基于大数据的医院科研档案规范化管理探究
发布时间：2021-06-05
摘要：随着计算机技术的飞速发展，大数据已渗透到各个产业。大数据技术可弥补传统科研档案管理的不足，推动医院的可持续性发展。本文即针对当前医院科研档案管理的缺陷，对大数据技术在医院科研档案规范化管理中的应用进行探讨。
关键词：大数据;科研档案;管理
随着大数据环境的逐渐形成，科研实验数据等资料愈发依赖电子档案的形式保存，这无疑对科研档案管理提出了新的要求。与此同时，创新性思维作为科研工作的核心，尤以科研信息的时效性为重。而传统的科研档案管理方法难以对科研档案进行高效管理，因此科研档案管理要求对已接收材料进行全面细致的归类整理，建立并完善科学、系统的管理体系。毋庸置疑，高效、严谨的科研档案管理对提高医院科研水平、促进医院卫生事业发展具有重要意义，是医院提高医教研整体水平的必要条件。
一、医院科研档案管理的缺陷
(一)科研档案管理人员缺乏专业性
当前大多数医院的科研档案管理人员未进行统一规范的培训，因而易造成基本业务不熟悉、档案管理意识薄弱等问题。相关档案管理人员通常只掌握基础的文档收集能力，在面对如电脑因病毒而死机等突发情况常显得手足无措。其接受专业培训和继续教育的机会较少，档案管理系统知识无法及时更新，从而造成档案管理人员业务素质不高，工作效率低下，难以迅速适应社会发展对档案管理事业提出的更高要求。
(二)科研档案管理意识落后
很多医院对科研档案管理不够重视，未形成规范的科研档案管理体系，更无相应完整的科研档案管理规定。同时，医学研究工作者、科研人员和管理人员缺乏归档意识，使得科研档案材料杂乱无序，难以对原始数据进行高效利用。科研人员专注于实验研究，往往出现档案记录书写不及时、档案记录格式不规范等情况，最终使得档案文件质量不高。在上交材料时也仅按规定直接打包上交，并未进行进一步的归纳整理。而档案管理人员也仅是将各项科研项目、科研成果进行简单登记，从而导致很多资料信息不能得到妥善地归档和保管，为将来材料的应用造成不便。
(三)科研档案利用率低
由于缺乏具体的科研档案管理应用规定，档案管理人员有时对各科室上交的科研材料过分保密，以致于许多有利用价值的档案资料只能被部分人员查阅，档案利用率低。当前以人工管理为主、纸质文件与电子档案并存的管理办法，使得科研人员及管理人员在科研数据查询和管理工作中面对未经归档分类的数据不得不做大量的重复性工作，造成不必要的时间浪费。而智能化数字管理平台的缺乏也使得数据分析的有效性受到限制。现在广泛应用的信息检索系统，仅能搜索到表面上与所需材料相关的信息，无法对数据进行进一步挖掘分析，从而忽视了许多有内在联系的宝贵资源。
二、大数据技术在科研档案规范管理中的应用
(一)大数据档案管理的优势
1.增加存储空间，减少资源浪费
科研档案尤以数据多为特点，漫长的实验周期更是使得一份科研档案里所囊括的材料数量惊人。而当各种类型的数据资料录入进数字管理平台，其极大的储存空间避免了传统储存方式下由于文书材料数量多而导致的储存空间有限的情况，与此同时还可以解决纸质资料受潮受损的问题，降低档案储存成本的同时节约了各类资源，践行了“绿色”发展理念。
2.避免档案丢失，加强数据保密
在传统人工档案管理的过程中，难免会遇到材料丢失或难以查找的窘境，以及对某些重要数据泄露的担心。数字管理平台的应用使得各类文档数据得到永久保存，在需要时仅需简单搜索便能获得想要的材料。此外，档案管理人员可通过对机要档案进行加密处理，限定可查阅人员权限，既实现了科研数据的共享，又避免了关键信息的泄露。
3.提高工作效率，促进资源利用应用
大数据技术不仅能提高工作的效率及准确度，并且能增加科研原始数据的利用效率。在大数据和云计算的环境下，随着智能化数字管理平台的建立，档案管理人员可通过其协助迅速对各类科研档案进行合理的归纳整理，并将科研档案与医院其他类别的档案信息综合联系，形成一套强大的数据库。在此情况下，科研人员通过合理分析电子档案便可及时得到与研究人员所探索课题相关的有利数据资料，促进了资源共享，提高了各类资源的利用率。
相关期刊推荐：《城建档案》(月刊)创刊于1993年，及时发布有关城建档案工作的法规、要闻、指导性文章及各地城建档案工作的最新动态，建设部城建档案工作办公室一般性文告、启事也随刊发布。设有：本期要闻、学术研究、工作探讨、法规建设、档案收集、档案管理、档案保护、开发利用等栏目。
(二)智能化数字档案平台及管理团队的设立
1.构建智能化数字档案平台
对各类科研数据高效分类、归档、应用等的实现，均需以拥有成熟强大的智能化数字档案管理平台为基石。医院应根据实际需求，积极建立开发智能化数字档案管理平台，以实现数据永久保存、资源合理共享、信息查阅利用便捷等需要。系统稳定、分类清晰、使用简便，是理想数字化档案管理平台应具备的特点。因此，医院必须具备高质量、高性能的硬件设备以维持管理系统的稳定，同时定期维护、更新相关系统。依托该平台，数据的查阅、应用必须经过个人身份信息验证，保密级别高的材料借阅也必须经申请及审核后方可查看，使得科研档案客观性、保密性得到了保障;档案管理人员可根据平台上明确的分类指示对科研数据进行归档整理，在减轻了工作负担的同时提高了工作效率;科研人员可直接于智能化数字档案管理平台上传相关实验数据，同时可以利用系统对数据库中各类资源进行分析，获得对深入研究有所帮助的材料，既增强了各部门间的资源共享和交流合作，又助力了科学研究的进一步发展。
2.培养专业管理团队
现代化档案管理需要的是既熟悉档案业务又掌握现代知识的复合型人才。为实现数字化档案平台的建立与成熟，医院应建设具有专业计算机技术的硬件支持维护队伍，及有一定专业档案管理相关知识储备的管理团队，以更好地与数字化档案管理平台相配合。档案管理人员除具有专业档案管理知识外，对一些实用计算机技能也应有一定掌握，以便更好地为电子档案资料管理服务。此外，医院还应定期举办分别针对计算机技术人员、档案管理人员及全院科研人员的培训，使数字化档案平台与时俱进地更新完善，使档案管理人员强化档案管理能力及相应数字化平台应用技术，使全院科研人员熟悉如何正确于科研中利用该平台，从而全面提升医院科研档案资料管理的质量和效率。
3.形成完整的档案管理体系
为建立规范的档案管理体系，从领导到每一位员工都必须提高对科研档案管理重要性的认识。首先，医院应将科研档案管理纳入长期规划中，充分考虑其平台建设及团队成立的需要，及时提供相应资金、制度等帮助。其次，医院应制定尽可能精细、详备的科研档案管理制度，为档案管理人员的工作提供依据，为科研人员材料上交、档案利用等环节提供指导，使得各环节工作富有条理，提高效率。最后，科研档案的管理需与医院其他档案资料有机结合，依托于智能化数字档案管理平台，建立医院各类别档案的交互网，便于在科研中应用数据库分析、筛选相关材料，取其精华、去其糟粕，使医院档案在实验研究中充分发挥作用，提高各类资源的融合度，深入开发数据的应用价值。
综上所述，科研档案是医院的重要财富，其蕴藏着巨大价值有待开发。随着医疗行业大数据的不断发展，档案的管理形式也在不断创新、丰富。因此，医院必须跟上时代前进的步伐，成立专业的技术支持团队，建设强大的数字化科研档案管理平台，并及时更新改进，加强档案管理团队专业技能，设立精细的科研档案管理制度，形成全面系统的科研档案管理体系，提高全院员工对科研档案管理的重视程度。——论文作者：曾红华
