基于完善管理信息系统对企业财务人员的影响研究
发布时间：2021-04-22
摘 要：近年来，计算机技术与管理信息系统呈现出日趋成熟的发展趋势，衍生出了多样化的管理软件，如ERP系统等，这些管理信息系统，已经有机融入了社会各个企业的管理之中。随着管理信息系统的不断渗透，对于企业财务管理，也提出了更高的要求标准，尤其是对企业财务人员而言，信息管理系统的应用不仅影响了传统的财务职责定位，而且还直接影响了财务的工作重点，推动着企业财务人员必须加快传统财务理念的转变进程，更对提高财务人员综合素养起到了良好的促进作用，也为各个企业的管理工作带来了全新的变革契机。管理信息系统的结构相对其他管理模式而言，具备更好的完整性，其利用系统配置方式，在系统中融入企业管理理念，有机整合企业各类资源，提升企业资源的使用效率，尤其是在财务管理、业务流程等方面，借助管理信息系统强大的集成性，快速汇总、整理并生成管理者所需的数据信息，并以此作为分析基础，为后续工作指引方向。本文主要以完善管理信息系统为探究视角，分析其对企业财务人员产生的影响，旨在为广大相关工作者提供借鉴，以期推动企业管理实现长足发展。
关键词：管理信息系统;企业;财务人员;财务风险
所谓的“管理信息系统”是一种以人为主导，以计算机为硬件设备的系统工具，该系统具备信息收集、传输、加工等功能[1]。其属于一种现代化技术管理手段，企业要想顺应时代的发展，就应借助现代化力量，不断完善与优化管理信息系统，以此提高企业财务人员的工作质量与效率。同时，借助管理信息系统，提升企业财务人员的管理价值。
1 管理信息系统的基本概况
管理信息系统在我国最早产生于20世纪80年代初期。在我国1984年出版的《企业管理百科全书》中，将管理信息系统定义为：由计算机、工作人员等元素构成的系统，这一系统在运转过程中，能对信息进行应用、维护、处理、分析、传递、收集等。管理信息系统在企业发展中，能有效监测企业中的各种运行状态[2]。简单来讲，管理信息系统的内部结构十分完整，其中涵盖了多个子系统，如财务、销售、物资、生产、运营，等等。管理信息系统在企业做出重大决策时，能将过去的信息数据进行收集与分析，以此为企业提供真实、准确的决策依据。如此一来，企业不仅能通过数据信息降低企业决策风险，而且还能促进企业业务实现流程化、规范化发展。
2 立足于企业财务人员，完善管理信息系统的重要意义
2.1 有机整合企业运营中的各个环节
对于企业而言，应用管理信息系统，能帮助企业将日常运营中各个重要环节进行有机整合，如人力资源、生产、销售、采购物流、合同、财务报账等。每一个企业，虽然其环境、规模、商业模式、管理方式都不一样，但是，从本质上来说，最终都会抽象成为业务循环、管理循环和信息循环。在阿妮塔编制的《现代会计信息系统》一书中明确表示：财务人员在日常工作中，应深入探究业务过程、管理过程、信息过程之间的关系[3]。财务本身就是一种信息系统。在财务系统中，不仅包含了信息收集、储存，而且还能对财务数据进行加工处理，并为企业发展提供财务信息参考依据。因此，从这个层面上来看，财务就是IT。而管理信息系统，也是深入业务流程，对公司的各个环节进行流程化、节点化管控的过程。此外，企业财务人员利用管理信息系统，能在第一时间掌握业务进展状态，以便与相应部门展开密切的沟通和交流。管理信息系统相较于传统以单据为标准的财务处理模式，更具实效性，企业财务人员可利用管理信息系统的自动化优势，确保财务数据的高效、及时、准确。
2.2 提升企业管理决策的有效性
企业在长期发展过程中，会产生各种各样数量庞大的业务数据。在企业建立初期，财务数据尚可通过企业财务人员处理分析，但是，随着企业的不断发展，财务数据不断增加，传统的人工处理财务数据模式已无法应对当前的情况。尤其是在企业管理层对企业进行重大决策时，如果没有准确、可靠的财务数据做支撑，极易使企业面临决策失误的现象，甚至还可能造成无法挽回的严重局面。而管理信息系统良好的自动化功能和数据处理能力，可有效转变传统的人工分析财务数据模式，借助系统数据处理优势，提高财务数据的有效性。此外，企业财务人员在储存和分析不同口径的企业财务数据时，管理信息系统可根据工作需要提供不同维度、不同场景、更有针对性的分析建议。如此一来，企业在研究发展战略时，可借助管理信息系统的财务数据，明确不同业务模式下的企业风险，以此提高企业决策的针对性。
2.3 加强企业财务风险控制
管理信息系统属于高度集成的系统体系，能够有机整合企业整个业务流程、管理标准等，并且利用系统管理模式，规避人为的操作干预。这一功能对于企业财务部门而言，具有强大的风险管理作用。管理信息系统要求财务人员以业务前置为工作原则，将传统的核算工作升级转变为管理财务工作，如此，企业财务人员不仅能够利用财务集成功能，真正地实现把控业务流程，而且还能从业务角度，探究整体流程和各个环节可能潜在的风险，以此提高企业内部控制的有效性，降低风险。
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3 立足于企业财务人员，完善管理信息系统的相关原则
3.1 科学设置管理信息系统权限
企业中的管理信息系统权限，通常采取的是人为设置模式。因此，企业财务部门在设置管理信息系统权限时，应确保权限的科学性，如：①不能向同一财务人员设置两个以上权限;②权限分配应遵守分工协作和相互制衡原则;③将某些数据的独立权限，设置为同一财务人员;④权限应与财务人员的实际岗位工作范畴相匹配等[5]。要根据企业的实际业务流程和管理规范，来进行每个流程及审批节点的设置。首先，财务部门在划分权限时，应以职责分离为准则，针对不同财务人员划分不同的权限，以此约束财务人员的操作行为。例如，在划分预付款额度及赊销等审批权限时，应充分考虑预付账款、应收账款坏账率，避免向同一财务人员同时划分预付款额度，以及赊销的审批权限。其次，为了进一步规避管理信息系统权限设置的不科学性，财务部门应定期进行自查以及通过内审部门，对各项管理办法的应用以及内外部检查中出现的问题进行审视，对涉及管理信息系统的部分进行严格核查。对系统权限进行定期梳理，加强离职人员和流动人员的信息核对，严格控制高权限人员数量。
3.2 关注管理信息系统运行状况
世界上没有任何一个管理信息系统是绝对完美的。企业在应用一款管理信息系统时，应先对其不断测试与调配，才能确保管理信息系统符合正常使用标准。即便满足企业使用标准，企业财务人员也应随时掌控管理信息系统可能存在的潜在漏洞。在如今的市场环境下，管理信息系统需要适应业务本身的发展，除了客观记录业务流程中的数据、信息外，还需要不断适应变化的管理思维。因此，财务人员要时刻保持对于管理信息系统的关注和警惕，一旦出现漏洞，极易导致管理信息系统在标准化操作时，无法完全适用于某些特殊财务事项，从而造成严重处理结果。例如，SCM系统开展企业存货采购物流等工作时，如果系统不能第一时间对特定品名的产品进行识别与处理，或者将特定品名产品归类到其他产品中，则会造成存货数据出现错误，甚至可能造成较为严重的后果[6]。鉴于此，企业财务人员要及时掌握管理信息系统可能出现的漏洞，避免因系统错误的处理结果，对财务数据造成消极的影响。
3.3 重点强调原始数据准确性
目前，企业财务人员在应用管理信息系统时，虽然能有效规避因人工记录而造成的数据错误，但并不是万无一失。由于各种技术原因，管理信息系统无法与企业整体业务体系进行无缝衔接，这就导致在录入某些原始数据时，仍需要通过人工记录的方式完成。如果企业财务人员在录入原始数据过程中，出现错误，则会导致管理信息系统出现无法有效识别的问题[7]。鉴于此，企业财务人员应始终抱以严谨、警惕的工作态度，对管理信息系统中的数据，认真全面地分析和检查，以此保证财务数据的准确性。另外，财务人员应将财务系统数据与业务系统数据进行定期核对，查找数据不一致的地方，并根据数据流找出系统中存在的问题，对系统进行完善，确保财务数据和业务数据一致。
4 立足于企业财务人员，完善管理信息系统的发展方向
4.1 强化企业财务人员的综合素养
企业要想从根本意义上完善管理信息系统，离不开高素质的企业财务人员。对于企业财务人员而言，不仅要具备扎实的专业知识，而且还要具备灵活应用计算机软件的能力[8]。此外，企业财务人员还应深刻理解管理信息系统的运行原理，以便于在日常开展工作时，能有机融入管理信息系统。对于管理信息系统而言，企业财务人员一方面是使用者身份，另一方面也是监督者身份。企业财务人员在应用管理信息系统过程中，须挖掘各种可能的方向与方案，保证系统数据的真实性与准确性。如此一来，不仅能在企业管理层做出重大决策时，为管理层提供数据支撑，而且还能使企业减少不必要的损失，避免出现人力、物力、财力过度浪费的现象。管理信息系统除了具备分析、加工海量数据、过程留痕、风险防控以外，其更重要的功能作用是帮助财务实现管理价值。因此，企业财务人员还应打破传统的思维模式，提升管理思维，从管理者的角度去审视整个管理信息系统中的方方面面。
4.2 提高财务人员的全局视角
近年来，随着信息化技术的快速发展，推动着管理信息系统的功能也越加多元化，衍生出了各种ERP软件。对于企业财务而言，ERP软件不仅能通过事前控制，帮助企业规避风险，而且还能详细记录企业资金活动的各个流程，如采购、生产、销售、库存，等等，对于企业的整体业务流程而言，具有不可替代的重要价值。企业在应用ERP软件时，能够详细记录企业整个资金活动的相关数据，上到购置产品原料，下到产品销售，并以此为基础，将企业整体价值链全面充分地展现出来。企业财务人员在处理相关数据时，应转变传统的分析模式，打破财务报表某一会计科目的约束，要以企业全局为视角，以价值链为基点，对企业财务数据展开分析[9]。此外，打破传统的路径依赖和部门壁垒，深度挖掘企业各项经济活动在价值链中的相互作用，深耕业务活动本质，将管理流程制度化，将制度融入到业务流程中进行规范，将管理会计和信息系统进行深入融合，提升财务数据的价值。如此，企业财务人员才能优化企业经济活动，推动各部门形成良好的协同作用，有机整合企业资源，帮助企业实现整体效益最大化。
4.3 加大管理信息系统的建设进程
对于企业而言，每一个系统的上线，都充分展现了企业的管理思维理念。与此同时，也是对现有系统的一种补充与完善，所以更需要我们以自身所处的环境为准则，对管理信息系统进行评估和改进。完善管理信息系统是一项长期战役，不能一蹴而就。企业在充分发挥管理信息系统的使用效率时，仍须对其进行不断的完善与优化。企业财务人员在应用管理信息系统后，须根据企业业务的发展需求与特点，不断优化管理信息系统，以使管理信息系统符合企业的发展进程。此外，企业财务人员在完善管理信息系统时，应通过自身的专业知识，结合业务的发展特点，对系统功能进行完善，提出建设性意见，以此提高处理企业财务数据的工作效率[10]。另外，企业还要加装高效率的杀毒软件与加密软件，避免因黑客或病毒的攻击，发生财务数据丢失、泄露等问题。企业财务人员还应根据企业实际情况，建设相应的子系统，如辅助管理、财务决策、财务控制、财务分析、财务预算，等等。
5 结语
综上所述，企业财务人员在日常开展工作的过程中，应充分利用管理信息系统的管理优势，对企业财务数据做到实时掌控、阶段性回顾，以及不定期检查。一方面，企业财务人员应积极转变自身的职责定位，并敢于打破传统财务理念的束缚，不断提升自身的综合素养;另一方面，企业财务人员应将财务工作的侧重点，向业务分析、风险预警、问题处理转变，利用信息化手段和管理思维，帮助企业实现长足发展。经过广大同仁的共同努力，将催生和促进业务型财务、战略型财务的落地，同时，通过管理信息系统，优化企业内部控制，助力业务财务一体化进程，逐步实现财务为企业增加价值的目标。——论文作者：秦谊
