浅谈对城市园林绿化档案工作有效管理的思考
发布时间：2022-05-17
摘 要：城市园林绿化工程的有效建设发展，能够对改善城市环境、提高城市生态环保性、推动城市长远发展等方面产生积极作用。而园林绿化档案工作的开展能够全面记录与园林绿化相关的各类信息资料，对相关单位进行城市规划、植被保护等工作提供基础依据，对园林事业单位实现稳定发展、发挥公益作用有重要帮助。但目前园林事业单位在档案工作开展时还存在相关问题，还需要重新对档案工作管理方面进行全面分析，明确问题，结合档案管理要求及实际情况，制定有效的管理对策。本文就城市园林绿化档案工作及管理作出分析，提出几点建议，以供参考。
关键词：城市园林绿化;档案工作;管理对策
城市园林绿化档案工作的有效开展能够将有关园林绿化的相关信息资料进行记录保存，为后期进行相关工作项目提供有力参考和基础依据。所以对于档案工作来说，其管理水平、开展效果，可直接对单位发展产生一定影响。但现阶段园林绿化档案工作在实际开展过程中还存在相关问题，如档案管理方法不合理、档案检索效率低、档案人员工作能力不足等，这些都会在极大程度上限制档案工作的发展，降低档案工作的开展价值。为切实改善解决此类问题，单位相关人员应加强对管理存在问题进行分析，并对档案工作的特点、内容、有效性进行明确掌握，综合单位发展要求、档案工作实际需求等条件对档案工作进行优化，制定有效管理对策。
一、园林绿化档案管理内容及工作开展有效性分析
城市园林档案属于城建档案类别，是关于城市公共绿地、专用绿地、生产绿地等规划建设的施工与管理方面历史性的记载，其主要为相关单位及人员开展相关研究或工作项目提供信息资源和参考依据。而对于该档案工作的开展来说，其有效性主要体现在以下几方面。 1.旧城改造。城市发展过程中需要对各个地区进行规划改造，才能进一步推动城市高效发展。但在旧城改造工作开展过程中，很多施工单位对地下管线敷设等方面情况不予了解，这种情况下极易导致后续改造建设中对地下管线或相关建筑物造成破坏。而园林档案工作的有效开展，能够对相关信息资料进行全面记录保存，在改造前联系相关单位调取档案资料，就可准确了解到地下管线的具体位置，以制定合理安全的改造方案。2.防护工作。城市园林绿化建设过程中，会引进种植不同品种的树木花卉，在工程后续发展过程中，这些树木花卉会因相互作用、自然环境、飞虫等因素而引发各类生长问题。而档案工作的有效开展，能够将各个品种树木花卉的特性、以往受过的病虫害问题进行详细记录，有助于相关人员掌握树木花卉的生长规律，以采取针对性防治措施。3.城市建设。城市在建设发展过程中应不断提高生态性和环保性水平，所以这种情况下可借助园林档案对相关资料信息进行了解，并以此为依据对城市园林发展进行优化规划，通过改善环境、提高植被覆盖率等方式提升城市生态性与环保性。4.园林建设。在后续发展过程中促进新园林建设工程的有效实施，就可借助园林档案对现有园林苗木的品种、生长特点、生长条件、土壤环境等信息进行了解，以选择更优质的苗木品种，提高新园林建设效果。5.城市旅游。挖掘利用园林档案所记录的城市相关信息资料，打造名山等旅游品牌，以推动城市旅游业的发展。6.生活质量。根据园林档案提供的信息资料，单位可进一步对园林文化进行编写，对园林资源进行有效利用，提高城市园林建设生态性和发展水平，为城市居民带来更好的自然体验，增强生活质量。
二、园林绿化档案工作特点分析
对于园林绿化档案工作来说，其特点主要包括以下几项。1.专业性。对于园林绿化档案来说，其所记录的资料信息具有较强的专业技术性，主要涉及相关活动、绿化科技等。对于园林绿化建设工程来说，其在施工前需要对各类树木花卉的生长习性、生长规律、生长特征等条件进行准确了解，并以此为基础结合城市当地实际情况进行规划设计。所以园林绿化档案工作的开展需具备专业性，才能提高园林绿化工程建设的规范性。2.协作性。园林绿化档案类型、内容等多样复杂，其涉及多个部门及行业，所以这种情况下园林绿化档案工作在开展时需要由各部门共同参与，在协作沟通过程中完成相应的工作内容。3.动态性。园林绿化档案主要记录园林绿化工程及相关活动所产生的信息数据，但工程、相关活动在具体建设开展过程中都存在较强的不稳定性，容易出现变动，在这种情况下使得档案内容存在动态性特点，需要根据具体工程及活动的变化对档案内容进行调整记录。4.开放性。园林绿化单位属于事业单位，其单位本身具有公益、服务等属性，主要为城市发展、人们生活提供服务与保障。这种情况下园林绿化档案工作开展过程中自然具备较强的开放性和资源共享性。
三、园林绿化档案工作管理存在问题
1.园林绿化档案管理不到位
一方面很多单位管理人员对园林绿化档案管理认知不足，难以意识到档案管理对单位发展及城市建设的重要作用，进而导致园林绿化档案工作在实际开展过程中未受到重视。例如，在城市公园绿地的建设改造中，对原有绿地档案的收集整理保存不到位，影响工程改造后续档案的整理，失去延续性，造成园林历史沿革的断档。另一方面在档案工作开展过程中，并没有根据档案工作内容、档案工作开展需求，以及城市园林绿化发展需求等条件，制定有效的管理方法。同时也没有根据档案工作内容及相关要求，对档案管理制度进行完善制定，且制度的执行力较低，导致档案管理水平得不到提高。
2.园林绿化档案检索效率低
现阶段档案检索主要包括人工手动检索和计算机自动检索两种，但人工手动检索在档案工作开展中占比较大。这种检索方法在实际使用过程中因人员能力、档案数量等条件的影响，容易出现档号不规范、案卷标题不规范、卷内目录不齐全、组卷混乱等问题。虽然很多单位针对人工手动检索方法作出了相应的优化，编制出多种检索工具，但这些检索工具只是提高了人工手动检索的多样性，并没有提高检索的精准性和规范性。
3.档案工作人员能力不足
很多单位并没有针对档案工作人员展开专业培训指导工作，导致很多档案工作人员对档案管理基本要求、管理内容、管理方法等方面并不了解，使得工作实际开展过程中极易出现档案资料收发不及时、档案资料整理归档不到位等问题，对档案的保存、开发利用等造成一定影响。同时很多单位在管理上也缺少与档案工作人员的沟通交流，难以真正了解到档案工作人员的实际需求和工作难题，且无法对其思想态度进行有效纠正引导。当档案工作人员能力不足，自然无法提高档案工作开展效果。
4.园林绿化档案管理信息化水平低
对于园林绿化档案工作管理来说，其缺少对信息技术及设备的有效应用。园林绿化建设发展过程中会产生大量的资料信息，但目前通常以书面资料进行收集归档，而像视频、照片等类型的档案资料相对较少。另外，很多单位对信息化管理缺乏正确的认知，在园林绿化档案工作过程中更注重线下管理，并没有建设网络管理系统和配备先进的技术设备，使得线上管理效果较差。
四、提高园林绿化工作管理有效性的对策
1.形成正确管理意识，重视园林绿化档案管理
首先单位需要对园林绿化档案工作的重要性进行明确了解，意识到园林绿化档案工作开展对单位发展及城市建设的重要作用，进而形成正确的管理意识，能够为后续档案管理工作的有效开展提供有力支撑。其次重视园林绿化档案管理，需要将档案管理纳入重要议程，要求工作人员能够定期做详细汇报，便于对档案管理工作的开展提供指导意见。
2.完善档案管理机制，提高执行力
单位应针对档案管理工作开展要求和开展内容，对现有的管理机制进行完善，并提高相关制度的执行力。(1)管理责任制。根据档案管理要求、档案管理内容、各部门工作特点、单位发展需求等条件，对档案管理进行定岗定责。加强责任制的落实力度，确保由专人对档案资料进行管理，并没有相应的部门及管理者进行监督，同时还应制定“分级负责建档、集中统一管理”的档案管理模式。(2)管理制度。单位需按我国档案管理制度、相关法律法规，结合单位档案管理实际情况，对内部档案管理制度进行调整优化，对档案各项工作内容进行有效管理。同时需由相关部门及人员对管理制度进行有效执行，对不良行为和违规操作按制度要求进行处罚，对优良表现也可按制度要求进行奖励。
3.落实全程化管理模式，提高档案资料完整性
针对园林绿化档案工作，应有效落实全程化管理模式，能够对与档案相关的各个阶段进行有效管理。(1)园林绿化工程施工前。在工程建设施工前，单位应指派专业档案工作人员，协同相关部门对有关工程的相关资料信息进行收集整理，主要包括立项文件、开工审批文件等。(2)园林绿化工程施工中。档案工作人员应与工程技术人员等相关人员做好沟通交流，能够在施工过程中做好资料信息的收集及管理工作。首先对于工程质量保证资料来说，主要涉及原材料等所对应的质量检测报告等相关资料，苗木清单、苗木检疫证明、土质检验报告等相关资料，以及各类管材、配件的质量合格证等相关资料。档案工作人员需要对这些资料信息进行核实、检查，一旦出现资料不完整、资料不真实等情况，需立即通知相关人员及部门进行解决，并按制度对相关人员进行处罚。其次对于工程施工管理资料来说，主要涉及技术交底记录资料、施工方案、开工报告、栽植数据、隐蔽工程资料等相关资料。在资料收集管理过程中工作人员需要根据施工进度及相关要求有序进行，确保档案资料完整真实。最后针对隐蔽工程资料和图纸、技术资料来说，档案工作人员需要对隐蔽工程各项影像资料进行收集，且确保隐蔽工程资料完整全面。同时对于图纸及相关技术资料，也需要加强重视，保证相关资料上具有相关负责人的签字证明。(3)园林绿化工程施工验收。对施工竣工包括、功能性检测结果等资料信息进行收集检查，确保相关资料文件上签字、盖章齐全，这样才能为后续工程的应用发展提供基础保障。例如临沂雕塑公园绿化档案整理初步形成整理体系，从最初的岔河林场到临沂动植物园再到临沂雕塑公园，整个地块的归属、批复文件、建设合同、建设过程、影像资料，现状资料等完备齐全。
4.加强人员培训，提升档案管理能力
园林绿化档案工作涉及的内容流程较多，且档案资料信息量较大，这种情况下人员的管理能力和专业素质对档案工作的开展效果有重要影响，所以需要做好档案工作人员的培训指导工作。(1)业务能力。单位应制定培训计划，要求档案工作人员都能够参与到培训中，通过专业人员的讲解指导，对档案管理内容、管理方法等方面进行了解掌握，提高对管理流程的熟练操作能力。同时及时将新知识新技能传授给工作人员，以不断提高其业务能力。(2)思想态度。加强宣传教育力度，让档案工作人员能够形成正确的思想观念，增强自身的管理意识，以正确的态度展开档案管理工作，提高工作责任心。(3)服务水平。园林绿化单位本身就具备较强的公益服务属性，在这种情况下应通过合理的教育引导，促进档案工作人员能够提高自身的服务意识，为各部门及相关人员及时提供档案资料信息。
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另外，在培训过程中，单位也应多为档案工作人员提供学习发展的机会，如外出研修、参与继续教育、实行轮岗培训、参与资格证书考试等。同时还应对现有的考核机制进行改进优化，多了解档案工作人员的工作情况和实际需求，以合理的考核机制激励工作人员，促进其提升档案管理能力。
5.应用信息技术，实现档案信息化管理
为减轻人工管理工作量、提高档案工作管理智能化、促进单位进一步发展，以及避免人工误差问题，现阶段单位在园林绿化档案工作管理过程中，应合理应用信息技术，实现线上线下的有效连接，提高档案管理信息化水平。首先利用互联网，借助云计算、大数据等技术，建设园林绿化数字档案，实现“存量数字化”。比如在进行古树档案资料收集管理时，工作人员可利用射频识别技术对古树相关属性特征进行鉴定，并借助GPS 技术对古树的具体位置进行确定，同时使用传感技术对古树温度、土壤等相关参数指标进行记录。相比人工记录来说，更具实效性、精准性和全面性。其次需要建立档案网络管理平台和数据信息共享平台。管理平台主要指工作人员可通过计算机及相关系统对档案资料进行整理管理，共享平台主要指将一些档案资料存放在共享平台中，通过实时传送交互，将档案资料及时送至相关部门及人员电脑中。同时利用计算机搭建的线上档案管理平台及共享平台，还能提高档案资料检索的准确性和便捷性。最后还需要安装防火墙、杀毒软件等保证线上数字档案的安全，配备摄像头、灭火装置、防盗电子密码门、智能机器人等保证线下档案资料室的安全。
五、结语
综上所述，园林绿化档案工作的稳定开展和有效管理，对单位自身发展及城市整体建设均有重要帮助，同时也能够为园林绿化工程的建设提供基础依据。所以现阶段单位需要对档案工作加强重视，分析其特点、重要性以及存在的问题，通过增强管理意识、完善档案管理机制、落实全程化管理模式、加强人员培训、推行档案信息化管理等方式进行优化完善，促进档案管理工作的高效进行。——论文作者：王洪英
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