档案管理现代化与信息化路径

发布时间：2017-07-06

　　本篇档案职称论文认为事业单位档案管理的信息化建设中主要利用的是现代化的计算机技术和庞大的网络信息系统，将档案信息存储到高容量的存储空间中，并且实现资源的共享，这种技术取代了传统纸质版的档案管理方式，促进了事业单位档案管理的现代化进程。《陕西档案》(双月刊)创刊于1984年，是陕西省档案局和省档案学会主办的融档案、文秘、史学于一体，集新闻性、学术性、指导性、知识性于一体，并具有陕西特色的综合性档案专业期刊，国内外公开发行。

　　摘要：本文就事业单位档案管理现代化与信息化建设的实现路径进行了研究，以此来保证事业单位档案管理信息化建设顺利进行。

　　关键词：事业单位;档案管理;现代化;信息化建设

　　我国经济在高速发展，在经济基础的作用下科技发展得到了极大的支持，我国也已经进入了信息化时代，网络信息便捷快速，为社会各行各业提供了发展转型的契机，因此对于事业单位来说，其档案管理的信息化建设势在必行，只有紧紧跟随时代潮流，不断改革企业内部结构，才能在当今竞争压力极大的社会环境中获得市场份额。对于社会来说，事业单位传统式的档案管理模式已经不能满足社会发展的需求，也不能从根本上提高事业单位档案管理效率。对此，为了使得事业单位档案资料得到充分利用和管理，提升资源的共享性，促进事业单位在档案管理这一方面的工作效率，促进我国事业单位档案管理信息化建设，必须从根本上认识到事业单位档案管理中存在的不足之处，并利用信息技术来进行有效弥补。

　　1事业单位档案管理信息化建设的现代化

　　网络信息技术的诞生，为我国各个行业的发展都提供了优良的技术基础，并且对于事业单位来说，其档案管理的落后性阻碍其正常发展。信息科技诞生后也相继产生了许多相关技术和软件，其中档案管理技术的出现为我国事业单位档案管理提供了现今的技术基础，并且事业单位档案管理的信息化相比传统管理模式有着突出优势。首先，事业单位档案管理的信息化能够实现档案信息的长期保存，对比传统纸质版的档案管理模式来说，信息化的档案管理模式能够将档案信息保存到信息库中，只是占有一定的存储空间不会像传统模式那样占有现实空间，并且信息化档案管理时所耗费的管理成本低，因此，信息化的管理使得档案信息的长期或者永久保存成为可能，不仅实现了档案信息的永久保存，并且对于档案的管理质量来说也是极为可靠的，所以实现档案信息的长久保存是信息化管理的一项优越之处。其次，信息化的档案管理模式更加便捷可靠，能够使档案信息得到共享，我国事业单位数量非常多，各个事业单位内部档案资料非常复杂，管理起来难度非常大，管理人员的工作量也就相应加大了，因此，档案管理实现信息化能够将复杂的档案管理简单化，以此来促进档案管理工作的发展进步。

　　2事业单位档案管理信息化建设的策略

　　对于事业单位档案管理的信息化建设来说，要从传统纸质版的档案管理向现代信息化档案管理过度就需要对于事业单位内部管理结构进行改革，从人才到制度方面都进行全面性的改革，从根本上实现事业单位档案管理的信息化建设。

　　2.1加强档案管理人员的专业能力

　　对于事业单位档案管理的信息化建设来说，要将先进的科技引入档案管理系统就需要对管理人员的档案管理能力进行培训，以此来保证档案管理的现代化建设中人才的可靠性。对于传统事业单位档案管理系统来说，其管理人员长期从事纸质版的档案管理工作，对于信息化的档案管理模式处于迷茫状态，对于计算机技术的掌握也存在不足，对于先进的管理理念也缺乏了解，在这种情况下就使得事业单位档案管理的信息建设受到阻碍。那么，针对这种情况，事业单位就要根据自身条件，加强对于档案管理人员的专业培训，无论是从理论方面还是技能操作方面都接受有效培养，从而保证其对硬件设备操作的准确性。

　　2.2引进先进的计算机硬件设备

　　对于事业单位档案管理的信息化建设来说，基本的硬件设施是不可缺少的，那么在选择硬件设备的时候，事业单位也要注意一些情况，例如，档案管理所需的硬件设施一定要适合保存大量档案资料，硬件设施的质量一定要保证其可靠性，以此来避免档案信息由于硬件故障造成的遗失情况，此外，硬件设施要有一定的抗外部性，对于超大容量的存储设备来说，如果其抗外部性不强就容易受到外部环境的影响或者造成破坏，对于档案的存储造成威胁。因此在保证以上情况的前提下引入先进的计算机硬件设施来说是极为必要的，事业单位要投入大量的资金来保证硬件设施建设的可靠性。

　　2.3积极引进或者开发档案管理软件

　　事业单位档案管理的信息化建设不仅要引进计算机技术，对于档案管理来说还需要专门的、科学的管理软件来支撑庞大的档案管理系统的运行，因此，我们需要及时引进先进的档案管理软件，或者根据自身情况来开发适合自身条件的管理软件，以此来完善事业单位档案管理信息化系统。引进管理软件或者自身开发软件的时候也需要高素质的专业人才，对此事业单位要积极改革传统人力资源制度，从而保证人才选拔的正常进行。

　　2.4信息化档案管理要注重资源共享

　　我国事业单位传统档案管理过程中，纸质版的档案信息为企业内部人员查找资料、应用资料、讨论资料造成极大的困难，因此，为了解决这一问题，事业单位要在实现信息化档案管理建设的同时要将档案信息同步到专门的网页上，以此来便利企业内部人员查阅浏览资源，并且将档案资料同步到网络上面也能避免信息化档案管理发生故障后档案的遗失。档案管理中网络信息的共享也从根本上体现了现代化网络信息的便捷性，也使得现代化的先进网络技术得到高效利用。