大数据时代高校数字档案共享服务研究

发布时间：2019-09-23

　　摘 要：随着大数据技术的不断发展，高校数字档案随之出现，数字档案共享服务受到的关注也在逐渐增加。在大数据时代，高校的档案管理部门应当积极使用数字档案，打破传统的档案管理观念束缚，提升档案管理服务质量，提升高校数字档案应用价值，促使高校档案管理现代化发展。本文主要研究的是大数据时代高校数字档案共享服务，希望能给高校档案管理部门提供一些工作借鉴。

　　关键词：大数据时代 高校数字档案 共享服务

　　大数据技术的发展为高校数字档案的出现提供了契机，也为高校档案现代化管理提供了新的途径。在大数据时代，高校数字档案共享势在必行，这不仅是高校扩大教育范围的有效途径，也是满足公众数字档案使用需求的重要方式。高校档案管理部门要重视数字档案共享，创新数字档案共享服务模式，提升数字档案共享服务质量，推进档案管理朝着数字化、信息化方向发展。

　　1 大数据时代高校数字档案共享服务的意义

　　1.1 满足高校可持续发展需求

　　在大数据时代，高校数字档案管理工作至关重要，影响着高校的发展方向。数字档案共享服务满足高校可持续发展需求，对高校的发展起到非常重要的作用。数字档案是一种信息资源，它的共享实质上是信息资源的一种交互，高校之间通过数字档案共享来进行交流，从而互相借鉴办学经验，互换教学资源，共同构建高校教育平台，提高了高校的教学水平和教学质量。同时，高校之间的数字档案共享促使高校寻求新的教学模式，满足了高校的教学资源需求，促使高校进行内部变革，有利于高校长期、稳定发展。

　　1.2 满足用人单位查证需求

　　学生在毕业后会进入用人单位，而用人单位会核实学生的档案信息，检测学生是否真正完成了学校教育，从而找出高素质、高技术人才。在大数据时代，用人单位可以通过数字档案共享服务来验证学生的真实身份，不仅能够找出学历作假的员工，而且能够挑选出员工中的高水平人才。数字档案共享服务是一项便捷的服务，用人单位无需花费大量的时间和精力，只需要在网上查验即可，能够快速得出结果，节约了大量的人力资本。学校只需要将学生的信息输入到数字档案库中即可，工作效率得到了提升，工作流程得到了简化，减轻了档案管理部门的工作负担。

　　1.3 满足现代社会发展需要

　　在大数据时代，多种多样的信息资源已经成为了一种社会资源，对社会发展有着重要的影响。高校作为信息资源的重要集合地，蕴含着丰富的科学、文化、艺术信息，具有非常高的信息价值。高校数字档案共享服务满足了现代社会发展需要，拓展了高校的信息辐射范围，让更多的人能够查阅、使用信息，有利于社会资源共享，促进了现代社会发展。同时，高校中档案信息能够满足社会群体多元化信息需求，能够为社会提供不可或缺的信息支持。社会公众能够充分利用信息资源建设社会，不仅能够加快社会现代化建设，而且保证了自身享有的知情权。

　　2 大数据时代高校数字档案共享服务存在的问题

　　2.1 数字档案服务意识缺失

　　档案管理部门是数字档案的主要管理部门，也是共享服务的主要服务部门。在大数据时代，高校数字档案不仅要服务于全校师生，还要服务于社会公众，这样才能体现出数字档案存在的意义。但是在实际的生活中，档案管理部门的服务意识存在问题，主要由两个原因造成：第一，高校缺乏必要的监督机制。监督机制即监督档案管理部门工作的机制，但是高校没有建立这种机制，这就造成档案管理部门的员工服务意识差的问题，不仅影响了数字档案共享，而且影响了数字档案管理。第二，高校宣传工作没有做好。高校没有引导档案管理部门服务大众，没有告知档案管理部门共享服务的益处，阻碍了数字档案共享服务质量的提升。

　　2.2 数字档案管理人才不足

　　数字档案管理人才是数字档案共享服务的主要推动力量，也是高校数字档案的主要管理人员。数字档案管理工作是一个非常复杂的工作，档案管理人员应当具有丰富的档案管理经验和很高的信息技术水平，但是在实际的生活中，许多档案管理人员不符合这些条件，主要由两个原因造成：第一，高校的招聘工作没有做好。高校在招聘档案管理人员时过于重视应聘者的学历，不了解应聘者的技术水平，招收的应聘者无法满足实际工作需要，不仅延误工作进度，而且影响他人工作。第二，高校的培训工作中没有做好。高校对于培训活动并不重视，交付给档案管理人员过多工作，加重了档案管理人员的工作负担。

　　2.3 数字档案共享服务体系落后

　　数字档案共享服务体系是数字档案共享服务成效的重要保障，直接决定着数字档案共享服务的成败。在实际的生活中，数字档案共享服务体系落后是一个常见现象，主要表现在两个方面：第一，管理制度不适用。管理制度的主要作用就是约束档案管理人员的言行举止，让档案管理人员服务社会公众，但是高校在设计管理制度时没有考虑实际的员工情况，致使管理制度无法发挥出实际作用。第二，奖惩机制缺失。奖惩机制是提升档案管理人员工作热情的重要方式，但是高校却没有设立这种机制，致使档案管理人员出现了一系列的工作问题。

　　3 大数据时代高校数字档案共享服务实施策略

　　3.1 培养数字档案共享服务意识

　　高校要培养档案管理部门的共享服务意识，要让档案管理部门主动服务社会公众。高校要从两个方面入手：第一，建立健全的监督机制。高校要通过监督机制来监督档案管理部门，让档案管理部门的员工正视数字档案共享工作，提升员工的服务意识，让员工建立新的服务形象，发挥出数字档案的服务优势，面向社会公众提供数字档案共享服务。第二，做好宣传工作。高校要做好数字档案共享服务宣传工作，让档案管理部门了解共享服务的意义，提升档案管理部门工作的主动性和积极性，充分利用数字档案共享的便利性和快捷性，满足社会公众的需求，提高数字档案共享服务的质量。高校要引导档案管理部门服务社会公众，要鼓励档案管理部门服务社会公众，保障数字档案共享服务的重要价值。

　　3.2 构建数字档案管理人才队伍

　　高校要构建数字档案管理人才队伍，提升数字档案共享服务质量。高校要从两个方面入手：第一，提升招聘标准。档案管理人员的指标包括知识、技术、能力3个方面的指标，高校要基于这3项指标开展考核，只有基础知识扎实、大数据技术熟练、职业能力强的应聘者才能进入到数字档案管理人才队伍当中。另外，高校要优先招收具有丰富档案管理经验的应聘者，满足实际工作需要。第二，增加培训活动。高校要通过培训活动来提升档案管理人员的综合素质，让档案管理人员能够快速、高效完成工作。可以派遣档案管理人员去外校进修，也可以邀请档案管理专家来学校讲座，丰富档案管理人员的知识，提升档案管理人员的技术水平。

　　4 结语

　　在大数据时代，高校数字档案共享服务建设是高校发展的必然趋势，也是高校提升信息资源利用率的重要途径。高校要培养档案管理部门的共享服务意识、构建数字档案管理人才队伍、建立先进数字档案共享服务体系，提升高校的教育功能，为高校发展提供新的契机。

　　参考文献

　　[1] 刘畅.大数据时代高校数字档案资源管理研究[J].南方农机,2018,49(16):134,139.

　　[2] 王丽莎.高校数字档案安全风险研究[J].黑河学院学报,2018,9(5):205-206.

　　[3] 叶文玲.大数据时代背景下高校档案资源管理的思考 [J].档案天地,2017(9):49-51.

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