新形势下如何加强基层单位档案管理

发布时间：2020-12-15

　　摘要：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。基层单位档案管理指基层单位档案管理人员，通过规范化的科学方法对基层人事档案资料进行收集、整理、立卷、归档、检索、查找等归档流程。基于此，本文阐述了基层单位档案管理的重要意义以及基层单位档案管理存在的主要问题，对新形势下加强基层单位档案管理的措施进行了探讨分析。

　　关键词：基层单位;档案管理;意义;问题;新形势;措施

　　基层单位档案管理工作的有效性可以促进基层工作的顺利开展，但在实践工作中仍然存在诸多问题，因此为了发挥基层单位档案的功能价值，以下就新形势下如何加强基层单位档案管理进行了探讨分析。

　　一、基层单位档案管理的重要意义

　　1、促进基层单位健康发展。基层单位档案管理是将基层重要资料整合在一起，有利于促进基层发展，实现基层单位发展目标。在基层单位发展过程中，档案管理人员通过基层单位档案管理，找出对基层发展有用的资料，可以为领导决策提供资料支持。由于基层单位档案记录真实事件，因此具有真实性，拥有法律效用。基层单位档案管理，可以保证基层单位档案的法律效用，能帮助基层单位解决法律纠纷，有利于基层长期发展。

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　　2、提升基层单位综合竞争力。基层单位档案管理是基层工作过程的重要环节，尤其对基层单位综合竞争力有着重要影响。基层单位档案管理，可以提升基层单位综合竞争力，有助于基层单位获取市场竞争优势。一方面，档案管理人员通过基层单位档案管理，可以提取出有价值的信息，有助于基层单位领导做出精准决策。另一方面，基层单位档案中的失败经历、错误案例，可以为基层单位提供经验借鉴，能减少基层单位决策失误，有利于基层单位选择正确市场方向。有效的基层单位档案管理，可以提高基层单位市场竞争力，有助于基层单位赢得市场竞争。

　　二、基层单位档案管理存在的主要问题

　　1、档案管理体系问题。为促进基层单位档案管理工作的持续健康发展，就必须建立健全档案管理体系。目前，基层单位档案管理工作缺乏完整的归档体系及科学合理的管理机制，档案馆内网络得不到科学配置，致使无法实现传统管档手段的全面数字化，档案资源得不到充分开发和有效利用。另一方面，档案管理工作执行机制的不健全，使相关工作人员在档案整理流程中操作不规范，对诸多有价值的档案资料随意摆放，对有用档案资源的开发也只是流于表面，并未深入挖掘其真正利用价值，档案管理工作得不到创新发展，阻碍了基层单位档案管理工作的健康、长效发展。

　　2、人员问题。目前基层单位档案管理工作中人员机构分配单一，缺乏专业性人才，档案管理人员整体素质不高，档案管理能力较差，尤其在信息化时代背景下，我国政府机关、高校以及大型企业普遍配有高素质、高技术管理人员，而在基层的档案管理中技术性人才和高素质人才都极度匮乏，普遍存在人员数量不够，道德素质差，档案管理能力低等问题，甚至有些基层单位存在岗位变动频繁、轮流管档行为，导致对档案资料的整理、保存及开发利用问题频出，档案资源缺失严重。另一方面，基层领导过度追求政绩，在基层单位档案管理上缺少重视，缺乏对相关工作人员的专业培训及有力的引导，导致工作人员态度不端正，没有认识到档案管理工作的重要性，对档案管理的工作流程也是一知半解，在其位不谋其业的现象发生。

　　三、新形势下加强基层单位档案管理的措施

　　1、建立健全相关规章制度。基层单位必须高度明确档案管理工作的重要价值，进行档案管理制度的科学制定，确保其完善性。严格基于国家相关法律法规要求进行档案收集方案、文件保管期限和存档范围的科学制定，同时，有效落实具体工作制度，严格鉴定档案资料，并对其进行科学收集和分类，在检索，保管，调阅方面严格制定工作制度，同时还需要确保利用，统计和销毁工作的有序进行，科学制定档案信息保密制度，定期维护档案管理设备，制定突发事件应急策略。对其档案管理过程中的工作规范，工作纪律和岗位职责进行合理划分，使其相关工作人员能够积极主动地参与日常工作。确保现场工作人员能够对其各类档案进行全面收集和科学分类，确保其存放的有序性，使其能够实现更为高效的利用，保证档案管理工作的有效落实。

　　2、加大基层单位档案管理人员培训力度，提升工作人员整体素质。随着智能化、信息化时代的到来，各项管理工作都已步入数字化、智能化行列，基层单位档案管理工作也应该推陈出新，摒弃传统的落后的档案管理手段，不断更新档案管理方式方法，这不仅需要一批高技术专业化的档案管理人才，还需要加强人才培训力度，在基层单位档案管理人员的专业知识及职业技能方面加强培训，加大上岗培训，确保在岗在职人员整体素质。同时加大岗位培训，做好岗位竞聘工作，坚持持证上岗。提升基层单位档案管理人员职业素养。

　　3、创新档案管理业务。基层单位档案管理工作过程中，相关人员不仅需要科学建立，保存和维护档案，同时还需要确保技改和科技项目的有效落实。在此过程中，科技档案包括基层单位相关项目设计相关内容，对推动基层单位的进一步发展具有极其重要的影响。基于此，为了确保顺利实施基层单位档案管理工作，需要为其档案管理工作科学制定各项规章制度，确保能够更为准确的保存所有资料，使其应用价值得到最大程度的发挥。在新时期创新档案管理工作过程中，不仅需要对档案中不同单位日常工作具体内容进行合理归纳和整理，同时还需要科学统计和分析数据资料，如果发现问题，必须确保变更记录完善性，以此为基础，能够对档案管理工作的有效性和连续性进行更高程度的保障。除此之外，在实现数字化管理工作过程中，相关单位还需要进行资源数据获得科学构建，确保管理业务的有效创新，使其档案资源应用价值得到最大程度的发挥。

　　4、贯彻依法治档理念。在基层单位档案管理过程中，加强对档案管理人员的档案法律法规及各项规章制度的培训，积极贯彻落实上级政策，不断更新依法治档理念，严格按照相关规章制度依法管理档案工作。加大督察及宣传力度，增强基层工作人员依法管档的法律意识，对违反档案法的行为依其严重程度予以追责及严厉处罚。

　　5、设立档案管理专项经费。首先基层财政部门应转变观念，合理统筹，加大基层单位档案管理方面的资金投入，特别是要增加基层单位档案管理信息化方面的资金投入，配备完善的基础设施，及专业计算机和档案电子管理软件等。其次应增加大人力方面的投入力度，在选拔档案管理人员时严格把关，择优录选，保障档案管理人员的素质，同时增加档案管理人员资金待遇，留住高技術人才。最后还要设立基层单位档案管理专项资金，在信息化管理上增加投入，提升档案管理人员信息化能力，实行基层单位档案管理工作的现代化发展。

　　结束语

　　综上所述，新形势下的基层单位管理工作面临着新环境、新挑战，其档案管理工作发生了新的变化，因此为了充分发挥档案在基层单位管理工作中的价值作用，对新形势下如何加强基层单位档案管理进行分析具有重要意义。——论文作者：李奎