行政工作中档案的收集与整理分析

发布时间：2021-01-16

　　摘 要 : 行政档案的收集与整理的质量直接关系到档案的利用。档案的收集与整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案收集与整理的科学化和标准化的提高，对于行政工作的总体优化具有直接和广泛的影响。本文就行政工作中档案的收集与整理工作进行阐述，分析行政工作中档案收集与整理的特点以及档案收集与整理工作中存在的问题，并提出行政工作中档案的收集与整理的具体策略。

　　关键词:行政;档案;收集与整理;特点;问题;策略

　　1 探讨档案收集与整理工作的特点

　　1.1档案分类较多

　　行政工作中档案收集与整理工作特点之一就是档案的分类较多。一个单位中，在档案收集与整理过程中必须要做好对相关档案的分类整理，这其中包括了企业的文书档案、会计档案、业务档案、基建档案、人事档案、设备档案等等。而如果从记录方式上来对档案进行划分又可分为录像档案、文字档案等等。所以档案收集与整理工作一定要做好对档案的分类归档工作，鉴于企行政档案种类繁多的特点，也为行政工作开展档案收集与整理工作带来了一定的挑战。

　　1.2范围广

　　行政档案收集与整理工作的另一个特点就是其涉及范围比较广，之所以这么说是因为，行政档案开展档案的收集与整理是对行政各项工作、各个环节产生的有价值的资料信息进行收集与整理，因此，在这个过程中需要行政工作中各个部门的积极配合与参与。切不可出现只做好对一方面档案资料的收集与整理，而忽视另一方面的情况，要做到档案资料收集与整理的全覆盖。而且随着行政档案工作在信息化、数字化方面的应用不断深入，行政的档案收集与整理工作范围将会进一步的拓展与延伸。

　　2 分析行政档案工作中收集与整理中存在的问题

　　2.1档案收集与整理不及时

　　当前造成行政档案收集与整理不及时的原因有很多，首先：在行政工作中，其他部门往往认为档案收集与整理是档案管理部门的事情，与自己没有任何的关系，因此，缺少主动配合及参与热情，往往就容易出现档案资料移交给档案管理部门不及时的情况。其次：档案管理部门没有指定出档案收集与整理工作规章机制，从而导致档案收集与整理工作杂乱无序，由于缺少对相关人员的管理与监督，导致其在进行档案收集与整理过程中三天打鱼，两天晒网，对工作没有紧迫感，造成档案收集与整理不及时的情况发生。

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　　2.2档案室建设方面的问题

　　虽然随着数字化档案的不断发展，很多行政工作已经通过将档案资料以数字化的形式储存到计算机当中了，但是在一些情况下，纸质的档案是无法代替的，所以像这些纸质档案的保存有一定的条件要求。其需要档案库房长期保持恒温恒湿等，避免档案资料纸质变质，造成档案信息损坏的问题。但是当前很多行政单位往往忽视了对档案库房的建设及管理，这对开展档案收集与整理工作是极为不利的。

　　2.3档案收集与整理真实性与完整性无法保证

　　造成行政档案资料收集与整理中档案资料不真实、不完整的原因有很多。首先：作为档案资料收集与整理的执行者，档案管理人员自身的失误造成档案资料不真实、不完整。一些档案管理人员在进行档案收集与整理时，工作极不认真，缺少对自身的严格要求。还有的是因为档案管理人员工作能力导致档案收集与整理过程中档案资料不真实，随着数字化档案管理的发展，要求档案管理人员在进行档案资料收集与整理时要具备一定的信息化水平、数据处理能力等，而很多档案管理人员由于不具备这方面能力，从而在实际的工作中无法保质保量的对档案资料进行有效的收集与整理，从而出现档案资料不真实完整的情况。其次：在行政工作中其他部门不积极配合档案部门来完成档案资料的收集与整理工作，从而造成档案资料不真实的情况发生。如：在行政工作中，一些部门为了部门利益，自我利益等，往往会对档案资料进行作假。

　　3 提高行政工作中档案收集与整理工作的策略

　　3.1加强宣传、提高认识

　　档案收集与整理工作是档案管理工作的重要内容，也是企业管理规范化发展的有效保障。之所以会出现档案收集与整理过程中档案资料不真实完整等情况，往往是因为缺少对档案收集与整理工作认识及重视导致的。所以，要做好对行政档案收集与管理工作的宣传，尤其要提高除了档案管理部门以外的其他部门对档案收集与整理的认识，从而在档案收集与整理过程中这些部门才能够积极主动配合档案管理部门开展收集与管理工作。从而在行政内部逐步建立起良好的档案收集与整理认识氛围，推动其发展完善。

　　3.2加强对档案收集与整理工作队伍的建设

　　想要做好档案收集与管理工作必然是离不开档案人员的参与及支持的，因为他们是这项工作的参与者与执行者。首先：要做好对档案人员的思想教育工作，定期的组织内部档案人员进行学习与交流，提高档案人员对档案收集与管理工作的认识，使其真正明白此项工作的重要性及内涵。其次：做好对企业档案从业人员的工作技能培训提升，针对当前数字化档案管理的不断发展，要切实夯实档案人员在信息化、数据化等方面的能力水平，从而为其开展档案收集与管理工作打下基础保障。

　　3.3建立健全档案收集与整理工作管理机制

　　想要做好档案收集与整理工作必须要完善机制才行。首先：在进行行政档案收集与管理工作时，要建立起统一的规章机制，建立行政档案收集与整理的标准化流程，并督促档案人员严格按照规章流程来开展行政档案收集与整理工作。其次：加强对行政档案收集与管理工作的技术投入，单位要拿出一定的资金来保障档案收集与整理工作的信息化建设、数据化建设等，通过利用计算机网络相关技术来全面提高行政档案收集与整理的效率与质量。需要注意的是要对应的建立起安全防护机制，保障企业档案收集与整理的成果。最后：建立起相关保障机制，保障档案收集与管理工作的顺利实施，如：企业要不断完善对档案人员的监督与管理机制，通过有效的监督管理来保障其档案收集与整理工作的科学性及规范性。

　　4结语：

　　总而言之，行政工作中，档案的收集与整理的质量是确保档案真实性、有效性以及规范性的基础，有利于档案后期的合理以及高效化的利用。——论文作者：孙媛