新形势下如何做好办公室档案的收集与整理

发布时间：2020-06-05

　　摘要：新时期办公室档案管理工作面临着新的特点，如何提高相关工作的管理效率是摆在办公室工作人员面前的一个值得思考的问题，有效的档案管理工作能够为企事业单位在经营、决策方面提供重要的信息数据支持，有利于以史为鉴，降低决策犯错概率。基于此，以下对新形势下如何做好办公室档案的收集与整理进行了探讨，以供参考。

　　关键词：新形势;办公室;档案管理

　　引言

　　档案收集在档案管理工作中占有重要地位，虽然《中华人民共和国档案法》对档案收集工作有明确要求，但在很多中，最难执行和操作的仍然是这项工作。基于档案收集工作中面临的困境，笔者以所在单位实例操作为依据，提出档案收集工作精准化管控措施，以解决档案收集工作中面临的实际困境。

　　1办公室档案收集整理的内容及特点

　　公文是档案的前身，当文件在交付、运营、管理和执行过程中时，现在生效，不能称之为文件。文件一般完成了文件处理程序，交付了任务，完成了叙述的历史文件。因此，形成公文是文件工作的出发点，规范公文处理，贯彻良好的文件是做好文件管理工作的基本。写公文是公文形成的关键环节。不同的机关各有不同的文件编写部门，不同的办公室有统一编写公文的地方，也有相关职能部门编写后提交办公室，负责发行的机关。我属于后者，每个功能与作家素质不同，所以对写公文相关的要求有不同的理解，所以草稿文件的质量大不相同。

　　2办公室档案的收集与整理的现状分析

　　2.1档案收集内容不完整、不准确

　　虽然归档制度已经建立，但是很多档案存在卷宗不完整的问题。有的是机关成立之初的档案文件缺件，有的是对内的非红头文件，如调查统计、内部规章等文件材料明显不全，有的是文件的请示与批复分家，有的是工作活动中形成的录音、照片归档不全。

　　2.2收集归档力度较小

　　办公室档案收集方式较为单一。目前很多单位在进行办公室档案收集过程中，仍采用传统的、较为单一的方式，这对于少量的办公室档案收集来说，不会带来较大影响，但是随着业务的不断拓展，办公室档案数量已经有了很大的增加，此时再完全沿用传统的收集方式，难免会降低办公室档案收集的效率和质量，影响档案管理工作，阻碍相关工作的开展。

　　2.3档案收集意识不统一

　　基层档案单位兼职档案人员较多，经常存在调换岗位的现象。新上任的档案员没有档案专业知识和实际工作经验，如果不重视档案收集培训，不积极召开档案收集工作会以统一思想认识，在不了解文书部门和业务部门的工作关系的情况下，做好精准化归档工作，必然困难重重。归档意识不统一表现在归档不及时和归档制度执行不到位上。在规定的归档时间无法移交档案是普遍存在的问题，笔者单位在实行档案精准化管控前，每年能够按时归档的部门不超过一半。业务单位经常以工作繁忙为理由进行拖延，档案部门没有惩罚机制，或者碍于情面无法做到督办落实。文书资料归档制度不健全或者执行不严格，各部门归档多是成包或者成堆移交零散未整理的文件，不是按归档范围移交，而是有什么就交什么。

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　　3办公室档案收集整理的改进策略

　　3.1提高工作人员素质

　　应加强对企办公室档案管理人员的培训，使其熟练掌握工作的具体流程，按照相关规定开展工作，提高办公室档案管理的整体水平。同时还要学习和引进较为先进的档案收集和管理方式，提升档案收集和归档的工作效率，保证办公室档案收集归档工作的质量。例如，通过信息技术的应用，建立电子档案，以此来提升档案收集和归档效率，减少问题的产生。此外，培训活动的开展也能够帮助工作人员找出自身存在的问题，提高自身能力和办公室档案管理的水平。

　　3.2强化办公室档案工作的流程性

　　针对办公室档案工作存在混乱的问题，应该强化档案工作的流程性。例如：1.接收文件，应首先报送办公室主任审阅签字，分类，确定上报给分管领导，分管领导审阅签字后上报一把手最终审阅、签字、存档，标清接收人、时间。2.撰写稿件(领导讲话、计划书、通知、请示等)，初稿完成，请办公室主任审阅、修改，呈报一把手审阅，合格后、打印，重要文件加盖公章，复印一份存档(标明日期和参加人员、地点等)。3.公出(学习、开会、调研等)，根据对方提供的时间、地点、和参加人员数量准时参加，经办公室主任确认并做好岗位工作的交接。回来后将相关记录、资料整理形成文字图片打印存档。

　　3.3应用先进信息技术

　　为提升档案管理工作水平，还需要积极引进先进的技术手段，不断进行创新。要将计算机技术、网络技术、数字化技术和大数据技术等利用起来，让档案得到动态维护与管理。管理部门要结合档案管理工作实际情况，尽快开发出与之相应的动态管理软件系统，将档案管理人员从繁杂的工作中解脱出来，促进档案工作电子化与数字化，使档案的收集、整理、分类、归档、存储、利用等工作更加规范，促进其效率与质量的提升。

　　3.4完善相应管理制度

　　建立健全管理制度，对保证办公室档案收集归档工作的质量有重要意义。企应结合自身实际情况，建立符合自身实际的办公室档案收集和归档管理制度，并不断加以完善。同时，办公室档案管理人员还需要明确办公室档案材料料的收集和归档范围，以保证办公室档案能够及时、齐全地收集归档。还应加强对办公室档案收集与归档工作的监督检查，保证这项工作的落实。

　　3.5加大档案管理基础设施投入力度

　　档案管理信息化工作要有效开展，确保档案管理工作健康良性发展方向，必须加强档案管理基础设施投入力度，将各种软硬件设施配置齐全。这是此项工作的重要基础。根据现有的人力财力，配置与档案信息化相适应的软硬件设施，加大现代计算机设备与信息数据采集设备的配置，确保系统网络支持，构建系统性的网络管理系统，进而满足档案管理工作现代化建设的需要，才能实现档案管理现代化、信息化。这样才能够保证档案管理工作质量，为今后档案开发与利用奠定基础。管理部门要投入更多的资金，这样才可以尽快购置计算机、扫描仪、复印机、除湿器等设备。只有资金充足，才能及时更新与维护档案管理工作所需的基础设施，才能进一步提升管理工作效率，为今后的利用提供方便。

　　3.6善于交流，接受新信息，实现资源共享

　　随着社会形势的变化和发展，整理文件工作的规范需求也随着时代的发展而越来越高，非办公人员必须不断总结自己的工作经验，就遇到的困难向上级档案部门咨询更多，不能主观地估计文档的档案价值，必须结合本机构的专业特点，创造性地使用档案方法进行档案归档。同时，负责档案管理人员要加强责任感，树立精品意识，培养职业意识。通过不断接受新信息，拓宽知识视野，提高自己的鉴定能力，充分利用各种媒体和机会，积极推荐和宣传自己编写的各种档案资料编辑和参考资料(例如纪念品、组织沿革、主题摘要、统计汇总、会议介绍等)，实现了资源共享的目的。

　　结束语

　　办公室文件收集和整理工作在部门的整体工作内容中起着更重要的作用，主要是办公室本身是组织的重要运输部门，因为他所做的一系列工作对企业事业发展至关重要。——论文作者：张强