电子档案管理安全性研究

发布时间：2021-01-19

　　摘要 电子和纸质档案信息的管理方式不同，因此，实际的安全管理实现需要找到一种科学的方法来管理超出现实的存储数据。电子信息的安全性变得越来越重要。随着信息时代的发展，有必要提高电子信息安全管理的质量，只有这样才能提高文档管理的整体水平。

　　关键词 档案管理 电子档案 安全管理

　　1 引言

　　由于深入的信息集成和产业化，计算机和网络技术得到了广泛的使用和发展。电子档案是一种数字数据，其中包含诸如控制错误、数据污染、数据干扰、病毒破坏及其他方面(如生产、处理、传输、存储、分类、存储和使用)的风险。因此，安全有效的电子存储设备是非常重要和复杂的任务，并且是存储的新课题。

　　2 电子档案安全管理的相关概述

　　電子档案是从电子文件转换而来的。当前，中国电子文档由数字材料和环境制成，并以数字格式存储在磁带、磁盘、光盘和其他便携式设备上。计算机和其他数字设备使用计算机通过通信网络读取、处理和传输文件。电子档案和纸质档案是信息和载体的组成部分，具有相同的内容，是一种存储文档的方法，但是电子文档比纸质文档具有优势[1]。传统的存档管理器是对文档存储和使用的某种授权和限制，但是会降低文档管理的风险。电子档案包含在计算环境中编写和实现的数字代码，它易于适应和流动，并受创建和存储环境的影响。因此，电子档案管理充满风险，如收集整理和维护。

　　3 信息时代档案管理的优势及现状

　　3.1 信息时代电子档案管理的优势

　　随着信息时代的发展，档案工作者的工作作风和观念发生了变化，信息技术的使用逐渐实现了档案的电子化管理。传统的文档管理有效性相对较低。在信息时代，文档管理的内容正在逐步达到集成文本、图像、音频和视频的目标。电子文档管理可以有效地解析文档，提高文档使用效率，并方便文档的检索。随着信息时代的到来，使用网络技术实现集成文档管理，用于归档和检索的归档管理的各个方面都在发生变化，确定有效的信息资源共享，提高文件管理的整体效率[2]。

　　3.2 信息时代电子档案管理的现状

　　在信息时代，管理电子文档也有一些缺点。这是因为尚未提高数据收集和使用的水平，数据的开发和使用不足，数据收集的效率较低。这反映在以下事实中：在数据收集过程中未充分使用信息源;文档需要进一步改进，并且硬件和软件的构建尚未完成;一些数据管理仍然维持现有模型，这与数据时代的发展需求背道而驰，并且数据管理的整体效率相对较低。

　　在信息时代，管理电子存储的安全挑战是显而易见的，存在许多隐患，并且很容易丢失数据。电子文档管理(如传统文件管理)必须着重于防火、防盗和防火墙保护，但是环境需要恒定的温度和湿度。因此，在电子文件服务器中需要以下操作[3]：

　　(1)防火保护。必须配备灭火器和滤水器。要安装防火门，必须安装易燃材料。需要灭火器，疏散说明和火警。

　　(2)防盗。必须安装防盗，红外和微波传感器以监视所有设备。锁定板子和其他配件，以防止部件被盗。

　　(3)防电。必须提供带漏电保护的电极保护装置，以防止停机。此外，必须准备防雷设备，以防止由于雷击而损坏计算机和人员。

　　(4)温度和湿度常数。必须购买并安装额外的设备，以保持计算机机房中的温度和湿度稳定，并使服务器处于最佳工作状态。

　　3.3 文档管理一体化的安全性

　　在信息化时代，每个企业都应建立基本完善的信息系统，主要包括业务流程管理、统计分析管理、用户工作台、系统管理和系统形成等几项功能。通过系统平台，保证强大数据导入功能的同时，也要保证其安全性，规范文件分类体系，统一文档元数据标准，对系统内的文件实现在线与离线的安全控制、统一授权;统一授权要在模块权限、文档权限加以控制。用户权限种类有很多种，包括在线查看、下载、打印、查看文件等;系统门户向所有系统用户发布信息，要按级别限制，保证信息的保密性，一般的用户可以进行信息发布、共享资料提交与发布，控制权限也是对计算机网络安全问题的重要防护之一，以身份认证为基本，在非法访客企图进入时，可有效地将其阻止在外，保障用户正常获取信息资源。

　　4 电子档案信息化管理中存在的安全问题

　　4.1 真实性和合法性问题

　　从传统档案馆的角度来看，文献部收集的绝大多数文件都是档案。因此，负责创建和存储文档的文档管理者应确保在签名和盖章进行正确的验证后，此类文档的来源是准确合法的。许多机构电子档案安全管理的安全制度还不健全，出现了文件产生无依无据，归档不明确和存储不安全等系列问题，一旦不规范的电子档案归档后将无法体现出电子档案安全管理的技术性和特殊性。

　　4.2 档案资源传输及存储问题

　　作为信息处理后的信息源，其传输和存储方式不同于媒体。换句话说，媒体资源的性质是它需要通过网络传输并以数据库的形式存储。在网络传输或数据库存储期间如何防止或劫持黑客使用数据资源存在问题。还有在技术服务形式上非常单一，很多国内的网站关于档案的信息资源较少，只提供浏览，大部分网站都实现不了提供远程登录、文件传输等服务。

　　4.3 病毒威胁问题

　　网络技术大大改善了公众的工作和生活，但也出现了许多问题。过去已经出现了几种类型的病毒，这些病毒已经为各种类型的计算机造成了安全问题，从而影响了存储在计算机数据库中的信息的安全性。因此，在促进信息化的过程中，数据应加强网管信息系统的安全性，以避免由于病毒入侵而无法检测到文档资源。

　　5 信息化时代如何强化电子档案管理的安全性

　　在信息时代，加强档案文件的安全性需要良好的技术支持，以及文件管理人员授权。

　　5.1 技术防范措施

　　(1)存储管理部门应将加密技术视为确保存储数据安全的有效方法。加密技术称为通过特定算法进行的源文件加密，原始文件是无法直接读取的代码。如果用户可以访问这些加密的文件，则需要输入正确的密码来保护其数字存储资源。如果存储管理部门正在发送数字存储资源，则可以选择使用加密的引用。这样，当某人停止数字存储资源时，由于没有密钥，因此无法读取文件的内容[4]。

　　(2)档案馆应采用特殊的控制方法，以提高信息资源的安全性。使用此方法，文件管理部门必须确定数据库管理系统的访问权限，如果用户没有访问权限，则无法进行正常访问。以此方式，尽可能避免了无关身份的识别。此外，档案馆必须确定访问者的权限级别，以确保使用不同级别的机密性来充分保护图书馆的信息资源。

　　(3)文件管理部门必须采用安全认证技术。技术是防火墙技术，具体取决于所使用的技术。可以避免未经授权访问信息管理系统，同时防止从系统中产生机密数字存储资源。

　　5.2 加强对电子档案管理人员能力的培养和提高

　　信息资源的实施取决于文档，而人力资源团队的任务是使用相关的信息技术。理想情况下，文档管理人员应具有基于强大的文档管理知识和业务理解能力来操作适当的信息技术的能力。为避免文档管理员在使用此职位时使用不正确的文档资源而导致的问题，文档管理员应为大多数企业家提供职业道德培训。勤奋行事，负责协助管理职业道德的文件。

　　相关期刊推荐：《陕西档案》(双月刊)创刊于1984年，是陕西省档案局和省档案学会主办的融档案、文秘、史学于一体，集新闻性、学术性、指导性、知识性于一体，并具有陕西特色的综合性档案专业期刊，国内外公开发行。设有：特别视点、本期聚焦、秦地采风、边看边议、业务专列、社会广角、各地信息、依法治档等栏目。

　　同样，在某些方面，各级大型机构必须增加接受职业培训或交流活动的机会，共享和学习管理经验，对文档管理员进行职业道德培训，增进对文档机密性的了解，并提高问责制和安全性。首先，员工必须管理需要严格管理的电子文档，并维护正规的电子信息服务提供商。其次，电子管理部门需要专门的IT人员来对计算机系统进行例行维护。最后，员工必须了解安全措施，以防止信息泄漏。

　　5.3 完善电子档案管理机制，落实好监督工作

　　建立完整的电子文件安全系统是为了确保电子文件的定期生产、加工、存储和交付。因此，有必要通过分布和监视机制来规范信息管理的内部控制系统，提高信息系统的安全性。电子记录管理员需要更改其行为，如及时备份和定期检查文件。防止意外损失，建立全面的权利和责任体系，并要求相关行政人员对他们的行为负责，评估和应对风险，并将风险降至最低[5]。同时，需要全面的电子安全管理系统来标准化网络操作。例如，不允许采取任何措施來阻止访问不准确的信息、数据或计算机系统上的信息。信息应改善记录机制并确保组织治理，尤其是各级收割控制部门必须遵守有关存储和保密法律的内容。此外，可以根据实际情况发布业务代码，以确保业务连续性并减少日常管理的泄漏。此外，应指导并确定常规监控和建立机制的实施，根据该机制，可以快速识别并解决管理问题。

　　5.4 提升硬件水平

　　归档文件必须认识到信息和硬件支持任务是不可分割的，因此本地存储部门必须升级硬件。例如，中央空调和灭火器被安装在存储控制室中，以实现存储控制室的内部条件。同时，仓库管理部门还必须为其员工分配高性能计算，以满足存储需求。我们还将开发和改进文档安全管理系统，以防止发生大规模的自然灾害和事故。为了制定应急措施以应对灾害并增强安全和救灾能力，档案管理部门应根据该机构的文件编制任务执行应急图书馆安全管理任务[6]。

　　5 结语

　　就信息技术在文档管理中的广泛使用而言，文档管理不仅在思想和概念上进行了重大更改，而且还管理了数据存储和数据载体。在这种情况下，保护电子信息的难度越来越大，档案信息的安全性越来越突出。期望在安全性和机密性方面做得很好，以便信息技术可以在电子文件管理中发挥更重要的作用，并提高电子文件管理的有效性。——论文作者：宋迎华