林业科研事业单位内控信息化建设研究
发布时间：2022-03-06
摘要：本文以林业科研事业单位为研究视角，分析构建信息化内控机制的必要性，阐述林业科研事业单位内控现状，探索构建信息化内控机制的具体方法。现状为：执行预算编制内容难度大、收支账目不清晰、采购监督未发挥作用等。构建方法为：确定信息化内控机制的设计目标、梳理设计思路、设计体系功能。本文尝试分别从预算执行、收支管理、采购监管、资产管理、规范科研项目等视角，逐步完成信息化内控机制的建设，为林业科研事业单位内控工作助力。
关键词：内部控制;采购管理;林业科研事业单位
内控工作具体指组织机构在制度建设、管理执行等工作中，对单位经济活动进行全面管理，尝试规避单位经济运作的风险问题，提升资金利用率的同时，发挥资金使用价值。政府对于事业单位内控工作，给出了相应的发展方向，尝试以信息工程为辅助措施，助力科研事业单位内控管理，为林业科研项目运作提供充足资金，展现内控工作价值。
一、林业科研事业单位构建信息化内控机制的必要性
(1)2014年中央对于财政资金提出了管理方案的优化建议，明确指出：提升科研项目资金预算规范性，加强科研信用管理完善性，构建完整的资金使用评价监管体系，保障科研项目资金内控品质，对科研资金使用加以全面审核，坚决查处资金违规使用问题。
(2)2016年对于科研项目资金各项工作的规定，给出了细化建议：发挥信息工程作用，组建全面内控体系，保障科研资金管理能效。
由此可见，各级行政事业单位将内控理念成功引入科研事业单位，以规范资金管理规定，尝试助力科研项目发展，以期获取高品质科研工艺，为国内现代化经济发展助力。
二、林业科研事业单位内控现状
1.林业科研事业单位概述
H林业科研单位于1953年成立，收入来源包括：财政扶持、科研项目收入、资产收益等。H单位作为综合工艺研究事业单位，在国内林业工程中，发挥着科研支撑作用。截至目前，H单位设立的研究中心有19个，遍布全国省市，形成相对完善的林业科研体系。H单位致力于林业研究工作，为国内生态保护、林业建设提供科研依据。
(1)4个林业实验组：一为热带林业研究，二为亚热带林业项目实验，三为沙漠土地资源研究，四为华北林业项目。
(2)森林生态保护9个专业研究小组。包括木材工业、森林生态保护、森林保护新型工艺等。
2.内控风险表现
一是执行预算编制内容难度大。在预算规范执行期间，预算编制内容应包括单位内部的各类收支项目。财政拨款时，预算金额处于财政预算控制范围内，在财务与各部门进行有效沟通基础上，综合确定各分支类目的资金规划。然而，科研事业单位对于精准规划预算内容工作存在不重视的问题，引起预算资金使用不规范、多次追加资金等现象，削弱了资金预算工作的有效性。追加资金问题，并未严格依据预算内容进行资金管理，降低了预算内容的执行力。
二是收支账目不清晰。收入账目问题。H林业科研事业单位的资金收益，包括资金利息、固定资产收益。此种收益具有较高的风险性，同时存在收益管理灵活性问题，极易形成资金上缴不完全的问题。同时，H单位的各项收入，并未设立账目管理工作，比如利息收益、其他收益等，形成了资金管理风险。支出账目问题。H单位在研究社科项目时，存在资金使用量少、批次申报问题，占据了单位中财务工作量的至少75%，引起财务人员工作任务量较大问题。在财务人员配置不充足的情况下，将会引起岗位分离无效、支付失误等问题，无法保障账目支出管理效果。
三是采购监督未发挥作用。H单位在进行采购工作时，以集中采购名目为依据，选择在采购标准范围内的采购资源，存在程序繁杂、资金使用风险等问题。H单位侧重科研项目运作，同时采购管理、产品验收两个岗位并未进行分离，难以保障科研采购物资的品质验收效果，极易造成采购监管不到位问题。部分科研单位人员，在采购期间，未形成较高的采购意识，在采购日常办公物资时，并未依据程序进行集中采购。此类人员自行购买的办公物资，在采购单价有所增加，在报账时，与原有消耗品采购价位对应不上，形成报账问题。H单位在采购期间，专设人员并未详细制定采购方案，对于各类采购物资的品质标准，存在认识不清问题，造成采购执行、预算资金之间存在出入问题。
四是资产账实不符。H单位在资产管理期间，资产类别主要包括：货币资金、固定资产。相比其他事业单位，H单位含有若干科研小组，在资金账户方面，有科研项目的专用资金账户，保障科研项目运作有序性。由于专用资金账户，相比一般类型的资金账户，具有资金使用的便利性，相应增加了资金管理难度，极易发生账实不符现象。
五是科研运作不规范。科研项目运作时，具有研究规模大、时间周期长、研究流程繁杂、科研环节众多、资金需求量大等特点，成为事业单位经济犯罪的高风险地带。H单位科研项目资金运作，潜在的不规范问题，具体表现为：在确定科研项目时，并未有序完成科研项目的可行性分析，对于科研项目中的各项问题，并未制定有效决策，存在盲目运作、超标开发、资金浪费等问题。科研项目采购方案操作性不强，由此造成各项预算与实际关联性不强，形成项目资金管理不受控问题。科研项目中各项运维优化工作，采取的项目管理方式，具有松散性，难以全面管控资金支出行为。
三、林业科研事业单位构建信息化内控机制的具体方法
1.确定信息化内控机制的设计目标
结合H单位现阶段资金管理的实际情况，以全面规划、高效执行、信息实时共享、动态化资金监管等视角，完成信息化内控体系构建，以提升业财信息数据的融合效果，便于集中开展资金管理工作，顺应事业单位对预算工作的需求，有序落实预算指标合理设计、高效监管核算体系、加强资金使用结果的监管、预警资金使用异常问题、自动获取资金决策内容等，以保障资金管理有效性。健全资金内控体系，能够有效控制资金浪费问题，准确识别违规经济行为，深层次分析各部门财务信息的内在价值，以此保障财务内控有效性，增强资金运作安全性，提升科研项目进展的规范性，以管理会计视角，精细化落实内控工作。
2.梳理信息化内控机制的设计思路
H科研单位在构建信息化内控体系前期，应明确内控体系的设计思路。因此，以H科研单位的内控标准、内控步骤、内控制度等内容，准确编辑添加在信息系统中。同时，体系的设计思想，应保持内控层次的构建效果、各流程运行的顺畅性、资金规划的全面性，以提升内控体系构建有效性。内控体系在运作时，核心内容为资产预算管理，分别从预算指标、资金使用、预算执行、成本报销、报表形成等各程序中，有序落实资金监管工作，让各类资金数据均处于内控信息体系中。
信息化内控体系的构建，是以项目资料库、内控标准为运行基础。内控流程包括项目预算、资金使用核算、资金运作决策三大主体，能够对于项目各项资金活动，有序落实内控管理工作，比如资金收支、资产、采购等，以保障内控程序运行的标准性、规范性。
3.设计信息化内控机制的各项功能
(1)预算与绩效关联，增强预算编制执行能力。
一是编制合理的用款方案。H单位在编制预算内容时，应有序开展资金使用交流工作，采取预算与绩效相关联的方式，保障预算编制内容的真实性，提升预算执行能效。H单位整合了业财内控资源，让每个员工拥有系统的账户与操作权限。在H单位开展资金预算工作时，借助系统向每个员工账户发送通知，让每个部门认真确定预用款项，制定合理的用款方案、资金使用的绩效达成目标。
二是业财沟通细化预算内容。在各部门预算汇总完成时，财务部门对于预算方案内容，与科研业务申报部门进行有效沟通，提升各部门预算方案的完善效果。最终，由财务部门整合各部门的预算资金总数，再将预算指标进行细致划分，便于各部门负责人员明确自身预算监管职责。在预算编制科研项目收支时，编制人员以内容编制准确性为核心，让全体科研项目小组人员，在内控体系中，完成科目资金申报的填写。申报内容包括：项目名称、项目资金需求、项目预计收益、年度内收支预算等。针对各项收支内容，项目负责人给予收支概率的评价，便于系统自动获取预算收支金额，保障预算编制的可操作性。
三是增强预算执行能力。在执行预算期间，应坚持的原则为：预算为前提，支出为结果;预算主体与资金使用主体对应。换言之，如若预算编制内容中不包括的资金使用项目，不可随意进行资金申领与报销。在资金使用时，应保障预算申报部门、资金使用部门的一致性，预算资金不可挪用、串用，维护预算编制对资金使用监管的约束性。由于在科研项目运作期间，存在一些不确定性因素，每个部门可在年中时，对预算方案进行一次调整，以此保障科研项目运作有序进行。
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四是发挥信息化预算管理作用。借助业财融合的体系，完成各项财务数据交互使用，形成一体化内控机制。针对项目变更、收支等情况，自动生成报表。项目责任人，在内控信息化体系中，能够实时查询项目进展情况，对于超预算、预算执行等工作，给予有效控制。预算编制完成时，对项目个人形成了预算指标。在初期预算工作时，分别从项目绩效期望、成本支出、经济收益等视角，进行细化，以定性表述形式，完成预算规划。同时，在项目资金使用达到50%，或者项目完成时，由项目责任人对绩效收益进行阐述。
五是年终资金使用的预算控制。年终时，如若项目预算执行未达到70%，或者存在年末时资金突增使用情况，则在次年预算中进行扣减处理。
六是预算绩效信息化运作的积极作用。在预算与绩效相关联的内控系统运行时，能够提升预算编制目标的明确性，增强预算执行监控针对性，合理评价预算结果，实时给予预算评价，最大化发挥预算绩效信息化管理能效。
(2)引进新型技术，提升收支管理有效性。在收支管理体系中，引入新型信息技术，构建电子办公体系。内控信息化建设的关键目标是：缓解财务人员工作压力，由信息化程序代替重复性、人为失误问题多的财务工作，保障经济管理运作的规范性，以制度为依据，有序落实内控管理工作，分别从事前支出规划、事中资金监管、事后绩效总结等视角，全面开展经济管理工作。针对收支管理成效，合理调整财务人员工作范围，使其侧重业务资金使用方面，提升内控信息化运行能效。
一是在内控信息系统的首页位置，展示H单位制度标签，实时共享国家级、省级的资金使用管理规定，以电子版形式，便于全员知晓。在公开透明的资金管控体系下，保障H单位的收支管理标准性。
二是在线申报模块。在信息系统中，报销人员上传报销凭证，以电子化票据管理形式，提升账目查询便利性。电子发票在开具时，完成发票编码的填写，在系统终端识别编码的唯一性，减少票据重复申报问题。针对单位中各重点事项，比如会议经费、培训成本等，在事前审批程序中，完成费用申报。在审批完成时，进行费用发放。
(3)建立采购一体化管理机制。在H单位采购程序中，完成内控系统引入，形成采购内控一体化运作流程，对采购全程序开展有效监管工作。采购全程序包括：制定采购方案、执行采购工作、采购物资品质验收、采购资金支出、采购物资使用效率评价等。H企业在使用采购信息化内控管理程序时，完成了全程序的信息化融合，形成了一体化管理体系，对于各项采购活动，开展了全面内控工作。依据前期预算、合理规划、采购实施等方式，在年初时，合理制定采购预算，结合部门采购需求，完成采购方案设计，确定采购各项需求，细化采购类目与数量，严格依据预算计划，开展采购工作。在年底时，对比预算与执行的偏差情况，为次年采购编制作依据。
(4)开展资产管理，提升资产账实匹配性。资产管理时，借助内控信息化体系，在线完成各项资金活动，减少现金交易，保障资金安全。在规划资金内控体系时，开展职务分离管理工作，针对资金审批、资金使用执行、会计核算等各项工作，分别设立工作人员，提升职务分离效果，保障内控效果。与此同时，会计、出纳等工作人员，采取阶段性轮岗方式，在轮岗交接时，保障账实匹配，减少账实混乱问题。
(5)加强数据共享，提升科研项目运作顺畅性。借助数据共享技术优势，对科研项目全程序进行全面监控。H企业现有的信息交互平台，可分别从项目收益、资金使用、项目运作状态、资金报表等模块中，调取可用信息，掌握项目进展情况。同时，项目预算、项目资金使用、报销申报、数据统计分析等程序，能够有效处理各项财务数据，对项目进行动态化内控监管，有效规避项目资金风险问题，提升科研项目运作顺畅性。
(6)提升合同管理全面性，增强内控标准性。科研项目中的合同管理作为内控关键项目，需要加强管理。H单位的内控信息化系统，对于合同约定、预算规划、费用报销进行了信息整合。同时将合同约定内容，作为内控的预警标准，为各项目负责人、内控部门提供了合同管理权限，包括合同内容查询、合同内容提醒等，便于项目责任人实时查看合同进展情况。同时，内控系统中，分别从类别、年度等方面，为合同建立了检索体系，便于合同查询，为科研项目有序运作奠定坚实基础。在内控体系下，提升科研项目合同管理全面性，切实保障内控运作的标准性。
综上所述，信息化内控体系的构建，有效整合了内控思想、内控机制、内控方法等各项资源，最大程度减少人为因素作用，对单位各项经济活动，有序落实精准控制工作，保障内控工作规范性执行。在林业科研事业单位中，在运作信息化内控体系时，应分别从事前预算、事中采购收支、事后监管等视角，构建管理会计体系，以期提升事业单位内控管理有效性，助力科研项目发展。——论文作者：姜丽娜
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