浅析档案馆功能的扩展在社会化服务中的应用

发布时间：2021-01-09

　　摘要：档案馆功能对档案馆社会化服务产生重要作用，本文从功能概述、原因分析、扩展内容三个部分对档案馆功能的扩展进行简要概述。

　　关键词：功能、扩展、档案馆

　　档案馆的社会化服务是以档案馆的功能为基础的，或者说档案馆功能的扩展和社会功能的凸现，是档案馆社会化服务的依据和理论基础。因此，对档案馆社会化服务内涵的科学界定，必须以档案馆功能的分析为出发点。

　　一、传统档案馆功能概述

　　在国际上，通常把档案馆定义为一个具有一定行政管理职能的学术性组织。在这个宽泛的表述中，只是涉及了档案馆的行政管理和学术研究两个最基本的功能，然而在学术与行政之间，到底哪一个应该作为重点，在学术界曾经引起过争论，第三届国际档案理事会主席格拉斯温克尔把档案馆职能上的这种选择比喻为“处于十字路口的赫拉克勒斯”。但是，行政与学术通常被认为是档案馆最基本的两个功能。

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　　在中国，档案馆是集中保存、保管档案的永久性基地，是科学研究和提供利用档案的中心。传统档案馆以纸张为主要载体的档案为对象，对其进行实体保管和信息资源开发。作为档案的存储仓库，档案馆具有集中统一的管理国家需要长远保存的档案和有关资料、积累和管理国家档案财富、传播档案信息为社会服务提供原始凭证，维护历史真实面貌、文化教育等主要功能。但是，从中国长期以来的档案工作实践分析，档案馆长期存在着“重保管、轻利用”的问题，主要围绕着档案的实体保管开展工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定等主要工作环节，而开发档案信息资源为用户提供利用做得还非常欠缺。作为一个文化事业机构，档案馆往往给人一种缺乏活力的文献资料库的印象，档案人员似乎成了档案的“保管员”，档案馆的服务性并没有得到充分体现。随着网络技术和数字通信技术的飞速发展，人类已经进入了信息社会。档案工作的社会环境发生了巨大的变化，在这样的背景下，档案馆的功能也必然随之不断地扩展和深化。

　　二、档案馆功能扩展的动因分析

　　档案馆功能的深化和扩展，是随着信息技术在档案管理领域的不断渗透和融合而发生和进行的。从档案管理工作的物质对象来看，纸质载体的统治地位已经被打破，电子档案的数量正在迅速的增加，档案资源呈现出多样性的特点，缩微、影像以及多媒体数字资源的数量越来越多。工作对象的多样性，必然导致档案馆功能的扩展。

　　从用户的信息需求看，网络的出现打破了信息利用在时间和空间上的限制，用户乐于通过网络访问档案信息资源。更多的用户不会亲自到档案馆查档，而希望看到更多的、在线的档案全文信息。用户需求的目的也不仅仅限于学术研究，贴近民生的档案信息将是用户需求的热点。面对信息需求的变化，档案馆从服务的理念到服务的内容、手段和质量都要作出有针对性的回应。

　　从管理体制看，当今社会，信息已经成为社会的基础性资源，档案信息化是社会信息化的重要组成部分。作为接收、存储、组织、加工、提供信息资源的档案馆，传统的金字塔式的科层结构在一定程度上制约了档案事业的发展，一种适应于信息社会的，以扁平化、柔性化为主要特征的组织形式成为档案馆的必然选择。其中，柔性化特征主要指组织能够不断地适应外部不断变化的要求，档案馆在功能定位上也必然要尊重这种要求。

　　从外部环境上分析，网络信息资源的兴起，各种信息服务的技术和手段不断地丰富，使得公众的信息需求得到了前所未有的满足。与图书馆、信息服务商等相关领域相比，档案信息服务的质量明显处于较低的水平。有人开始质疑档案馆存在的理由和价值。如果档案馆不能为用户提供优质的信息，不能为用户的需要扮演权威的角色，人们就有理由怀疑档案馆存在的合理性。在这样的背景下，档案馆要想生存和发展，就必须在为用户提供权威的证据、信息，最大限度的实现档案的经济价值和社会价值方面付出艰苦的努力。

　　总之，网络时代给档案馆带来的不仅仅是技术层面的影响，而是催生根本性的变革。档案馆的功能如果能够符合社会的需要，得到公众的认可，档案惊就获得了生存和发展的空间。反之，则会逐渐萎缩。

　　三、档案馆功能扩展的内容

　　在网络环境下，档案馆的工作中心从档案实体保管向档案信息资源的开发利用转移加大投入，从以文本资源为主体转向非文本资源，特别是数字资源的开发从保守的被动服务向更加开放主动转变，档案馆在功能定位的观念性问题上已经有了很大的改变。随着计算机技术在档案工作中的广泛应用，档案馆的功能增加了以下一些新的内涵：对数字资源的揭示是现代档案馆功能的主要特征。数字档案信息资源是未来档案馆提供利用服务的主要形式。纸质档案的数字化，电子文件的接收，数字化档案信息的组织、管理、发布、检索工具的开发等档案馆的主要业务都要围绕数字档案资源来展开，与此相关的信息采集、推送、检索、著录、安全保障等技术将成为数字档案信息管理的主要支撑。

　　现代档案馆是档案信息管理和知识服务的中心。档案与其他类型的文献相比，在内容和形式上都更加具有广泛性和多样性，它真实记录和反映了社会生活的方方面面。因此，档案馆被誉为社会记忆的存储中心。由于档案特殊的历史凭证价值，档案内容所蕴涵的信息和知识更加真实、可靠和富有特色。传统的低水平的档案服务，使档案所蕴涵的知识能量没有很好地发挥出来。档案馆充分利用现代信息技术，对电子档案等数字资源进行组织、加工、挖掘，为用户提供智能化的服务，才更加符合信息社会的要求。档案知识服务是传统的“档案利用服务”的高级形式，在服务理念、内容、管理等方面都有很大的革新。知识服务主要通过数字参考咨询服务实现，对档案工作者的素质和业务水平都提出了更高的要求。

　　现代档案馆将面向用户提供权威的、特色的和个性化的服务。由于资金、人员、技术力量等多方面的限制，传统档案馆的服务水平始终处于一个低效能的水平，主要以用户上门的被动服务为主。时间和空间的限制、服务质量不高、手续繁杂等因素使得用户对传统的档案服务缺乏兴趣。如果失去了用户，档案馆就失去了存在的市场，现代档案馆通过档案网站、数字档案馆等形式，对档案信息资源进行整合和开发，根据用户的需求提供高质量的信息服务。此外，通过的特色馆藏的开发和在线的参考咨询服务，可以实现特色和个性化的用户服务。

　　现代档案馆将更加突出文化休闲功能。200年，在西班牙塞维利亚的第十四届国际档案大会上提出了档案的文化休闲功能。中国的档案馆在经历了长期的封闭以后，也正在逐渐的面向公众，面向社会。随着社会经济的发展，公众对文化休闲的需求越来越强烈，档案走向大众也成为一种必然的趋势，这就要求档案部门必须要采取行动，注意培养和满足公众个人的兴趣。这些行动反过来要产生在国民经济中占有越来越重要地位的休闲产业。从某些方面说，人类文化遗产就是这种休闲产业的一部分。档案界对此兴趣浓厚，必须开降新的产品和服务领域，以使档案馆能占有一定的市场份味档案的出版与展览是一个重要的方向。

　　档案馆服务的社会化增强。档案馆在公众心目中的形象和作为职业的档案工作者所感觉的是不一样的。外界对我们的服务、我们的工作、我们的用户持怎样的态度。越来越引起档案工作者的关心。然而，一种不可逆转的趋势—档案必须走进民众、成为业界日益清晰的共识。从观念上讲，档案必须走出高阁，回归社会，现代档案馆必须关注用户的需求，淡化档案馆的“官方色彩”，使之更加贴近民众;从技术层面上说，实现档案服务社会化的关键是服务手段的现代化，现代档案馆必须掌握先进的传播手段，能清晰的告诉用户，怎样能方便地获取他们所需要的信息。同时，网络是实现档案馆社会化服务的重要平台，互联网作为大众文化和平民文化的载体，公众大都通过网络获取信息。因此，档案部门必须拥有稳定的、权威性的网络门户，数字档案馆必须在真正意义上发挥传播档案信息的作用。——论文作者：黄轶劼