档案室防护论文加强企业档案建设的有效途径

发布时间：2016-03-07

　　随着我国加入WTO后社会经济的迅猛发展，企业档案作为经济发展和企业经济纪录的载体，其发挥的作用日益明显。但在某些方面，企业档案的发展仍存在不少问题，如领导的重视与支持不够，以及企业档案员在工作方面不能和企业的生产经营很好的结合起来等，这些问题都需要我们不断的探究和克服。

　　对企业档案的理解

　　所谓档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成和保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的历史纪录。企业档案是按照档案的来源标准划分出来的一个门类，是企业档案管理活动中的物质对象，也是企业档案管理学研究对象的基础，具备原始记录性、信息性以及知识性。

　　企业档案是一种信息资源和企业无形的财富。它为领导决策提供参考，为科研工作提供借鉴，为维护机关、企业、事业单位利益提供依据，为个人升学、就业、评定职称、增资调级等提供证据，为社会提供优质的全方位服务。其内容包括企业档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用服务、编研以及统计监督等工作。

　　企业档案基础工作建设的有效途径

　　加强企业档案基础工作的建设是企业档案利用的前提。只有基础工作做好做充分，档案才能为企业的生产经营发展提供便利条件和有效帮助。

　　争取领导重视把档案工作列入计划。争取领导重视是做好基础工作的保证。只有领导重视才有可能做到机构健全、工作稳定并购置必要的设备，如企业档案密集架、空调、微机的配备等。同时应把企业档案建设列入工作计划。在年初制定计划时应考虑到相关条款和实际困难，为企业档案工作的顺利开展创造良好环境。还应解决企业档案办公用房在办公楼的核心位置设置，企业档案办公用房改善企业档案的保管条件，解决资金问题购置企业档案装具、档案柜等。有条件的且企业档案数量较多的单位应安装密集架配备微机、空调等。同时应重视解决企业档案人员待遇问题，调动起企业档案人员的积极性。

　　加强宣传建立管理体系。《中华人民共和国企业档案法》于1988年1月1日起颁布，实行企业应采取多种形式进行宣传。如组织机关干部、职工学习利用黑板报开展企业档案知识竞赛等进行宣传，提高干部、职工全员的企业档案意识，做到有法可依、有法必依，使企业档案工作做到人人皆知，步人法制轨道。

　　企业应确定一名分管企业档案工作的领导，一般单位由办公室主任主管并设一名专职企业档案员。各科室、部门设立一名兼职企业档案员，负责文件材料的收集、积累、整理，定期向企业档案室移交由专职企业档案员统一管理.形成企业档案的管理网络，为企业档案工作的开展创造良好的管理条件。

　　确立归档内容建立归档制度。确立归档内容主要包括确立归档范围、归档时间、归企业档案卷的质量要求等。凡是本机关工作活动中形成的具有查考价值的文件资料均属归档范围，如上级机关的文件、本机关形成的文件、同级机关和非隶属机关的文件和下级机关的文件等。归档时间一般应在第二年上半年归档，时间不宜过急或过长。各机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，不得有承办部门或者个人保存，必须有文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给企业档案室集中保存。这不仅能够保证企业档案室收集的企业档案资料齐全完整，而且能为国家积累丰富的企业档案资源。经验证明，没有归档制度或者归档制度不健全就没有完整的企业档案，也没有健全的企业档案工作。档案室要关心文件的形成，并指导和协助文书部门立卷归档，加强档案室的宣传和企业档案的科学管理。

　　同时作为企业应建立完备的归档制度。俗话说没有规矩不成方圆。各项工作都要有章可循，企业档案工作也是如此。各单位应根据本单位的职能特点制定档案工作的规章制度。首先要明确责任。分管企业档案工作的领导要定期研究档案工作，解决企业档案工作的实际问题，例如人员、档案办公用房、经费等。专职档案员要负责本单位企业档案的指导、立卷、归档、编目、提供利用等工作，而兼职档案员应负责文件材料的收集、积累，并按照归档要求立好卷，定期向综合档案室移交，做到一个单位的企业档案齐全完整。其次是制定企业档案的借阅制度、安全保密制度、鉴定与销毁制度及文书处理与企业档案工作的管理办法。特别强调的是，文件是企业档案的前身，企业档案是文件材料的归宿，各单位应把住文件形成这一关，正确选用公文种类，根据隶属关系及职权范围确定好行文关系，确保归档的文件材料符合永久、长期保管的要求，保证归企业档案卷质量。最后是要制定各种门类与载体企业档案的归档制度与保管期限。

　　选定档案员抓好企业档案工作。企业档案工作主要包括收集、整理、鉴定、保管和提供利用等项工作。因此档案人员应有较强的事业心与责任感，热爱档案工作，能以较高的职业道德标准严格要求自己。将本单位企业档案管理好、利用好，维护企业档案的真实性;在文化素质上具备科学文化知识和开展编研工作的能力;在专业知识水平上系统的掌握有关档案专业的理论知识与业务操作技能。

　　档案员选定后工作中应抓好以下基础工作：帮助基层单位对其进行业务指导工作，制订各项规章制度，举办培训班、业务讲座提高基层企业档案人员的业务能力;帮助建立健全企业档案处理工作程序使文件、材料、图纸收集齐全保管安全利用方便;做好立卷归档工作;做好企业档案进馆工作编制好案卷目录、移交清单为移交做好准备。

　　严格收集工作确保企业档案安全。平时档案员应加强零星文件的收集，保证文档的完整并确保进馆的企业档案完整、准确、系统。在接收企业档案时必须认真细致地对每个单位的案卷按照进馆范围和有关规定进行检查验收，发现问题及时补救，对不符合立卷要求的装订，及时进行调整或重新装订达到标准。做好日常管理工作，对进馆企业档案进行分类、编目做到有序、有效管理，适时进行价值鉴定，坚决克服那种交多少收多少不讲究质量的现象。

　　相信在一个企业中如果领导支持重视并创造便利的条件、环境，企业档案人员积极性和素质高，那么企业档案工作的开展就非常容易。这也为以后企业档案的利用打下基础。因此企业应把档案工作列入工作日程研究，积极有效地开展企业档案的基础工作，这样才能促进企业档案事业的兴旺发达。