互贴合。一般来讲，不同的建设项目所需要建构的沟通机制是完全不同的。就大中型项目来看，由于其规模较大，因此常常会涉及到大量的供应商。企业内部所构建的沟通机制需要有大量的人员组成，并且这些沟通人员需要来自于各个部门，保证企业中的每一个工作方向都发展到位。与此同时，任何相关部门都应该设置充足的联系人员。同时，相关人员还必须具备充足的交互沟通能力，以此来与其他供应商展开积极交流。其次，还必须保证在沟通工作产生障碍时，企业可以根据面对的具体问题来应用与之相对的应急措施。当然，企业的沟通联系人员不需要很多，而是要保证人员适中。将各项责任落实到每个人的肩膀之上。以此来有效提高每一名员工对于沟通工作的投入力度，同时保证，企业内部的正常运作模式不会受到影响。沟通机制主要分为外部沟通机制以及内部沟通机制，管理层沟通机制以及基础技术层沟通记录，定期沟通机制以及随机沟通机制。每个参与到沟通机制中的工作人员，必须明确自己的沟通内容，以及沟通工作模式。确定自己在项目中。团队或团队中的其他成员了解什么？通过什么途径了解？来保证后续企业的发展可以受到相应的保障。如此一来，每个工作人员都会拥有确定的工作方向，并且知悉自己在项目中的具体作用。

　　二、信息系统项目管理中沟通机制的具体建设策略

　　（一）建立完整的沟通管理计划，实现可靠的管理沟通

　　如果企业内部的沟通模式并不完全，并且项目团队中的每个成员都不清楚自己的具体职责的话，那么必然会严重影响项目的具体实施。因此相关企业项目部门必须设置相对完整的沟通管理计划，只有这样才能有效提高对相关人员的控制，保证责任落实到个人。项目沟通管理计划是项目整体计划中的重要组成部分，具有非常强大的作用，但是在企业进行运作的过程中，不难发现有许多项目团队并未对其予以充足的重视。就目前来看，许多项目部门存在的问题主要在于项目经理利用自己的工作经验进行工作安排，项目团队中的其他成员处于被动接受模式，对于信息沟通工作的投入力度明显不足，其根本原因在于项目经理并未给予项目计划充足的重视，沟通管理计划的设置较为浅显，最终严重影响项目的正常开展。

　　因此，项目经理必须明确当前项目的具体特征。具体操作手法在于：首先，与团队成员一起探讨施工企业的组织结构，并明确与项目有关的所有受益人，明确每一个受益人或部门的具体情况，相关人员主要包括项目使用者、项目团队成员、团队领导、技术支持人员等等，将各个人员的具体信息予以记录，并明确分析各个成员对项目会产生的影响，最终设置相应的影响程度分析表。在此之后，项目经理可以召集所有人员开展相应的探讨会议，根据项目影响程度分析表来选择合理的参与人员，并将沟通管理参与人员的具体要求发放给每一位员工，这样将会帮助企业迅速明细每一位干系人的项目期望。利用此种工作手段，再对企业内部的管理层级、所属单位以及项目进行具体确定，当上述工作完成之后，沟通管理机制的主体就渐渐被确立了。分析确认过程必须由全体成员参与其中，以此来强化各个部门的沟通能力。

　　（二）内部沟通重视文档化，实现团队及组织经验的积累

　　假如项目团队并未建设信息共享、传递规范，那么极有可能导致信息传递失效，相关部门无法获得具有时效性的信息。因此这就要求项目部门能够创设文档管理以及使用规范，保证每一个成员都能充分获取具有时效性的信息内容，以此来保证后期项目可以正常开展。

　　一般来讲，信息系统项目的面向范围都比较大，并且实行项目的参与部门极多，常常会出现信息断流现象，部分信息无法有效流通到需要的部门之中，严重影响了企业的正常建设。如何根据企业的信息系统项目管理工作要求开展信息共享模式成为了当前我国众多企业所探寻的难题。因此项目经理需要建设相对完整的文档使用规范，并将会议报告、工作内容、项目摘要进行统一处理，将各项内容全部文档化，以此来提高相关人员对于信息的明细程度。文档的主要创设模式在以下几点：

　　首先，项目经理所制定的文档内容的格式必须同意。所制作的文档格式应该与团队整体使用的文档模板相互结合，以此来保证各项内容均以同一种文档格式体现出来，其主要目的是为了保证文档格式统一，以便于后续工作人员进行审阅，避免工作人员随意发挥，导致文档格式参差不齐。

　　其次，在信息系统项目管理的过程中，由于其涉猎范围极广，因此即便是一个非常简单的流程，也非常有可能涉及到大量的工作内容，这就会设计到大量的信息内容，并且涉及到了各项信息公文的转换工作，在之后的工作流程中必须予以最为真实并且确定的设置。其以是为了保证技术方面的沟通合理，避免出现各种冲突，其二是便于项目中的新手成员参与学习。

　　最后，之所以要设立项目文档，是为了有效提高团队内部的运作效率，保证所有项目信息都处于公开状态，以此来保证任何项目参与成员都能及时获取自己需要的信息，有效防止成员之间产生重复沟通问题。当项目管理人员与团队内部的技术支持人员产生充足的沟通之后，需要将沟通信息进行记录，设置成统一的文档内容，并将其共享给各个参与部门，通过文档内容阅读，可以有效提高项目人员对技术问题的理解。

　　（三）项目参与人员管理

　　沟通交互机制是企业项目团队必备的一项工作技巧，相关人员必须尽早沟通、主动沟通，只有这样才能解决许多潜在风险。一般来讲，之所以许多企业的沟通信息项目建设工作存在问题，多是因为项目参与人员沟通不及时，最终导致潜在风险暴露而出，影响企业的整体收益。

　　尽早沟通并且主动沟通是保证项目合理进行的关键，是参与人员对项目内容的态度所在，面对较为特殊的问题，尤其是在责任并未落实在自己肩膀上的问题时，参与人员能否及时指出并对其作出相应的处理是极为重要的。由于沟通机制中的成员来自于各个部门之中，因此对于不同的问题所产生的理解也是存在差异的，尤其是在企业的管理层级，其对项目所涉及到的技术内容往往不具备充足的认识，如果技术支持人员无法与管理层级产生积极沟通的话，必然会影响二者的正常运作，潜在风险无法得到有效遏制，最终暴露出来，严重影响项目的正常开展。待到问题无法挽回之时，项目参与人员再对其进行解决也只能是徒劳，因此这就要求项目参与人员能够与其他成员展开积极沟通，不论漏洞问题出现在哪个部门，都必须对其予以处理，积极并且主动地与他人展开沟通是保证信息系统建设工作有所依存的保障，只有这样才能大幅增强企业内部各个部门的沟通效率。

　　结束语：

　　总而言之，信息系统项目是我国大中型企业的重要组成部分，然而在其工作运行的过程中却依然存在许多问题。其中项目参与部门之间沟通不足成为了影响项目运作的重大原因，这就要求相关部门必须全面提高对企业内部运作模式的重视，同时花费充足的时间建立完整的沟通管理机制，只有这样才能全面提高企业的运作高度，有效规避各个可能发生的项目潜在风险，为企业的发展提供源源不断的推进力，为企业项目水平的增加提供大量经验。参考文献

　　[1]王秀英.企业部门沟通机制如何有效发挥作用[J].现代经济信息,2018(16):127-128.

　　[2]董雯,董琪,郭霞.信息系统项目管理中沟通管理的有效实施[J].数字通信世界,2018(07):239-240.

　　作者刘明川

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