关于做好卫生执法档案管理工作的思考

发布时间：2020-09-04

　　摘要：随着卫生系统改革地不断深入，卫生综合监督执法档案管理的重要性，在整个卫生综合监督执法工作中的地位越来越凸显。目前，许多基层卫生监督执法机构以及监督执法人员，对这项关工作的重要性、必要性认识明显滞后，存在很多问题和不足。本文并就如何解决这些问题提出整改对策与措施。

　　关键词：卫生执法;档案;思考

　　卫生执法档案是卫生综合监督执法工作的文字记录和历史记录，包括文字、图表、声像等不同形态，它充分体现和反映了卫生综合监督执法工作的业务水平和管理能力。随着卫生系统改革地不断深入，卫生综合监督执法档案管理的重要性，在整个卫生综合监督执法工作中的地位越来越凸显。但是，目前，许多基层卫生监督执法机构以及监督执法人员，对这项关工作的重要性、必要性认识明显滞后，部分基层卫生监督执法机构的监督执法文书制作、整理、归档等工作还很不规范，存在很多问题和不足。为加强卫生监督执法文书档案建设，进一步提高管理水平，现就基层卫生监督执法档案管理中存在的一些主要问题进行探讨，并就如何解决这些问题提出整改对策与措施。

　　1.存在的主要问题

　　1.1卫生监督执法材料收集不完整、归档不及时。由于多数基层卫生计生监督执法人员在多年的执法过程中，形成了重监督执法过程、轻执法文书制作的陋习，执法文书归制作档意识淡薄。加之部分监督执法机构对执法文书归档的范围和时限界定不明确、要求不严格，致使许多执法文书长期暂存于执法人员手中，不能及时归档，造成部分执法文书漏登、漏报，有的甚至丢失，等到检查时只能东拼西凑，补充完善，大大降低了监督执法文书的准确性、可靠性。

　　1.2卫生综合监督执法文书制作不完整、不规范、不系统。

　　目前，许多基层卫生监督执法文书的形成比较粗糙，问题多、漏洞多，达不到档案管理的完整性、系统性、安全性要求，主要表现在以下几个方面：

　　1.2.1.执法文书内容制作不规范。如：有的叙述事实颠三倒四，逻辑性不强;有的使用口语、简略语，不能正确使用专业术语;有的用词造句运用比喻等修辞手法，文不达意，表述不准确;有的书写潦草，涂改现象严重;有的惜字如金，寥寥几笔，过于简单;有的洋洋洒洒，重复啰嗦，过于冗长等。上述这些问题的存在，使监督执法文书档案失去了其原始性、可靠性、权威性，降低了其应具有的重要价值。

　　1.2.2.执法文书内容漏项、缺项严重。如：卫生监督执法文书的目录、编号、当事人身份事项、落款的日期、行政机关名称等项目填写不全、不完整，存在落漏现象。

　　1.2.3.执法文书中处罚依据的法律、法规或引用的条款不明确，不能具体到第几条、第几款;叙述案情涉及的相关企业、单位机构称谓不准确，多用不规范的简称，表述不恰当。

　　1.3.档案管理人员较少、专业水平不高，现代化管理能力不强。一是多数基层卫生监督执法机构，特别是镇级监督执法单位，因人员不足，没有设置专门的档案管理科，没有配备专职档案管理人员，档案管理人员多为兼职，且多数没有参加过专门的业务知识培训，业务不熟练、不精通，因此，在具体工作中难免会出现问题。二是档案管理技术滞后，现代化、信息化能力不强。因资金问题，多数监督执法机构档案管理硬件建投入不足，计算机、信息化技术应用不充分，档案分类、编号、立卷多靠手工操作，缺乏先进的自动化技术支撑。三是多数监督执法机构必要的数据信息缺乏，特别是当前卫生工作和计生工作合并后，卫生计生执法文书种类多、信息量大，但是，资料汇总和统计数据分析效率不高，导致许多有价值的信息不能被挖掘和采用。

　　2.整改对策与措施

　　造成上述问题的主要原因，是基层卫生监督执法机构对执法文书档案管理思想认识不足，工作重视不够，推进措施不力导致的结果。具体地讲，就是档案管理科室设置不全，管理制度不完善，专兼职人员专业水平不高，单位自查和上级督查力度不够等。针对这些问题，我们提出如下整改建议。

　　2.1.健全档案管理制度，使档案管理有章可循。监督执法机构要建立健全《档案收集制度》、《档案整理制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案安全制度》等规章制度，并严格执行各项规章制度，使监督执法案管理工作有章可循。

　　2.2.设置档案管理科室，配备专(兼)职工作人员。县级监督执法机构要专门设立档案科，配备档案橱、电脑、通信网络等设备。根据工作需要，选派责任心强、专业素质高的人员，专职从事档案管理工作;同时，其他业务科室各选配兼职管理员，及时收集执法文书，定期移交管理科，对执法文书统一管理，保证工作中形成的执法文书及时归档。

　　2.3.高度重视，加强对档案工作组织领导。卫生监督执法机构，特别是县、镇级卫生计生监督执法机构，一定要高度重视档案管理工作，将其作为工作的重中之重来抓;单位一把手负总责，分管领导靠上抓;要同执法业务工作同部署、同安排，同检查、同考核;要进一步明确档案工作任务分工和工作责任，要及时发现和研究解决档案工作中存在的困难和问题，推进档案管理工作顺利开展。

　　2.4.加强业务知识培训，提高档案管理人员水平。监督执法机构要通过举办培训班、以会代训、派人员出去学习等灵活多样的方式，加强档案管理新知识、新技术的培训学习，提高档案管理人员专业素质和管理水平。

　　2.5.加大督查考核力度，不断提升档案管理水平。监督执法机构内部要建立档案管理责任制，制定考核指标，定期考核评价。国家、省市业务主管部门，要通过定期组织开展知识竞赛、执法文书评比等活动，加强对基层监督执法机构档案管理的督查和指导，推进基层监督执法机构档案管理工作走上制度化、规范化、科学化管理轨道。

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　　总之，卫生执法档案体现了卫生综合监督执法工作的业务水平和管理能力，是保证和规范卫生工作的重要信息载体，只有不断提高认识，及时解决但昂整理、归档等工作中存在的问题，才能不断提升卫生执法档案水平，更好地促进卫生事业的健康发展。——论文作者：张学栋