浅谈信息化时代人社档案管理途径

发布时间：2020-07-10

　　摘要：设备保障部门和人力资源部门的建立，目的是加强劳动力市场与人才市场的整合，建立规范、统一的人力资源市场，推动人力资源的有效配置与合理流动。同时两个部门的组建有利于统筹行政事业单位的人员管理、完善行政事业单位的收入分配制度改革;有利于我国更好地实施人才强国战略，不断提高我国的人力资源优势，建设人力资源强国;提高社会的就业率和社会保障力度。所以，人力资源和社会保障档案的信息化管理越来越重要。

　　关键词：大数据;人社档案管理;途径

　　引言

　　社保档案指的是社保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。随着我国社会经济的不断发展，参加社保成为越来越多人的选择，社保档案的数量也在与日俱增。我国的社保档案管理在多年的发展过程中也在进步，如今，在网络信息化飞速发展的影响下，社保档案的信息化建设也在逐步走向成熟。

　　1人社档案管理存在的问题

　　1.1软硬件经费投入仍需进一步加强

　　硬件设施设备和软件系统是信息化管理建设的两翼，两者缺一不可。随着国家对人社档案信息管理的日益重视，经费投入也逐年加大，但是相比较于信息技术的更新发展，人社档案的信息化硬软件建设有待进一步提升。特别是在当前城镇化日益推进，跨省、跨地区人口流动性不断加强的背景下，地域间人社信息交流共享增多，更需要强大的信息化支撑。同时，由于设备和系统投入不足，仍有大量的纸质档案材料和人社管理事务没能建立有效的信息管理系统，人社部门档案信息化管理的开发距离社会对人社公共服务的高质量要求还有一定差距。

　　1.2人社档案信息化管理缺乏严格的制度和流程规范

　　近年来，我国虽已出台了大量的档案信息化管理标准，但是真正具有现代信息化意义且符合人社档案管理要求的制度标准并不多，人社部门往往根据自身信息管理设施设备情况，自行制定信息化管理的制度和基本流程，这种因人因设备而制定的管理流程具有一定的灵活性和适应性，但却并不规范和科学，特别是没有形成一套档案收集、传输、处理、索引、查阅、管理、调取等基本流程，影响了档案的共享使用。

　　2信息化时代人社档案管理途径

　　2.1优化信息化管理制度、业务流程

　　从顶层做好人社档案信息化制度设计和制定，人社部、国家档案局应根据人社档案业务管理特点，制定出台人社档案信息化管理制度性规范和具体的信息化管理要求，包括人社档案数据规范、档案信息采集、归档、管理、利用和保密等标准，要保障人社档案各环节管理的规范化、标准化，开发专门的人社档案管理信息技术应用系统，包括社保系统、就业系统和资源库系统，系统中包括档案托管、档案日常管理、统计报表等档案管理，也包括退休申请、初审、终审、证明及统计报表等退休档案管理等，按照人社业务流程确保信息化管理的规范、科学。

　　2.2完档案信化管理安全保障机制

　　安全系数是判定信息化管理水平高低的重要因素。人社工作的特殊性，对档案信息安全有着更高的要求。因此，人社部门要从硬件安全、网络安全、软件应用三个方面提升档案信息化管理的安全水平。硬件安全首要的是硬件的质量，部门在硬件设备的采购上，要将质量安全放在首位，高标准配置信息化管理设备。在使用过程中，要建立使用反馈机制，对出现问题的硬件设备及时上报、及时维修，排除潜在的硬件系统安全风险。为防患于未然，档案管理人员要对资料进行多份存储，以免因突发原因，丢失档案信息。网络安全也是信息化管理经常遇到的问题，为杜绝此隐患，管理人员要安装安全系数高、防御风险能力强的防病毒软件，定期对软件进行安全监测，同时建立电脑病毒等预警机制，与不同区域的人社部门加强信息安全措施的经验交流。加强软件系统安全，要求系统管理者设置访问权限、身份验证等手段，加强对个人用户的保护，避免因系统操作不规范或系统设置漏洞泄露用户信息，影响档案管理。

　　2.3重点建好数字化管理服务平台

　　根据人社工作类别和内容，分门类、分流程，精心打造好数字化管理服务平台，使工作人员在办公的第一时间完成信息的收集、输入、提取、管理等，实现业务办理和档案管理的有效衔接。对于数据、文字、纸质资料等不同信息来源，形成不同的收集和输入方式。数据资料以汇总整批导入为主，按照存档要求提前设计好数据库存储格式，各部门定期汇总数据，分批次导人档案数据库。纸质材料要现场进行电子扫描并上传系统，同时分传档案管理系统，由档案管理人员根据业务属性，分类保存。日常的档案信息化管理包含编目、索引、查阅、调取等环节，因此在数字化管理平台的设计上要突出档案的使用功能，便于各类资料的快速查询。与此同时，配套建设智能化的实体档案室，与电子信息档案呼应，实现电子信息查询和实物资料印证的结合。

　　2.4注重网络档案应用系统的构建，优化人社档案信息资源库

　　人力资源与社会保障档案信息化建设的前提是构建网络档案应用系统;技术保障是在构建网络档案应用系统时，应着重考虑档案信息如何收集、管理、利用以及如何保障信息的安全等问题。人力社保档案信息化建设在档案信息化的建设中占有举足轻重的地位，人力社保档案信息化建设的发展对档案信息化建设具有极大的推动作用。因此，构建高效的网络档案应用系统是必要的，以此来优化有关的档案信息资源库，不断扩大数据规模。这样一来，人力社保档案管理工作人员工作能力的提高及人力社保档案信息的全面开发指日可待。

　　2.5加强档案信息复合型人才的引进和培养

　　具备档案管理和信息技术处理双重专业能力的复合型人才是推进人社档案信息化管理的关键。如何才能提高管理人员的信息化意识和信息化能力，一是领导高度重视，提高引入标准，构建专业的档案信息化管理团队。在人社部门招聘中，要单列档案员编制计划，并在招聘条件中明确提出档案学专业和信息技术等级标准等要求把好引入关。二是强化对从业人员的信息化专业培训。方面，组织专职档案管理人员参加上级人社系统的专业化培训，鼓励其到高校接受档案学、信息学培训;另一方面，要加强对全体从业人员的信息化培训，要让全体工作人员充分认识到档案管理是一项系统工程，需要每个人在工作的过程中为之付出努力。三是加强高层次档案信息化管理人员的交流学习，注重对档案信息化管理操作人才、研究人才和管理人才的分类培养。

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　　结语

　　社保档案是参保单位和个人参加社会保险的原始凭证和记录，关系到参保人员的社会保险权益。在大数据时代，网络和信息技术正在渗透各个行业，并对行业发展有着深远的影响。因此，社保单位应该将档案管理列入重点工作项目中，不断加强制度建设、队伍建设和信息化建设，更好地发挥社保档案的公共服务功能，为社保事业的长期稳定可持续发展打下坚实的基础。——论文作者：陈青