谈博物馆藏品档案的规范整理和有效使用
发布时间：2021-06-10
摘要：博物馆藏品档案是围绕着藏品在征集、鉴定、登记、管理、保护、研究、使用等一系列活动中建立的，是藏品信息的真实记录。通过对博物馆藏品档案进行系统规范化整理，制作出围绕藏品保护的“功能各异、类型多样”的原始档案资料。馆藏品档案的规范整理，就是为了在藏品管理保护工作中去有效地使用。学会科学合理地利用馆藏品档案，就能科学地管理并保护好文物藏品。
关键词：藏品档案;规范化;整理;使用
博物馆藏品蕴含着自然生存环境和人类社会发展的重要信息，是博物馆生存的物质基础，而对博物馆藏品档案的整理立卷，是用文字记录来存储人类文明信息的重要形式，在博物馆藏品管理工作中至关重要。
随着我馆文物保管工作的不断开展，在藏品征集鉴定、登记管理、保护研究、交流展示等一系列的工作环节中，藏品档案的积累也在日趋增多，保管部在藏品核心档案和一般业务性档案的实际管理中也逐渐暴露出一些问题，如：藏品档案管理粗放、分类不科学、查找不便、使用效率低下等。这种状况既不利于对藏品管理和保护的跟踪，也不能很好地解决藏品中“保护”和“利用”的关系，直接影响到对文物藏品的保护。
鉴于此，本文针对藏品档案管理中存在的问题，就藏品档案的设计整理，具体从“突出重点、类型齐全、实用有效”三个方面加以说明。
一、博物馆藏品“核心档案”的合理性设计及规范化整理
博物馆馆藏文物档案是文物收藏单位全面的法定记录，是宝贵的国有文化财产账目，也是国有资产的法律凭证，是对文物藏品进行有效保护和管理的根本依据。文物藏品档案的建立，是博物馆藏品保管工作中的重要环节。
根据1978年1月国家文物局颁发的《博物馆藏品保管试行办法》和《博物馆一级藏品鉴选标准》，强调博物馆建立藏品档案的必要性，并突出了藏品分级管理的原则，对于一级藏品档案尤为重视。对于我们中小博物馆来说，由于藏品数量有限，凡是经过专家鉴定上了级别的文物藏品，包括一、二、三级文物藏品都进行了重点分类并建立了“核心档案”。
在藏品核心档案的登记著录中，主要参照1991年国家文物局颁发的《藏品档案填写说明》，由专业人员着手整理建立国家文物藏品的总登记账，即《馆藏文物总登记账》，并做好详细的著录工作。
首先，总账管理员在对文物藏品信息的登记著录中，按照“著录规范”的要求，描述器物状况时做到文字表达准确、精练，书写字迹清晰整洁。除准确简明的文字记录外，由于藏品信息另附有相关照片图片、流传经历、文献研究等，也需要同步建立其资料账目，确保对文物藏品信息的完整记录。此后，工作人员会继续跟踪器物状况的变化以及新增藏品的情况，对后续藏品信息进行资料的补充整理。
其次，鉴于我馆对藏品档案管理粗放、分类不精等问题，需要对原有藏品档案尤其是馆内的“重点核心类档案”重新设计整理，既要突出重点，又需准确分类。经过多次的分析讨论，我们采用“先分再总”的顺序进行设计，依次制作了《馆藏文物藏品编目卡片》→《馆藏文物分类账》→《馆藏文物总登记账》→《藏品档案》等登记类档案，每个藏品信息采集主要包含《博物馆藏品信息指标著录规范》规定的23项必填项指标。编目卡片的信息丰富，将编目卡片分类后则建立《馆藏文物分类账》，然后汇总分类账后直接建立总账，能充分满足《馆藏文物分类账》及《馆藏文物总登记账》的信息建立，同时为《藏品档案》的建立打下基础，最后《藏品档案》的建立就水到渠成。
《藏品档案》是对一件藏品过去、现在、未来信息的全面记录，是一份不断添加和丰富藏品动态信息的档案资料。藏品档案分类整理成A4幅面12页小册子可记载若干指标小项。馆藏品档案本身具有永久的保存价值，工作人员在登记结束后就集中存放在特定柜架进行妥善保存。
实践证明，这种由分到总逐级分类的博物馆藏品文物建档，既保证了文物藏品档案的完整性，又避免了乱建、错建、漏建藏品档案现象的发生，同时突出了重点档案的核心地位。
二、博物馆藏品档案在工作实践中的不断完善、丰富、发展
文物建档的过程是藏品登录逐步规范化的进程。博物馆藏品管理不能仅仅停留在依靠初始资料建立有限档案的内容，藏品建档后应在原始信息记录的基础上，不断完善藏品的后续资料补充。
伴随着博物馆一系列业务活动的逐渐深入，以及藏品利用率的不断提高，要求对每件藏品动态变化全过程进行准确详细的记录整理。这必然要求我们对原有藏品档案进行补充完善，进而不断增添新的辅助档案，从而整理出围绕馆藏品“管理保护、研究利用、展示宣传”功能各异、类型多样的系统档案资料。
(一)登记类档案
《馆藏文物分类账》登记汇总后，直接形成了《馆藏文物总登记账》。但是因《馆藏文物总登记账》是国家的文物财产账，被视同于文物一般，通常不允许被查阅和使用。为了方便库房藏品的管理，需要对登记类《馆藏文物分类账》进行规范化整理立卷，使之成为开展各项业务活动如藏品保护、科学研究、提供原始凭证、对外展示教育等的应用型档案。
在工作中继续规范完善《馆藏文物分类账》，在原有登记成册的基础上，对藏品原始资料进行系统分析、整理立卷成分类资料账，主要参照“藏品依据历史、艺术、科学价值的高低分为一、二、三个等级，在种类与范围方面，又包括文物、文本、实物资料三个类型”[1]。具体是经过专家鉴定上了级别的文物，一般定为珍贵文物。随着工作的深入开展，我们需要及时跟踪查阅藏品入馆时的登记信息是否完整，关注每一件藏品动态运行中已发生的信息变化，并及时做好新增资料的登记，分级分类，做到文物藏品相关资料的全部整理归档，然后按照同样的做法登记整理一般文物，最后是账外及注销藏品的依次整理。
分类整理后立卷的藏品档案信息，真实记载了博物馆业务工作的各个流程信息，也成为全方位衡量博物馆从收藏到管理、保护、研究、信息化、使用展示等水准和效果的重要标准。
(二)管理类档案
管理类档案是博物馆工作中经常使用的必备工具，体现在藏品动态管理的各环节中。根据我馆实际工作的需要，我们尝试制作出不同形式的登记文本和各类手续，归类为实用型档案。
首先，保管部业务工作中经常涉及到文物的对外提用，如何按照文物保护的合理流程，让文物藏品正确出入博物馆或者文物库房?首要的是准备好记录文物藏品提用的各种交接手续。通过对文物藏品使用情形的分析，我们设计了适合不同场合“功能各异”记录文物信息的表格，即根据藏品不同用途进行灵活填写相关内容，如《馆藏文物清单》《馆藏文物凭证》《馆藏文物库外藏品登记表》。这种形式的表格，能按照工作中的具体要求去填写所需内容，表格通常设计制作横32开，独立编码，复写3联格式。再如，《文物征集交接清单》，一张表格就能满足文物征集中“移交、捐赠和征购”等几方面的使用需求。
其次，为了推动馆外借展交流工作，在举办临时展览之前，根据交流展览的项目，又设计了内容详细、完整的文本即《展览交接清册》，主要分为几个部分：封面文物说明、展览文物清单表(包含类别·总登记号·藏品号·名称·数量·年代·级别)、藏品信息记录档案(附照片文字)、小注，清册还单页制作了签字双方、盖章、交接时间、地点等。文物借展交接完成后，展览交接双方确认签字，检查无误后由双方保管人员整理存档。这种经过规范设计整理成册的档案，内容完整清晰，责任分明，便于存放、查阅和使用。
第三，在出入库房藏品安全管理方面，我们制作了便于藏品保护管理的各类登记文本，如《库房工作日志》《库房日常安全巡视工作记录》《文物库房出入库布、撤防登记表》《馆外人员入库登记表》等，基本涉及到库房管理工作的方方面面，让文物藏品在库房的安全保管能够不留死角、全方位得到管理保护。
第四，针对馆内的文物藏品常设展览，我们又制作了关于库外展厅展线藏品安全的《展厅及文物巡视登记单》，登记工作人员对展厅巡视和检查的情况，尤其是对文物状况及动态变化的过程进行详细记录，确保馆内文物库房之外的展厅文物展柜的文物安全。
(三)文政类档案
指国家文物局、北京市文物局等上级文物部门颁发的指导博物馆文物工作的一系列行政文件，包括工作通知、介绍信、函件等;法律文件包括围绕馆藏文物制作的各种协议、合同(并附上级领导批示)等具有法律效力的文件档案。这类档案是属于政府政策、政令性的特殊档案，内容相对稳定。整理这类档案我们基本是以年度为单位，按照时间顺序整理成册，分两类单独归档保存。
针对文政类档案形式多样的特点，为了方便在工作中迅速查阅有关档案，每年年底，我们将一年来文政类档案制作一张《目录索引表》，内容为：时间、颁发机关、标题、重要内容、整理人。只需查阅目录，就能及时查找到解决工作中问题的档案，为推动整体工作提高了效率。
(四)文献类档案
许多藏品本身就是一种具有历史、科学价值的档案，非常珍贵。如甲骨、青铜器铭文、竹帛、石刻、拓片、照片等等，兼有藏品档案的双重性质。文物藏品保管有两种形式，即文物藏品实体保护和对文物价值信息的有效采集。通常我们会用拍照、拓片、扫描等方式进行资料整理存档，同时注意保存备份。
在分类整理中，按朝代顺序排列存放，将与藏品有关的其他具有保存价值的历史文献、专著、论文、研究报告、文摘、报道、文字、影像资料、光盘材料等，附加在相关文物藏品的档案中。
(五)电子类档案
纸质档案为数字化管理打下了基础，为适应时代的需要，电子藏品档案系统开始进入博物馆藏品管理和使用系统，对藏品实行纸质档案、电子档案“双套制”管理模式。电子档案是纸质档案的有效备份，当纸质档案出现问题时，可从电子档案中查阅，可有效地对文物档案进行保护。有了藏品数据库系统后，如在借展交流中，对于借展出库的文物，除正常填写纸质的借展清单、相关手续外，文物藏品的电子档案需对《馆藏品对外借展备案记录单》随时备案，归位后及时注明，并作为永久性的保存。
总之，从编制藏品档案的及时性做起，确保不断递增的文物藏品档案编制整理的连续性、丰富性，其丰富详实的资料提供给我们全面了解、认识和利用藏品的信息源，文物藏品被保管的历史科学价值会随之不断递增，有利于各项工作的顺利开展。
三、博物馆藏品档案的有效使用
博物馆藏品档案来源于博物馆各项业务活动之中，反过来又会为各项业务工作服务。对藏品档案进行设计完善、规范整理的终极目的，就是提供藏品档案给博物馆各项工作所利用，并为社会各界的需求提供服务。(一)博物馆藏品档案在对外交流展示和历史学术研究中的使用藏品档案是对博物馆藏品保护使用、研究、交流的第一手资料。《馆藏文物分类账》作为总账之外的辅助账册，方便查阅和使用，能实现其在文物管理工作中的使用功能。当我们在工作中需要查阅某一藏品情况时，就可以充分利用规范整理后的《馆藏文物分类账》及《藏品档案》。
博物馆工作中最常见的是展览工作，在开展馆内展览和对外合作交流展览中，首要的任务就是挑选文物，但是在文物搬运提用过程中，容易出现人为损坏。为避免文物受损，自然我们就会借助反映藏品真实记录的《馆藏文物分类账》及《藏品档案》的文字和图片资料，进行文物挑选工作，既节省了时间，提高了工作效率，同时也降低藏品的提取率，使藏品得到有效的保护。
藏品档案以文字的形式将代表文物文化内涵的历史文化片断串联起来，使其遥远的过去清晰明了。馆藏文物和馆藏档案资料，以不同方式储存人类信息，都是博物馆科学研究有价值的资料[2]。
文献类档案中，许多文物藏品本身就具有了历史、科学价值的档案，成为历史科学研究的第一手宝贵资料，可供历史学术研究之用，正所谓把信息从信息源即藏品中提取出来，这便是博物馆进行的研究工作。同时，在历史科研成果产生之后，再继续分类整理与藏品相关的研究成果论文、论著等，作为续补档案存储，以备后用。
对于利用者来说，通过查阅相关文物藏品登记类及文献类档案的信息资料，在不直接碰触藏品的情况下，能对文物藏品从形到质有一个基本全面的了解，可规避文物的反复提用。既能让藏品档案得到充分利用，又保护了文物藏品的安全。可见，馆藏品档案合理使用在博物馆工作中起到非常重要的作用。
(二)管理类档案在藏品动态管理中的有效使用
库房文物藏品出入库(馆)的安全管理中，在使用《馆藏文物出入凭证》时，需经过认真整理、填写与藏品相关进出馆(库房)的必要信息，如提借日期、原因、藏品名称、总登记号、完残情况等内容，相关责任人和经手工作人员分别签字有效后，馆藏品方可允许流动，如此就形成了一份完整而具有法律效力的馆藏品进出馆(库)凭证。
相关期刊推荐：《文物世界》(双月刊)创刊于1994年，是由山西省文物局主办和主管的刊物。立足山西，面向全国，兼顾学术性与通俗性，多次被评为山西省一级期刊。设有：精品鉴赏、学术论坛、大视野、博物馆长廊、文物科保、文物鉴定等栏目。
作为文物库房保管员要手勤眼快，对文物在保管使用过程中所发生的各种情况，都应随时随地认真做好补充记录，不断完善档案资料的收集和记载，使文物藏品被保管的价值不断递增和提升。如：为加强文化交流，我馆不定期举办各种临时展览，但由于展厅展线受限，导致部分展线上的文物经常被撤展。作为我馆藏一级文物的钧窑胆式瓶，由于瓶身有轻微裂纹，每次换展都要经历退库、出库，又退库、又出库的反复搬运，对文物藏品的保护保养极为不利。为了保护好这件精品文物，我们决定更换展品，将其存放库房保养。对于这件文物藏品出入库的变化过程，我们利用《馆藏文物出入凭证》，对文物出入库的原因、过程、状况进行备注，这就确保了文物藏品档案内容连续性。通过完整记录藏品的动态变化，也全面了解和保护了每件藏品。档案形成后，即使将来发生任何情况，藏品都有账可查，有理可据。
(三)电子类档案的补充使用
随着博物馆事业的不断深入发展，博物馆数字化建设和数据库管理系统应用日益重要。我们的首要工作是在纸质档案规范整理后，利用计算机技术，把馆藏品文物以文字、图形、图像、音频、视频等各类纸质信息，同步录入系统，建立我馆的文物藏品数据库系统，并进行存储备份建立电子档案管理平台。
电子档案能在文物藏品工作的过程中，提供准确、高效的信息查询、修改、统计、复制等功能性服务。纸质档案发生的各种情况，我们会在第一时间同步在电子文档中标注记录，注明藏品的情况，实际上是对文物藏品管理保护的有效补充。
对电子档案管理和使用过程中，注意“对电子档案载体进行定期有效的检查与维护，以确保电子档案信息的完整性和可靠性”[3]。逐步采用现代化的科学技术，实现博物馆信息资源数字化，充分利用互联网的优势，搜集和传播准确、权威、丰富的藏品档案信息，使藏品信息得到更快捷、广泛地传播和利用。
(四)辅助类档案的合理使用
除了关注库房内藏品安全之外，对馆内展线上的文物也应注意管理保护。辅助类档案的整理使用正是加强对展陈文物管理保护的有效方法。
通常展线上的藏品是由安保人员、中控人员进行看护、监视，因为他们不是专业人员，也只能做到对展厅参观秩序的维护，防止对文物有可能出现的人为破坏和损坏。如果是观察展线上文物是否缺位，还有就是在展示过程中，对于文物藏品发生的细微变化往往也不容易观察到位，这样就会导致经历过一个展览周期后，可能会出现文物褪色、裂纹、分化等现象的不可逆转。鉴于此，我们就充分利用针对展线文物藏品安全的《展厅及文物巡视情况登记单》，工作人员每天轮流巡视展厅，并对文物藏品发生的状况进行详细记录，登记表中时间要求具体到年、月、日，上午、下午、几时几分。经过这种完整记录，一旦藏品受损则有案可查，既保证了藏品的安全，还可以通过检查记录档案，对藏品的动态变化作出比对，能发现问题，并及时解决问题。
总之，藏品档案的利用是通过各类档案记录将文物信息直接传递，既满足了博物馆各类工作的使用需求，同时也体现了档案制作的价值，最终实现藏品档案建立应用和藏品有效保护的根本目的。——论文作者：鲍晓文
