计算机档案管理软件技术研究与应用
发布时间：2020-07-20
摘要：互联网技术的普及，推动了大数据技术的不断发展，让其技术数据处理能力得到有效提升，为人们的生活、学习、生产等多项活动提供了便捷。档案管理工作也在这样的发展形势下，不断地应用与普及相关技术，让传统档案管理工作向着数字化档案的方向发展。可以说，基于互联网技术的档案管理工作，实现了数据存储的便捷性以及时效性。此外，随着互联网技术的应用，传统档案管理工作中的资源消耗也得到了有效的缓解。
关键词：计算机;档案管理软件;技术研究;应用;
引言
计算机早在几十年前就已经存在，当时的计算机就能够十分精确且快速的完成一系列人工无法媲美的工作，所以在这几十年的发展中，计算机的性能优点也越来越显著，人们将他穿插在日常工作中已成为十分普遍的现象。对于档案管理工作来说，该工作建立在大量的数据基础之上，而处理数据恰巧就是计算机最擅长的地方，其能够比人工更高效地完成档案管理工作。因此，将档案管理工作与计算机技术相结合是很有必要的。
1.互联网时代档案管理工作概述
互联网时代依托于信息技术与计算机技术载体，通过不断的创新与发展，出现了云计算与物联网技术，对人们的生活、生产、学习都产生了巨大的影响。互联网时代的来临，促进了其技术与各类型传统行业的相关技术的结合。在这样的发展背景下，档案管理工作中开始广泛地应用互联网技术、信息技术，并通过相关技术与传统档案管理模式的整合，创新出了新时代的档案管理工作。同时，还增强了档案管理工作的保密性，提高了档案管理工作效率。
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2.计算机档案管理软件应用的必要性
计算机技术是一种高速而精确的技术，他本身的运行就建立在计算机数据的运行之中。而且计算机拥有大量的储存空间，它能够在自己的计算运行中建立起一个丰富的分类储存程序，可以将大量的档案精确的进行分类。计算机在计算分类后可形成检索窗口，人们可以根据自己的需要通过计算机检索功能快速找到自己需要的东西。另外，计算机技术改变了以往传统的档案管理方式，他不再是将数据记录在纸面上，而是将数据记录在计算机中，不仅方便了记录，同时利于档案的保存，而且保存在计算机中的档案可以利用计算机的网络传递功能快速地在不同计算机之间传输，从而提高工作效率和档案保存的保密性。基于以上计算机技术在档案管理应用中的种种优点，我们可以说计算机技术在档案管理中是很有必要的。
3.计算机档案管理软件的技术设计流程
3.1功能设计工作
首先，机关事业单位应当分析出计算机档案管理软件应当具备的基本功能有哪些。一般来说，档案管理工作涉及到对资源信息的收集和整理等基本工作，内容相对较为复杂和繁琐。因此，软件系统应当具备自动分类的功能。其次，为了保证档案数据的安全，还要具备数据备份功能。同时，计算机档案管理软件的应用优势就是可以在网络平台上便捷完成信息的存储、传递、修改等工作，降低工作人员的工作压力。最后，在软件技术的设计环节中，技术人员要重点关注于网络连接的问题，科学合理的开展资源共享工作，保证档案资源应用价值的充分发挥。此外，还可以为系统设置打印功能，减少手工劳动的强度。
3.2利用计算机技术设计多样化检索工具
计算机技术可以利用多媒体显示数据，那么，在计算机档案管理工作完成后，我们可以利用计算机技术设计出更便于检索档案的工具，再利用多媒体技术显示出来。例如对于网络虚拟档案，我们可以精炼提取档案关键词和档案类别，需要者可以根据档案关键词、档案类别等等进行筛选。其次对于实体档案文件，我们可以利用计算机进行位置导航，精确筛查出档案放置的位置，帮助需要者找到档案。
3.3系统结构建设
计算机档案管理软件的设计工作应当从系统结构设计环节入手，设置资源存储层，建立数据资源库，按照不同档案类型对数据库进行分类设置，给资料查找工作提供便利。同时，应当从软件操作界面的框架结构建设工作入手，结合单位类型和独特的文化精神，进行界面布局的优化设置工作，提高软件的美观性和实用性。
4.计算机档案管理软件技术的应用要点
4.1确保档案信息的安全性与保密性
在此环节中，需要构建健全的互联网时期档案管理制度，让现代档案管理工作能够得到规范化的管理。通过构建健全的档案管理制度，实现现代档案管理工作的责任分解，并落实到每一个工作岗位，明确每个档案管理工作人员的工作职责。目前，我国对于档案管理工作的保密性，还处于一个初始阶段。并没有行之有效的现代技术给予支持。因此，每一名参与档案保密工作人员，必须要树立起档案信息保密意识。从根本上意识到，确保档案信息安全性，才能够对国家利益、个人利益不受侵害提供保障。想要增强档案信息安全性，需要每一名参与档案管理工作人员，能够不断提高自身的网络、设备以及数据等不同层面的管理水平。同时，还需要借助高科技管理手段，对档案管理系统进行定期检查，确保档案管理系统的安全。如制定定期杀毒制度、定期修补操作系统漏洞、定期更新管理系统补丁等。
4.2人员培训工作
虽然我国已经进入信息化时代，信息技术可以实现对数据的自动存储和分类，给工作人员的日常工作提供了极大的便利。但是，实际的计算机技术仍然需要由专业的工作人员来操作。因此，机关事业单位必须要从人才培养的角度出发，了解新时期事业单位自身的发展情况，明确档案管理工作的重点及难点所在。安排专家为工作人员传授先进的工作经验，并应当开展素质教育工作，引导工作人员自觉规范自身的工作行为。在这个环节，机关事业单位要注重于提高工作人员的创新意识及能力，让工作人员能够不断总结档案管理软件技术的应用优势及不足，研究优化系统结构建设方法及软件操作方案的可行措施。
4.3相关注意事项
在应用计算机档案管理软件的过程中，还有一些注意事项需要遵守。第一，新时期的档案管理工作主要依靠信息技术手段来完成。因此，事业单位要想充分发挥出软件的实际应用效果，就需要做好前期准备工作，完善基础设施建设。这还涉及到资金成本的投入问题，机关事业单位应当安排财务管理人员做好经济预算，提高资金的使用价值，避免出现资金浪费的问题。第二，设计计算机软件进行档案管理的目的是为了提高传统档案管理工作的水平和效率。在软件功能的研究工作上，对档案材料可以进行目录检索，也可进行文件内容全文检索;与打印机文件对接，可直接使用打印机的文件，减少文件材料手工录入量。在这个环节中，技术人员应当保证系统能够实时地反映档案文件分发、借阅、利用、移交、销毁、统计等情况，这是有效减轻工作人员工作压力，提高计算机档案管理软件应用效果的关键环节，需要各个单位引起高度重视。
结束语
利用计算机网络技术对档案进行管理，能充分才能体现计算机网络技术在档案管理应用中的优势。发挥其优势，通过计算机网络、硬件、软件的改进，实现档案管理网络化、数字化、信息化，使档案信息在机关事业单位中发挥更大的作用，为实现事业单位可持续发展做出贡献。此外，计算机网络技术在单位档案管理中的应用必须依赖计算机软硬件的支持和发展，需要大量资金、人力、物力等方面的投入。档案管理网络化也需要以人为本，培养相关技术、管理人才，只有将人与技术有效结合。——论文作者：赵亚南
