基于办公自动化平台的医院综合档案管理信息系统设计与实现
发布时间：2022-04-19
[摘要] 目的：设计基于办公自动化(OA)平台的医院综合档案管理信息系统，保证档案信息安全性的同时，为院内综合档案服务信息资源共享提供便利。方法：在实现院内信息资源共享的过程中，充分利用浏览器与服务器(B/S)技术结构下的OA 平台，应用超文本预处理器和MySQL数据库(PHP+MySQL)两种程序设计方式，以组合的方式完成多用户网络化的医院综合档案管理系统的设计工作。结果：该系统的顺利实施从根本上解决了以往档案管理相关流程的复杂性，如查询及打印等，以管理模块的方式对档案管理工作进行划分区域。结论：医院综合档案管理信息系统的应用促进档案工作与国家及行业要求的标准相适应，确保院内综合档案信息资源共享，为开展医院档案信息相关工作提供便利。
[关键词] 医院综合档案;档案管理;管理信息系统;办公自动化(OA);平台
为确保医院各项工作顺利开展，扩大医疗服务辐射范围，大型医院通常以建立分院的方式分散人群。此外，建筑群是大中型医院的特征之一，各类型科室与职能部门等分布不集中，为档案管理部门工作增加了难度，导致档案利用率降低。医院沿用的传统档案管理信息系统无法实现档案管理应用效率的最大化，增加了档案利用的复杂性。随着科学技术在大中型医院中的深化，加速了医院信息系统 (hospital information system，HIS)的实现，同时也引起了大中型医院的重视。期间，河南省中医院及黑龙江省佳木斯大学从系统模块构成的角度进行研究[1-2];南方医科大学南方医院从系统功能的角度进行研究[3];黑龙江省鸡西市人民医院从档案网络化管理的硬件、软件环境及数据库管理系统类型的角度进行研究[4];山东省泰安市中医医院从档案信息化管理的定义及医院档案信息系统的作用角度进行研究[5]。本研究在总结多年档案工作经验的基础上，采用当今国际流行的PHP+MySQL程序设计组合。基于浏览器与服务器(browser/server，B/S)技术结构下的办公自动化(office automation，OA)系统平台，详细阐述多用户网络化的医院综合档案管理信息系统设计与实现过程，为医院提供便捷、高效且优质的档案信息服务，保护档案信息安全，为我国各级各类医院开展档案信息化建设提供有益参考。
1 医院综合档案管理信息系统需求分析
1.1 用户需求分析
以济南市人民医院为例，进行医院综合档案管理信息系统的需求分析。
1.1.1 对文书档案的需求
在医院的功能部门当中，应用文书档案最为广泛的部门是医疗、科研及行政等部门，上述部门在文书档案方面的需求具有一定代表性，其希望通过查询或打印等方式快速获得相关档案。
1.1.2 对科技档案的需求
(1)医疗档案在院内各部门中应用频率最高的是医疗保险办公室、护理部及药品管理部，其希望在查询医疗档案过程中，通过便捷的查询方式即可获得所需的医疗成果及临床信息等，最终将题录打印。
(2)院内重点应用科研档案的部门包括培训部、科教部及人事部等，该部门表现出的需求通常体现在临床相关论著及课题等方面，其希望通过有效查询及打印获得相应的题录。
(3)基建档案在基建办公室中应用广泛，其需求体现在基建信息存档、查询及打印便利性。
(4)设备档案常用部门是网络信息办公室及设备档案物资供应部，具体体现在设备档案信息的存档、查询及打印上，确保档案内容的规范性。
(5)出版档案在医院内职能部门中应用并不广泛，与其所属的医学杂志——《中国实验诊断学》存在较大关联，具体需求体现在出版杂志相关的存档及查询等方面。
1.1.3 对专属档案的需求
(1)教学档案。该档案在科教部及研究生管理办公室中应用广泛，其希望通过查询和统计的方式更全面的探究临床及科室的研究档案及教学成果等信息，科学的存档方式便于打印题录，提高应用效率。
(2)财务档案。财务部及资产管理部对财会档案的需求量最大，对财会档案的查询及存档情况是其表现出来的用户需求。通过对上述不同档案类型各部门表现出来的需求状况的分析，做出如下总结：①为更好满足医院各部门对档案管理的需求，要求医院综合档案管理信息系统向网络化方向发展，尤其是在文书档案和个人成果档案上表现出较大的需求;②各部门均希望通过科学的查询和打印方式获得所需题录;③与其他档案在共性和特殊性上进行比较，文书档案的需求表现与科技档案、专门档案的表现相反。
1.2 档案管理部门需求分析
该管理信息系统最大的用户为档案管理部门。在系统设计过程中，需将该部门所对应的服务及管理等相关职能全面体现，一方面有效满足普通用户提出的各项需求，另一方面还需符合重点用户的具体需求[1]。
(1)在由医院开展的每年度针对各类专业技术人员的职务聘任过程中，由该部门将应聘人员在该年度中的获奖、承担项目、出版论著及发表论文等方面的主要题录提供给研究生部、科教部、护理部及医务部等，由上述部门负责全面审核。
(2)在由研究生院负责的临床医院研究生导师选拔及聘任过程中，由该室将应聘人员在该年度中的获奖、承担项目、出版论著及发表论文等方面的主要题录提供给研究生部及科教部，由其负责全面审核。
(3)每年选拔评审各类人才项目时(包括公派出国留学人选、先进科技工作者、有突出贡献的中青年专家及国务院特贴专家等)，由该室将应聘人员在该年度中的获奖、承担项目、出版论著及发表论文等方面的主要题录提供给科教部、人事部及医院党办，由其负责全面审核。
(4)每年由医技及临床等相关科室进行项目申报或进行年终工作总结的过程中，由该室提供有关获奖、承担项目、出版论著及发表论文等方面的主要题录。
2 医院综合档案管理信息系统设计
2.1 系统技术结构
在当前工作中，主要通过B/S技术结构进行模式的设计，其可在任意地点及时间下将档案题录打印及查询等相关服务提供给用户，因此对于非专业的管理人员而言适用性较强[2]。此外，该系统由专门的管理员进行管理，因此安全性较高，技术结构见图1。
2.2 系统总体架构及技术路线
该系统总体架构主要包括门户层、应用层及数据层，见图2。
门户层主要涵盖了客户端借阅、录入及查询等，此外还包括门户网站;应用层则涵盖财会、出版、设备、基建、获奖、科研项目、论著、论文、教学、医疗及文书等方面，此外还有管理员的相关管理系统，同时还有借阅、录入、打印及档案查询等管理系统;数据层主要有财会、出版、设备、基建、获奖、科研项目、论著、论文、教学、医疗及文书等的辅助管理和档案数据库。
3 医院综合档案管理信息系统功能设计与实现
3.1 系统功能设计步骤
(1)步骤一。在分析用户需求基础上，全面构建 MySQL数据库，并进行其关联的构建。在安全、方便及节约等原则上，建立财会、出版、设备、基建、获奖、科研项目、论著、论文、教学、医疗及文书等辅助管理及档案数据库。由此，管理工作涉及的各类数据类型将实现其紧密关联。
(2)步骤二。用户可利用浏览器与Internet网络在用户端上对用户端界面(在Web服务器上)进行远程访问，包括管理员、档案录入及档案查询等界面。其主要通过脚本语言超文本预处理器 (pre hypertext preprocessor，PHP)结合进行设计，其中包含多选项表单。上述选项主要涉及财会、出版、设备、基建、获奖、科研项目、论著、论文、教学、医疗及文书等档案的录入及查询等。采用Post的方式将用户录入信息提交到Web服务器，从而使信息具有较高安全性。有关界面还可向用户显示档案题录及查询结果，用户可利用PHP 编程结合其实际需要保存各类反馈信息，其格式包括Txt及Excel等。
(3)步骤三。服务器程序可在服务器端上基于来自用户端的相关数据，对其进行解析获得相应的查询关键字，进行来自于MySQL数据库的删除、更新及插入等功能的调用，针对财会、出版、设备、基建、获奖、科研项目、论著、论文、教学及医疗文书等管理数据表进行操作，实现其功能并向用户端进行反馈[3]。
3.2 系统模块设计与功能实现
3.2.1 系统界面
系统包括管理员及用户等界面。考虑到数据安全问题，数据库管理与系统用户尽可能地被分开，从而复核管理员界面相应的IP地址[4]。尽管该管理系统向管理员及有关用户提供了录入、打印及查询等方面的功能，但仅系统管理员拥有修改权限，目的是提高数据库安全性。
3.2.2 用户界面及管理员界面管理模块及其功能
上述管理员及用户等两个界面的管理模块数量均为13个，涉及财会、出版、设备、基建、获奖、科研项目、论著、论文、教学、医疗及文书等档案管理模块11个，以及系统管理与功能管理模块共计13个[5]。系统见图3。
(1)用户界面及管理员界面。档案管理模块所具有的主要功能模块均有3个不同的菜单，包括录入数据管理、数据录入及查询;管理员界面的各档案管理模块均有4个不同的菜单，分别为关于录入数据的批量管理、录入数据管理、数据录入及查询，见图4。
(2)系统菜单[6]功能如下。①进行菜单查询，对模糊查询予以支持，即无需输入所有要查询的内容，而是输入部分字段关键字，即可准确地查出符合条件的条目，此外也对IE浏览器的各类功能予以支持;②数据录入菜单，系统用户可自主录入界面，根据具体提示信息录入数据表内容，录入数据时，对重复录入方面的提示及检查功能进行设置，提交后则会在临时数据表中存储录入信息，在用户将文件原件提交到综合档案室后将可进行存档。系统的管理员则可在相应界面中录入有关数据;③数据录入菜单，可在系统用户界面中显示已提交数据项，系统用户则可修改有关信息并提交。当完成原件的存档处理后，系统管理员可基于用户姓名及记录号对信息进行查询，完成审核后可选择提交选项，则将用户录入信息提交给主数据表，同时将该数据项由临时数据表之中进行全面的删除;④批量管理录入数据[7]的相关菜单，仅系统管理员可使用该功能，主要未定期删除临时数据表里存放的各类垃圾数据。利用该功能，可对规定期限中无法进行存档的信息进行批量删除，从而确保整个系统顺利运行，其关键程序代码如下：
(3)功能管理模块主要功能。该模块主要有个人成果题录打印、管理及借阅查看等功能，可实现不同管理模块的一键式完成。此外，也使后续扩充系统功能时具有更大空间，从而可添加一些必要的系统功能。
(4)系统管理模块主要功能。其主要包括下述菜单，即密码管理、留言管理及系统日志查看等;管理员界面则有下述四个不同的菜单，即密码管理、数据库备份管理、留言管理及系统日志管理等。见图5。
(5)系统管理模块菜单功能。①系统日志查看，目的是使用户能够方便地对系统日志进行查看;②系统日志管理功能，仅针对系统管理员，利用专用数据表进行系统日志管理，通过程序进行系统日志生成。系统管理员可浏览系统日志，统计访问者数量，记录各次访问操作的信息，同时屏蔽各类恶意用户所对应的 IP地址[8];③数据库回复或备份管理等功能，其仅针对系统管理员，考虑到数据应具有较高安全性，系统管理员需在本地磁盘中定期备份处理数据，在进行系统恢复时即使用数据;④还原功能及留言管理功能，可提供给用户使之可进行留言，如在系统管理员界面，管理员删除及查看数据表;⑤密码管理功能，系统管理员及用户均有权修改其密码，从而使数据库具有更高的安全性，
3.3 系统模块优势
系统优势包括：①时效性及实用性良好，相关用户在进行档案信息查询时将不受时间及空间限制，且在操作方面具有良好的易用性;②可扩充性及灵活性较高，由于其功能设计及系统模块等方面均预留了较大空间，使用户可根据实际情况进行扩展;③公平权威性高，该系统中的各类档案信息完全透明，各类档案题录均向全院公开，有关用户除可查询其自身相关的成果题录外，也有权查询他人题录，信息可靠性较高;④该系统具有较高准确性，有关的用户可自主地进行数据的录入，而管理员主要进行加工及审核工作，使得录入的错误率显著降低;⑤安全性较高，普通用户仅可查看数据却无法进行修改，所有档案数据均在网信管理办公室中保存，系统管理员严格管理系统日志，可有效提升信息安全性，避免出现数据信息被恶意篡改的现象。
4 结论
本研究深入阐述以OA平台为基础的医院档案管理信息系统，着重分析其设计及实现过程，相较于之前所用的档案管理系统，能够使档案管理部门以及使用人之间的空间距离得以显著缩短，从而能够共享各类档案资源，而用户也可以得到质量及效率更高的相关服务，显著地提升了信息检索的准确性及全面性，从而将该网络化服务体系完整地构建起来。利用该系统可使档案管理部门的工作方式从之前半封闭式转变为完全达到开放式，可实现工作模式的创新，促进该项工作的整体快速发展。——论文作者：李秀云① 李 莉② 谭德新① 许 娟③
本文来源于：《中国医学装备》(月刊)创刊于2004年，杂志面向全国各级各类医疗卫生机构、医学院校、科研单位、生产营销企业及卫生行政管理部门发行。杂志致力于宣传贯彻国家有关政策、法规,报道医疗装备最新动态、管理应用、产品技术评估、系列学术讲座及教育培训的最新信息。
