试论事业单位档案管理存在的问题及对策
发布时间：2021-01-12
摘要: 档案记录单位发展的真实数据，具有不可再生性。声像资料、纸质资料、电子资料、照片都是承载档案信息的重要方式。档案对于管理具有重要意义，关乎工作计划制定、人员调动、办理公务等多方面内容。档案价值以管理体现，档案管理工作科学、高效就可以有效发挥档案价值，提升事业单位工作水平。由此可见，探讨事业单位档案管理中所出现的问题与对策是十分必要的。
关键词：事业单位;档案管理
引言
事业单位是我国整个组织机构系统中一个重要组成部分，是国民经济和社会发展不可缺少的一支重要力量，为国家的经济建设和社会事业的发展作出了重要贡献。随着时代的发展，事业单位档案管理工作也得到了更多的重视，同时也对事业单位档案管理水平提出了更高的要求。因此，需要不断分析档案管理的改革以及具体的管理方式，最终找出推进事业单位档案管理效率的有效方法，让事业单位在当前社会服务过程中真正发挥自身的作用与潜在力量。
1事业单位档案管理工作的作用
档案管理是事业单位管理工作的一部分，真实记录了事业单位在管理过程中产生的各种珍贵文献资料、重大活动纪要、各类监督检查情况等方面的信息资源，档案管理信息全面系统地再现了事业单位的发展历程，对事业单位的发展起着重要作用。从一个事业单位的档案管理工作，就能侧面观察到事业单位的整体风貌、文化建设以及政策落实状态。
1.1促进事业单位文化建设
事业单位文化建设是集中体现事业单位凝聚力和向心力的重要手段，事业单位档案管理工作与事业单位文化建设息息相关，档案真实展现了事业单位在文化建设过程中组织的各类丰富多彩的活动以及职工在活动中的突出表现，这是事业单位全体职工共同努力得到的历史结晶，它不仅仅是一份份珍贵的文献资料和影像片段，更是事业单位精神文化建设的源动力。对促进事业单位文化建设具有积极作用，让事业单位文化传承熠熠生辉。
1.2完善事业单位服务功能
事业单位是政府服务的主要窗口之一，尤其是涉及到社会民生类的事业单位，更是与人民群众切身利益密切相关，因此，提供优质的服务内容是事业单位管理工作的重要考核指标之一。档案管理工作不只针对单位内部的档案资料归档，还涵盖了与事业单位业务相关的服务功能。
1.3提升事业单位工作效率
少数事业单位工作效率低下，各科室之间沟通较少，缺乏团队合作意识，遇到工作中的难题，各科室不能协调合作，处于各自为政的状态，这给事业单位的健康发展带来隐患。事业单位档案管理工作也是如此，长期不被重视，导致档案利用率停滞不前。事业单位档案管理工作与各科室之间应紧密相连，打破工作壁垒，加强互助合作，让档案信息资源能够起到指导性作用，有效提升事业单位管理工作的整体效率。
2事业单位档案管理存在的问题
2.1档案管理人员的岗位能动性较低
事业单位的档案管理人员主要包括在窗口进行接待工作的人员、进行档案整理的人员、档案信息化管理人员等，其在工作过程中的岗位能动性通常较低。主要体现在：一是从事窗口接待的工作人员和客户之间所进行的信息传递并不多，一般都是对客户提出的疑问去作答，其自身并未注重客户提出的诉求;二是档案管理人员自身并未使用自身的专业优势对相关数据进行分析，仅仅是简单地针对纸质档案信息进行梳理后，再将其全部转移到互联网平台。
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2.2档案资源的开发和使用工作未形成可持续发展机制
当前国家有关部门对事业单位助力区域社会经济发展要求中提出，事业单位需要将档案资源开发与使用情况纳入到发展议事日程，但是在档案资源开发过程中缺少一个持续发展的体系为档案资源管理工作的进行提供保障。具体体现在：第一，档案资源开发和使用工作的人力资源整合较为滞后;第二，档案资源开发和使用上彼此脱节，无法针对当前区域社会经济的发展给出建设性的建议;第三，档案资源开发和使用的工作体系并不是十分完善，不能够达成全域式的档案资源开发和使用。
3事业单位档案管理对策
3.1加强领导，提升意识
档案价值高低与管理效果相关，加强重视能够充分开发事业单位档案管理潜力，促进事业单位发展。事业单位领导应该认识到档案管理的价值，将档案管理纳入单位工作计划当中，改变档案管理在事业单位中的地位，从顶层建设加强管理工作。同时，事业单位要提升管理人员工作意识，多次开展相关法律、法规研习工作，使管理人员认识到档案管理的重要性。单位领导要做好协调工作，让各个部门配合档案管理工作，扫清档案管理人员工作中的障碍。
3.2人才培养，稳定队伍
在档案管理中，人力因素是保证档案管理效果的决定性因素。因此在档案管理队伍建设中可以从两个方面开展工作：第一，稳定队伍。事业单位应该加强档案管理人力资源投入，派遣专人负责档案管理工作，适当增加福利，稳定档案管理工作队伍。第二，人才培养。事业单位人事招纳、扩大编制较为困难，因此应该提高人才选拔标准，选择具有档案管理、数据处理技能、工作责任心强的应聘者负责档案管理工作。同时，事业单位内部也要结合档案管理环境变化对管理人员进行培训，如“信息技术档案管理”“人事档案管理规范”“档案管理法律研习”等培训内容，全面提升档案管理人员的素质。档案管理部门以及事业单位领导要对档案管理进行定期与不定期考核，从建档、查阅、归档规范性、档案保管状况、档案资源维护等几个方面入手，全面提升档案管理效果。
3.3增加投入，细化规则
管理条件是档案管理工作的基础，事业单位应该根据实际情况推动档案信息化建设工作。
硬件方面包括：(1)为档案管理提供专门的档案管理室，并要做好湿度控制、温度控制，做好防潮、防火灾工作，防止档案损毁。(2)采购现代化档案管理柜，提升档案保管效果。(3)购买电脑、软件、办公桌等物资。
软件方面包括：(1)将现有档案进行信息化处理，对所有档案进行电子化备档。(2)构建事业单位档案管理平台，并授予事业单位职工、领导、档案管理工作人员不同的平台使用权限，提升档案利用率、共享率。(3)加强档案信息化管理制度建设，从信息资料填写完整性、规范性、真实性入手，规范档案管理工作细则。(4)核查原有档案资料，将档案规范化处理，并筛查出其中不实档案，并上报给上级单位。
3.4参与管理，加强开发
档案管理作为事业单位工作中必要的一环，需要让档案管理真正参与到事业单位工作中才能够促使其发展。“有需要才有应用，有应用才有变革”，档案管理部门既要服从上级领导安排，完成档案管理工作计划，也要结合档案管理工作内容，积极进行工作创新，主动响应单位号召。定期筛查档案，汇报异常档案信息。将事业单位日常办公信息、活动状况、最新文件及时入档，并按照类别、载体、时间进行规范处理，向领导定期汇报档案管理工作进展情况。结合档案资料，对于各类档案信息进行综述，整理事业单位发展过程资料，让领导在决策时有更多的信息支持，从而真正发挥档案的服务作用。
结束语
事业单位档案管理工作可以说是当前事业单位管理情况的有效缩影，因此有关决策者需要对单位的管理形式以及模式给予极大地关注，通过这样的方式促进管理体系的发展变革最终获得创新变革和发展，让事业单位的整体服务效率获得更高层次地提升。——论文作者：熊婷婷
